Aujourd’hui, nous allons mettre en lumière le métier d’assistant administratif : Qui est-il ? Quel est son rôle ? Quelles sont ses principales compétences et qualités requises ? Nous allons aborder dans les grandes lignes les points essentiels et mettre une compétence clé en avant : le sens de la communication.
L’assistant administratif assure l’organisation d’un ou plusieurs services d’une société. Au sein d’une PME, il est en lien direct avec la direction et peut avoir à charge toute la partie administrative dans l’entreprise. Dans un plus grand groupe, il peut se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de comptabilité ou de secrétariat.
L’atout qui fera la différence : avoir le sens de la communication
Les compétences requises sont nombreuses et variées, mais il en est une qui est capitale dans le métier d’assistant administratif : avoir le sens de la communication. Mais attention, si communiquer est à la portée de tous, le faire de manière efficace et bienveillante, demande de la pratique. A ce propos, il est important d’utiliser un langage courtois, de parler de manière claire et concise, et de le faire avec le sourire. Ceci est notamment indispensable pour accueillir de la clientèle, planifier des rendez-vous, organiser des déplacements professionnels ou assurer la prise d’appels téléphoniques.
De la théorie à la pratique
Par exemple, durant 10 ans, j’étais responsable de la formation des apprentis. A l’occasion de leur premier jour de travail, j’organisais toujours une réunion avec l’apprenti afin de lui faire part des attentes et objectifs que nous avions pour lui. Je m’exprimais toujours de manière posée, j’employais un vocabulaire clair et demandais toujours de me poser des questions si l’apprenti n’avait pas bien compris quelque chose. Le fait de prendre du temps à échanger avec le jeune employé permettait de rapidement créer une complicité, ce qui avait pour effet de le motiver et de le rendre plus efficace. J’établissais un plan de formation individualisé pour chaque apprenti, ce qui était stimulant pour la jeune personne et j’employais sans cesse une communication bienveillante quand bien même nous évolutions constamment sous stress.
Les compétences métier et autres qualités
Voici une liste non-exhaustive de compétences indispensables pour être un excellent assistant administratif : gestion administrative du courrier, préparation des commandes, saisie des documents numériques, prise des procès-verbaux, classement et archivage. Ces tâches font très souvent partie du cahier des charges de l’assistant administratif, quelle que soit le domaine au sein duquel il évolue. Ici également, la communication a toute son importance, notamment lors de la gestion administrative du courrier et/ou la prise des procès-verbaux. Si une information a été mal entendue ou mal retranscrite par la personne en charge du procès-verbal, il est capital pour cette dernière de demander de répéter la phrase afin que le procès-verbal soit le plus correct possible.
Par ailleurs, nombre de qualités sont nécessaires à tout bon assistant administratif. Voici les principales : rigueur, polyvalence, organisation, sens du service, EXCELLENTE communication : je le répète, mais c’est indispensable pour se faire comprendre, pour donner la meilleure image possible de l’entreprise, pour transmettre des informations rapidement et avec clarté, pour créer une relation de confiance, que ce soit avec les collègues, les supérieurs ou la clientèle. Dans le domaine organisationnel, il est primordial de communiquer de manière claire et détaillée, notamment lorsqu’il s’agit de définir les priorités. C’est à cet effet que sont souvent organisées des séances hebdomadaires par nos supérieurs hiérarchiques afin de nous faire part de leurs attentes et objectifs pour les jours à venir. Ceci permet alors aux membres du personnel de savoir quelle est la direction à prendre et quels sont les moyens pour y parvenir. Une bonne communication évite également les incertitudes, diminue le stress de tout un chacun et crée un climat de travail sain et harmonieux.
Tâches liées au poste
En fonction de l’entreprise, de son domaine, de son fonctionnement ou tout simplement en regard du nombre de collaborateurs qu’elle comprend, les tâches qui incombent à l’assistant administratif peuvent être aussi nombreuses que variées : accueil et réception du public, réception des appels téléphoniques, rédaction de rapports et de documents divers, traitement du courrier (envoi, réception, distribution aux différents services), gestion de la comptabilité ou support au comptable, gestion des stocks et des fournitures.
Informatique, formation et expérience
Au niveau informatique, la maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Powerpoint) est nécessaire. De plus, des connaissances d’un ERP (progiciel de gestion intégrée) peuvent constituer un atout ou être un critère nécessaire si l’assistant administratif est rattaché au service comptable de l’entreprise. Pour ce qui est de la formation, un CFC (certificat fédéral de capacité) ou équivalent (Maturité) seront demandées lors de la postulation. Enfin, les années d’expérience requises peuvent varier en fonction des exigences du poste. Pour un profil « senior », plus de 5 années d’expérience sont requises, alors que pour un profil « junior », il n’est même pas forcément obligatoire de posséder de l’expérience.
Le métier d’assistant administratif exige beaucoup de compétences et de qualités. Il faut de la polyvalence, maîtriser les tâches administratives classiques, mais surtout, un des éléments majeurs, est le sens communication. Celui ou celle qui saura s’exprimer clairement, avec entrain et motivation, avec clarté et bienveillance, pourra toujours tirer son épingle du jeu. Il saura obtenir un renseignement rapidement, il pourra transmettre son savoir, il pourra donner une image positive de l’entreprise au sein de laquelle il évolue. En un mot, il aura tout à gagner et l’entreprise en profitera avantageusement.
Lectures complémentaires :
La polyvalence : le maître mot de l’assistant administratif
Assistante administrative : Secrétaire scolaire pour les écoles primaires
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