Une assistante RH est une personne centrale à la vie d’une entreprise, dont la polyvalence l’amène à être souvent sur tous les fronts. Elle occupe un poste administratif au sein de la direction des Ressources Humaines ou de la direction du personnel. De son côté, une assistante administrative est un maillon important pour l’organisation, car elle est garante du bon fonctionnement d’un service ou d’une équipe. Voyez-vous une grande différence ?
Une assistante administrative s’occupe du traitement administratif des dossiers et du secrétariat, mais elle peut également être amenée à avoir des tâches RH, telles que les salaires des collaborateurs. Elle est la personne de contact principal des collaborateurs et des managers pour les questions administratives et RH. Elle assure aussi le suivi des activités opérationnelles dans le respect des directives et des processus internes. Elle est la garante que les dossiers du personnel soient complets et tenus correctement à jour.
Gestion administrative et confidentialité
L’assistante administrative doit savoir gérer l’organisation des agendas des réunions et rendez-vous, des plannings ou des tableaux de bord, la gestion des mails et du courrier ainsi que la rédaction de documents et de lettres. Pour cela, elle doit avoir le sens des priorités et savoir respecter les délais, particulièrement lorsqu’elle est amenée à faire plusieurs choses en même temps.
L’accueil téléphonique et physique et la communication d’informations en interne font également partie de son cahier des charges et demande une personnalité ouverte, une aisance dans le contact, tout en étant orientée solution pour répondre aux besoins, autant de clients que des collaborateurs. L’assistante administrative doit également être autonome dans la prise en charge de plusieurs tâches en simultané.
Grâce à son sens du détail et sa précision, l’assistante administrative assure le suivi des dossiers, le support comptable et la saisie de données, ainsi que la commande de fournitures.
Pour cela, elle doit faire preuve d’une discrétion absolue, car elle traite des informations confidentielles tout au long de sa journée.
Ayant été apprentie de 3ème année dans le département des ressources humaines, je n’avais pas le droit d’être seule au bureau. Un jour, j’ai été amenée à y être seule et à devoir gérer toutes sortes de questions ou demandes par les collaborateurs, tels que la réalisation d’une attestation de gain intermédiaire, etc... Si la demande n’était pas de mon ressort, je demandais au collaborateur de repasser le lendemain ou je lui donnais les coordonnées de la personne concernée. J’ai su gérer mon stress ainsi que m’organiser pour effectuer mon travail personnel et les demandes des collègues.
Les tâches RH de l’assistante administrative
Une bonne maîtrise orale et une capacité à rédiger dans la langue française (une autre langue peut être demandée en fonction de l’entreprise.) sont essentielles pour effectuer les tâches RH. Un atout reste la maîtrise des outils informatiques MS Office.
En ce qui concerne le côté Ressources Humaines (RH), l’assistante administrative peut être amenée à assurer le suivi opérationnel complet du processus d’entrée (gestion des candidatures, contrats) et de sortie des collaborateurs. Elle peut également effectuer et suivre les demandes de permis de séjour et frontaliers, rédiger et finaliser les certificats et attestations de travail. Cela lui demande des connaissances des bases juridiques RH, ainsi que des connaissances des logiciels spécifiques aux RH, tel que SAP/RH.
L’assistante administrative gère de manière autonome les processus administratifs RH : périodes d’essai, jubilés, primes, mutations, conventions de Home office, confirmations de démissions… Parmi les tâches RH, elle s’occupe aussi des tâches administratives courantes, telles que les PV de séances, les entretiens avec collaborateurs, la gestion des activités en lien avec la formation (rédaction de conventions, organisation de remboursements), la gestion des mutations régulières des organigrammes, le traitement du courrier RH interne et externe, ainsi que le classement et la gestion des dossiers des collaborateurs.
Enfin, ces emplois qui sont presque similaires ne le sont pas vraiment, car pour pouvoir y accéder, il faut des diplômes ou des formations différentes. Mais les tâches sont similaires sauf pour les RH. En effet, dans ce dernier secteur, il y a des tâches en plus et même si les compétences sont les mêmes, il faut de la flexibilité, savoir gérer son stress, avoir un esprit d’équipe, gérer son temps et de nombreuses autres qualités que l’on applique naturellement.
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