Un assistant administratif peut faire la différence dans le bon fonctionnement de l’entreprise par son organisation, sa capacité d’adaptation et son sens relationnel.
Il n’effectue pas les mêmes tâches s’il travaille au sein d’une fiduciaire ou d’une mairie. Il a donc besoin de s’adapter aux spécificités de chaque emploi. Chaque secteur a besoin d’un assistant administratif, que ce soit dans un poste de police ou dans une grande banque, ce qui démontre son importance au sein d’une société. Le travail d’assistant administratif peut donc être exercé dans un grand nombre d’entreprise différentes comme les fiduciaires, les ressources humaines, les comptabilités, les tertiaires.
Organisation : la clé de l’assistant administratif
L’organisation est un point clé pour le travail d’assistant administratif, étant donné la quantité des tâches à effectuer. Un esprit d’équipe est nécessaire pour la bonne collaboration entre les collègues. Une charge de travail élevée est toujours accompagnée par une compétence souvent demandée par les employeurs comme la gestion du stress. Une bonne communication est essentielle entre le collaborateur et les supérieurs hiérarchiques pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Un autre point clé des compétences à avoir est l’autonomie. En effet, l’employeur apprécie que leurs assistants administratifs soient autonomes et puissent gérer le travail efficacement.
Les compétences telles que la communication, le travail d’équipe et la gestion du stress son primordiale dans ce travail. En effet, lorsque j’étais assistant administratif, j’ai été amené à résoudre un problème avec un collaborateur externe qui se plaignait de son salaire. Étant donné la situation, j’ai contrôlé la fiche de salaire de la personne concernée avec l’aide de mon collègue pour vérifier s’il n’y avait pas eu une erreur.
La fiche de salaire était correcte. Malgré l’énervement de la personne au début, je suis resté calme et professionnel tout en restant à l’écoute de notre collaborateur. Celui-ci avait calculé d’une mauvaise façon ses heures de travail et c’est pour cela qu’il croyait qu’il y avait une erreur. Je lui ai expliqué comment étaient calculées les heures de travail et après avoir compris, il s’est excusé de son comportement. Finalement, il est parti et ne s'est plus jamais plaint de son salaire.
Facturation et gestion du courrier
L’établissement de la facturation est une des tâches dans le poste d’assistant administratif. Cette tâche consiste à élaborer des factures pour les clients avec des informations comme l’adresse du client, numéro du client, numéro de la facture, les prix, les quantités, etc.
La rédaction de divers courriers concerne les clients, les employés externes ou autres. Celle-ci est une preuve de document authentifié, En cela, le registre du courrier est une référence, notamment concernant la date d'arrivée, l'objet du courrier, le cachet de la poste, etc.
Effectuer les commandes de fourniture de bureau consiste à faire l’inventaire du bureau et de passer une commande de fourniture comme des stylos, du papier, de l’encre, etc. Cette tâche est indispensable dans une société pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
La saisie des données se retrouve dans la plupart des entreprises. Cette charge consiste à insérer des données dans l’ordinateur comme les heures effectuées par les employés, les commandes, la comptabilité, etc.
Les outils informatiques
Les outils informatiques à connaître sont Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Google et Windows. L’entreprise travaille souvent avec des logiciels spécifiques. Avoir une connaissance de base d’outils, tels que SAP et ABACUS est un atout pour l’assistant administratif.
Formation
Pour exercer le métier d’assistant administratif, il est indispensable d’avoir un CFC d’employé de commerce. Celui-ci est demandé dans 90% des offres d’emploi. Être en possession de quelques années d’expériences est un atout supplémentaire.
Pour conclure, le métier d’assistant administratif est exercé dans la plupart des entreprises. Un CFC d’employé de commerce et de l’expérience sont primordiaux pour obtenir un poste. Une bonne organisation, de la communication ainsi qu’un esprit d’équipe sont également indispensables.
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