Une assistante administrative assure l’assistanat du directeur de la boutique ainsi que du personnel de vente. Selon l’importance de la boutique, plusieurs assistantes travaillent en bonne collaboration.
Une assistante est en charge du secrétariat général, du suivi de divers dossiers, de l'inventaire des marchandises, de l’organisation de réunions ou des événements, tels que les cocktails, ainsi que des éventuels voyages de certains collaborateurs. Elle peut aussi être en charge de la préparation de documents douaniers et du suivi comptable.
Véritable relais, elle assure la liaison entre les fournisseurs et les collaborateurs de la boutique.
Une journée débute par la gestion des appels téléphoniques, la réception du courrier et sa distribution aux collaborateurs concernés. Puis, l'assistante gère ses dossiers en cours ou contacte un fournisseur pour vérifier un délai de livraison, tout en restant apte à seconder un collaborateur de vente en cas de nécessité.
En collaboration avec le directeur, elle organise par exemple une réunion en interne, ou établit la mise en place d’un projet publicitaire en vue d’un futur mailing. Ce métier recouvre bien sûr des missions très diversifiées, selon la taille de la société et le rattachement à un ou plusieurs directeurs.
En entreprise, l’assistante devra être en mesure d’assurer un accueil à la clientèle de qualité et de veiller à la bonne transmission des informations reçues, par exemple de la direction générale aux collaborateurs. Dans certains cas, elle peut être également chargée d’établir des statistiques ou encore de préparer une conférence pour le compte de son directeur.
Les qualités et les compétences requises pour assurer un poste d’assistante administrative consiste à avoir une excellente présentation, le sens de l’organisation et des priorités, à être polyvalente et à posséder une à deux langues étrangères. Savoir travailler de façon autonome, avec discrétion et une totale confidentialité vont bien sûr de pair.
Le choix d’une école de commerce réputée permettra à une jeune assistante d’effectuer une excellente formation de qualité pour un bel avenir professionnel.
Ce métier demande une grande disponibilité et le directeur doit pouvoir « compter sur son ou ses assistantes les yeux fermés ». Riche en contacts, proposant des tâches très variées et intéressantes, il convient aux personnes organisées. Il offre également la possibilité de travailler à l’étranger, si la chance d’une telle opportunité se présente. Sa force est sa polyvalence, permettant de travailler dans de nombreuses entreprises différentes.
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Une métier impossible a faire sans être très organisé, bien que beaucoup de gens ne réalisent pas à quel point cela est important.