Se mettre en mode projet, c’est décider de donner toutes les chances à quelque chose d’aboutir, que ce soit dans l’entreprise ou dans la vie de tous les jours.
Dans cette introduction, nous expliquerons à ceux qui débutent dans la gestion de projet le vocabulaire de base. Ceci leur permettra de mieux comprendre les développements qui vont suivre pour une mettre en œuvre au mieux la méthode.
Dans ce premier article, les définitions touchant aux thèmes suivants : la gestion de projet ; ses objectifs ; les organisations d'un projet ; les acteurs d’un projet ; les outils de gestion de projet et la méthode de gestion de projet seront évoqués.
Qu’est-ce qu’un projet ?
C’est avant tout une façon particulière de traiter un problème. Un projet est déclenché par une commande qui est passée au début du projet.
Cette commande est plus ou moins explicite suivant le niveau préalable de « maturation du projet ». Dans certains cas, la commande est détaillée dans un cahier des charges qui précise ce que veut celui qui passe la commande. Celui-ci s’appelle le commanditaire. Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des contraintes de réalisation au projet.
Le projet consiste à fabriquer un produit qui va satisfaire le besoin du commanditaire. Le produit peut être physique et concret, ou moins palpable comme une étude ou un service. Pour fabriquer un produit, il va falloir organiser les ressources nécessaires à sa fabrication. Les ressources d’un produit projet sont humaines, financières, matérielles, temporelles, etc. C’est un ensemble fini dans le temps. Il a un début et une fin.
Un projet est donc la résultante d'un besoin d’un commanditaire. Il est cadré par les objectifs et les ressources disponibles pour sa réalisation. Il aboutit à un produit qui est la réponse au besoin du commanditaire.
Qu’est-ce qu’un objectif ?
Un objectif est avant tout une contrainte qui va être « imposée » au projet, afin qu’il se réalise dans un cadre. Ce cadre est imposé par le commanditaire. Un projet comporte trois niveaux d’objectifs :
- Les objectifs de qualité : ce sont les éléments qui vont « qualifier » le produit qui va sortir du projet
- Les objectifs de temps : c’est le calendrier dans lequel le projet doit se réaliser.
- Les objectifs de coûts : c’est la somme du coût des ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet.
Un objectif doit répondre à un certain nombre de critères :
- Il doit être mesurable (Il faut pouvoir le visualiser et le comprendre, il doit être quantifié)
- Il doit être réalisable (Il faut que l’objectif soit accessible)
- Il doit pouvoir être négocié (afin d’obtenir un engagement mutuel entre le commanditaire et le chef de projet, ceci afin d’avoir un accord mutuel et donner la chance au projet d’aboutir)
- Il doit être partagé (Il faut que l’objectif soit compris par toutes les personnes impliquées)
- Il doit être individualisé (L’objectif doit être réparti entre les parties prenantes et chacune doit connaître sa part d’objectif à atteindre)
Les trois objectifs Coût / Qualité / Temps sont interdépendants entre eux et interagissent pendant le projet : Si on modifie un seul des objectifs en cours de projet, les deux autres objectifs vont être modifiés. L’ensemble des trois objectifs s’appelle le triangle de la performance.
Qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Le chef de projet (le porteur de projet) est celui qui va s’engager à organiser et fédérer les ressources (humaines, matérielles, financières, temporelles…) afin d’atteindre les objectifs. Il doit de manière périodique, faire un état des lieux du projet au commanditaire :
- Où en est le projet en matière de fabrication du résultat ?
- Où en est le projet par rapport au calendrier de réalisation prévisionnel ?
- Où en est le projet en matière de dépense des ressources ?
Le chef de projet est plutôt un chef d’orchestre, un coordinateur, un facilitateur. Il ne détient pas nécessairement l’expertise nécessaire à la réalisation du résultat. Il doit alors s’entourer d’experts qui vont le conseiller et réaliser ou faire réaliser à sa place.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est l’ensemble des actes organisationnels nécessaires à l’accomplissement du projet. Gérer un projet, c’est se poser un certain nombre de questions (check-list) qui vont permettre d’anticiper ou de réagir face aux évènements.
Les actes de la gestion de projet
- S’assurer que les objectifs sont clairs et bien compris de tous
- Organiser la communication entre les acteurs du projet
- Planifier les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs
- Chiffrer le budget et les ressources humaines nécessaires à l’accomplissement des tâches
- Analyser les éléments qui pourraient freiner l’atteinte des objectifs
- Suivre le déroulement du projet et réajuster éventuellement les objectifs à atteindre
- Faire un bilan pour tirer des enseignements du projet.
Trois principales techniques à maîtriser dans la gestion de projet
- Les techniques de planification
- Les techniques de communication
- Les techniques d’analyse des risques
Ces techniques de gestion de projet sont applicables quel que soit le type de projet, qu’il s’agisse de construire une maison, de mener une étude, de fabriquer ou de lancer un produit.
Selon une étude, 80 % des causes d’échecs dans les projets sont liées à deux facteurs principaux :
- Des objectifs pas clairs
- Les rôles des acteurs mal définis
C’est la raison pour laquelle il est préférable d’avoir un chef de projet qui ne connaisse rien au produit qu’il fabrique et qui maîtrise la gestion de projet (il faudra bien sûr qu’il s’entoure d’experts), qu’un expert qui ne connaisse rien à la conduite de projet.
Pourquoi se mettre en mode projet ?
Se mettre en mode projet, c’est décider de donner toutes les chances à quelque chose d’aboutir. C’est aussi faire travailler ensemble des personnes qui n’ont pas nécessairement l’habitude de le faire, c’est associer des compétences complémentaires.
Se mettre en mode projet, c’est surtout mettre en place une certaine dynamique qui va permettre de motiver les acteurs qui vont participer au projet. C’est acquérir un état d’esprit qui associe un esprit d’équipe à la transparence concernant les objectifs à atteindre.
Quels sont les acteurs impliqués dans un projet ?
C’est l’acteur qui va passer la commande du projet, qui peut nommer le chef de projet. Ce peut être celui qui a été le générateur de l’idée initiale. Il a pour responsabilité de s’assurer tout au long du projet que celui-ci reste conforme aux objectifs.
C’est l’acteur qui va s’engager sur l’atteinte des objectifs du projet. Il devra de manière périodique fournir des indicateurs sur l’avancement des objectifs au commanditaire
Ce sont les acteurs qui vont apporter l’expertise nécessaire au chef de projet dans les domaines qu’il ne maîtrise pas. Cette expertise va notamment servir en phase de préparation du projet pour la planification prévisionnelle. Les experts peuvent dans certains cas piloter et coordonner les ressources.
Ce sont les acteurs qui vont exécuter les tâches du planning qui permettront de fabriquer le résultat. Ces ressources peuvent être regroupées en équipe par domaine de compétence.
Quels sont les outils nécessaires à la gestion d’un projet ?
Tout projet, petit comme grand, doit être géré avec méthode. Une méthode est un ensemble d’étapes structurées qui guident le chef de projet pas à pas dans la gestion du projet. Ces étapes sont réalisées par la mise en œuvre des techniques qui sont à leur tour mises en œuvre par des outils.
La mise en œuvre de ses outils donne lieu à la fabrication de livrables qui sont des documents qui traceront la vie du projet ; et chacun des outils va donner lieu à un livrable :
La formulation de la commande donne lieu à la commande du commanditaire- La fixation des objectifs donne lieu à la note de cadrage
- La communication donne lieu au plan de communication
- La planification des taches donne lieu au planning détaillé
- La gestion des coûts donne lieu au budget détaillé
- L’analyse des risques donne lieu à la grille d’analyse des risques
- La conduite de réunion donne lieu au compte rendu de réunion
- La présentation de projet donne lieu à la revue de projet
- Le reporting des taches donne lieu à la fiche de reporting
- La capitalisation donne lieu à la grille de bilan
Chacun des documents est incontournable, quelle que soit la taille du projet. L’absence d’un des documents impliquera des dysfonctionnements majeurs dans le projet.
La mise en œuvre des techniques permettra d’augmenter les chances de réussite du projet, mais aussi de capitaliser pour les autres projets en gardant des traces écrites de tous les évènements du projet.
Dans le prochain article, nous expliquerons en détails les 10 fiches de la méthode à l’usage de ceux qui débutent dans la gestion de projet.
Source : le kit du chef de projet, Hugues Marchat
Photo credit : TeroVasalainen; TeroVasalainen via Pixabay
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