Le métier d’assistant administratif peut s’exercer dans de nombreux secteurs. C’est un métier indispensable à toute entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons comment travaille un assistant administratif dans le milieu social.
Assistant administratif dans une association
Un assistant administratif dans une association assure les tâches courantes du secrétariat administratif au sein de l’entreprise. Pour cela, il doit maîtriser les outils bureautiques, afin de devenir autonome sur son poste de travail, et assurer une bonne gestion des différentes tâches (facturation, organisation et planification).
Un sens de l’accueil afin d’accueillir convenablement les visiteurs est indispensable, puisque l’assistant administratif est en contact direct avec le public.
Les compétences indispensables pour travailler dans une association
Dans le poste d’assistant administratif dans une association, nous pouvons sélectionner des compétences qui sont indispensables pour accomplir les différentes tâches imposées par le poste. Un bon sens relationnel est essentiel, car dans ce métier, nous sommes amenés à communiquer avec de multiples personnes, que ce soit des clients, des employés, etc. Une organisation irréprochable permet également d’organiser correctement les missions que l’employeur demande et de terminer en un temps donné.
Les compétences du cahier des charges
Le cahier de charges d’un assistant administratif dans le secteur social diffère des autres secteurs, mais certains savoir-faire sont indispensables : La participation aux séances du service administratif, la gestion du staff de l’entreprise, l’accomplissement des tâches quotidiennes de bureau et la gestion, ainsi que le suivi des facturations, en lien avec le département de comptabilité.
Les tâches individuelles
Les tâches individuelles d’un assistant administratif sont d’assurer l’accueil téléphonique de l’entreprise, gérer le portefeuille de l’entreprise afin de noter les dépenses et les entrées d’argent dans les comptes ou dans la caisse de l’entreprise. Il faut établir un tableau de bord pour organiser convenablement les journées de bureau.
Les outils informatiques utilisés pour un assistant administratif
L’utilisation des outils informatiques est une compétence importante en tant qu’un assistant administratif, les MS offices sont composées de plusieurs parties dont, Word qui est utile pour le traitement de texte, Excel pour la planification et les calculs, Outlook pour le courrier et la gestion du calendrier, Powerpoint pour les présentations, OneNote pour la prise de note et Crésus/ WinBiz pour les entrées et les sorties de comptables.
Formations et expériences
Une formation est nécessaire pour pouvoir acquérir ce poste d’assistant administratif, soit un diplôme ou un certificat de l’institution de formation (CFC, diplôme supérieur de commerce) ou de l’expérience dans le métier qui vous avantage, malgré le fait que vous n’ayez pas de certifications.
Un poste dans une association permet de s‘épanouir durant toute sa carrière de travailleur.
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Lectures complémentaires :
Aya Farag, assistante sociale à l’Hospice général par Michel Saillet
Les compétences indispensables pour travailler dans le milieu social par Sandrine Zbinden
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