Nous sommes allés à la rencontre de Robert Tanner, directeur des Ressources Humaines de la Police au sein du département de la sécurité et de l’économie, pour connaître la structure de son service, ainsi que son avis sur les qualités et compétences requises pour devenir un assistant administratif au sein de la Police.
La Police en quelques mots
La Police Cantonale de Genève est composée de onze directions : six services opérationnels et cinq directions d’appui.
Les différentes directions sont pourvues d’un état-major à qui sont confiées des tâches administratives. Nous retrouvons dans ce service des policiers, du personnel administratif, un secrétaire, un assistant administratif ainsi qu’un officier d’état-major qui s’occupe des tâches d’encadrement.
Les services d’appui sont similaires au service des Ressources Humaines (RH) : ils fournissent des prestations pour l’ensemble des collaborateurs, soit environ 2000 employés.
Un spécialiste RH est dédié à chacun de ces services pour la gestion du personnel, les dossiers du personnel, les émissions de contrat et les actes d’engagement ainsi que l’évaluation des compétences.
Travailler pour la Police : une vocation et un savoir-être
Le candidat qui souhaite travailler en tant qu’assistant administratif doit avoir un vrai savoir-faire, une expérience préalable dans l’administration et répondre aux critères de l’offre d’emploi. Le candidat doit également connaître la notion du service public et utiliser les outils informatiques standards.
Toutefois, une distinction se fera sentir au niveau du savoir-être. En effet, en s’engageant à travailler pour la Police Cantonale, il faut avoir conscience que c’est un monde pluridisciplinaire, un environnement plutôt masculin où il faut porter un uniforme et une arme, travailler dans l’urgence et se sentir investi d’une mission.
« C’est une vraie vocation pour le policier », ajoute Robert Tanner.
Cette culture touche également les employés des départements administratifs.
Il y a beaucoup d’innovations, mais aussi des us et coutumes. Il ne faut pas être « allergique » à la fonction d’autorité publique, aimer l’ordre et l’uniforme et ne pas avoir peur de se frotter à la gente masculine.
La Police est un service qui fonctionne 24 heures sur 24. Certains employés peuvent également travailler de nuit et doivent rédiger des rapports qui proviennent des activités nocturnes et des week-ends.
Secteur public vs secteur privé
Une expérience dans le secteur public n’est un pas critère déterminant. Un candidat ayant déjà eu une expérience dans une institution publique sera certainement plus à l’aise, que ce soit par la connaissance des directives, dans la rédaction des actes administratifs ou dans la correspondance.
Les personnes engagées viennent souvent du secteur privé et s’adaptent très facilement. En effet, le métier du secrétariat ou de l’assistanat est adaptable tant dans le secteur public que privé.
Un candidat qui vient du secteur public sera toutefois plus à l’aise dans sa fonction, car il connaît déjà les rouages de l’Etat et l’inertie qu’ils peuvent représenter.
L’Administration Cantonale doit observer étape par étape tous les mécanismes des processus mis en place, et respecter des procédures.
La mobilité du personnel
Il existe des possibilités d’évolution dans le métier d’assistant administratif au sein de la Police avec plusieurs degrés de responsabilité.
Au plus haut niveau se trouve l’assistant de direction, qui est une fonction extrêmement exigeante. Elle nécessite beaucoup de connaissances et de confidentialité, demande un investissement personnel important et de ne pas compter son temps de travail.
La position de secrétaire ou d’assistant administratif représente également certaines responsabilités, car la personne doit être capable de traiter les tâches quotidiennes liées à sa fonction et de travailler au sein d’une équipe efficacement.
De plus, la police essaie de promouvoir la mobilité de ses employés.
Par exemple, un assistant administratif travaillant au service des contraventions peut devenir deux ans plus tard secrétaire logistique, et six ans plus tard secrétaire d’un Commandant de la Police.
D’assistant administratif à assistant RH
Les compétences d’un assistant administratif sont transférables au métier de RH. Auparavant, il n’y avait pas de formation pour devenir RH. A ce jour, il existe la possibilité de faire un diplôme et un brevet fédéral.
Avant cela, c’était donc les employés de commerce qui se spécialisaient dans la gestion du personnel. Nous retrouvons d’ailleurs toujours ce genre de profil aujourd’hui.
Par exemple, l’assistante RH de Robert Tanner était précédemment une secrétaire de Direction et, après avoir passé son diplôme en ressources humaines, elle a pu gérer des dossiers liés à ce service.
Des connaissances en ressources humaines : un plus pour être assistant administratif
Le métier des ressources humaines est tellement vaste est varié que toutes les compétences que nous acquérons dans cette formation sont utiles, voire même applicables à une fonction administrative.
Par exemple, les notions juridiques, la compréhension des rouages de l’administration du personnel, le sens de la confidentialité et les connaissances des assurances sociales peuvent être un vrai plus dans la constitution du dossier du candidat.
Selon Robert Tanner, « être à l’écoute du personnel et montrer de l’empathie sont des qualités qui peuvent faire la différence ».
L’importance du savoir-être chez un candidat
Dans une candidature, Robert Tanner privilégie le savoir-être. La personnalité et la sincérité sont des qualités importantes, car elles permettent de savoir si le candidat pourra s’intégrer facilement à l’équipe en place.
Le savoir-faire reste bien évidement très important, mais ce n'est pas la priorité. Selon lui, « l’important dans une équipe, c’est qu’elle puisse s’harmoniser pour être efficace ».
N’oublions pas que pour pouvoir travailler à la Police, il faut avoir une moralité irréprochable, c’est-à-dire ne pas faire l’objet d’un acte de poursuite judiciaire, d’un acte de défaut de biens et bien sûr, de justifier d’un casier judiciaire vierge.
Madame, Monsieur,
Le poste d’assistante administratif au sein de la Police m’intéresse tout particulièrement car il offre la possibilité de travailler dans le secteur administratif qui me passionne.
Est-ce possible de faire une offre spontanée ?
De plus, je ne fais pas l’objet d’un acte de poursuite judiciaire, d’un acte de défaut et mon casier judiciaire est vierge.
Je vous remercie de l'intérêt que vous portez à mon mail et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées