Assistante administrative et commerciale : un lien avec la clientèle
L'assistante administrative et commerciale doit être au bénéfice d’une grande aisance rédactionnelle avec une parfaite maîtrise de l’orthographe, des outils bureautiques et des divers supports informatiques de vente, ainsi que la pratique de plusieurs langues étrangères qui sont essentielles pour ce poste.
Elle se doit d'être à l'écoute, de savoir transmettre les informations, d’argumenter et de négocier grâce à ses talents de persuasion et d’éloquence. Le goût du contact, le sens du relationnel et le sens du service sont des qualités indispensables et des atouts indéniables pour devenir une bonne assistante administrative et commerciale.
Ses qualités relationnelles et son large éventail de compétences lui permettent d’accomplir de nombreuses tâches différentes au sein du secrétariat. Elle peut s’occuper de la partie commerciale comme de la comptabilité, des commandes, de la gestion des clients, et par conséquent faire preuve d’une grande polyvalence. Tout au long de son parcours, elle voit ses missions et ses responsabilités évoluer régulièrement, ce qui implique de l’adaptabilité.
Missions principales de l’assistante administrative et commerciale
La fonction du poste est très vaste et s’articule autour des aspects administratifs et commerciaux. Elle consiste à prendre les appels téléphoniques, à accueillir la clientèle, à gérer le secrétariat, à réaliser le traitement des dossiers et à traiter les commandes des clients dans un objectif de qualité (services, coût, délai).
Les objectifs de l’assistante administrative et commerciale sont de représenter l’entreprise qui propose des services, de collaborer avec l’équipe pour faciliter la communication et d’élargir l’ensemble de la clientèle, grâce à ses talents de persuasion et de conviction.
Elle fait le lien avec les clients sur les questions spécifiques, afin de leur apporter le suivi le plus adapté et ainsi de la satisfaction. Elle est en contact avec les clients, dont elle doit connaître les besoins pour les informer de manière appropriée, en fonction de leur demande. Pour ce faire, elle se doit de connaître parfaitement les produits proposés, et notamment les informations techniques, les conditions générales de vente ainsi que la disponibilité des produits. Elle est en quelque sorte la main tendue vers le client, car elle est à son écoute et est son principal référant avec pour mission de le mettre en confiance.
Par ailleurs, ce poste offre la liberté de faire preuve d’autonomie, d’initiative pour faire évoluer la société, de prise de décision sur les actions à entreprendre et de mettre en place de nouveau processus pour l’amélioration du travail
Les produits au centre du travail de l’assistante administrative et commerciale
Au quotidien, elle apporte un soutien à l’équipe et fait la transition avec le service technique. Elle peut dont être considérée comme le bras droit des collaborateurs de la société. Elle établit les offres commerciales (prix, modalités de paiement, etc.), traite et contrôle les factures débiteurs et créanciers des clients et fournisseurs, gère les commandes, planifie les livraisons, organise les montages des produits et des services après-vente.
De la réception à l’expédition des marchandises (livraison, transport, montage), elle assure les délais, elle planifie le traitement de la livraison, de l’enlèvement jusqu’au montage et à la facturation finale. Elle met à disposition un technicien ou un monteur, si l’installation est effectuée par les soins de l’entreprise et si ce service a été demandé par le client. Elle remet au client une notice d’utilisation et les fiches techniques du produit. L’assistante administrative et commerciale établit tous les divers bulletins (de livraison, de montage, d’enlèvement du produit et de marchandises auprès du dépôt) qu’elle remet au client et au monteur.
De plus, elle entretient la relation entre elle et le client et est également en charge d’assurer le suivi du client et le service après-vente, en trouvant rapidement des solutions en cas de panne ou de problème (retard dans la livraison, garantie, règlement, installation).
Sa mission consiste aussi à actualiser les bases de données (tableau des ventes, des commandes, etc.). Le cadre horaire est régulier, mais elle peut être amenée à se déplacer sur des salons, à rencontrer la clientèle, à participer à des visites de chantier. Elle participe aux actions de promotion et assiste à des événements pour faire connaître la société au public et exposer les produits (Habitat et Jardins, Les Automnales, par exemple).
Elle est de plus en plus amenée à prospecter et à vendre les produits en utilisant les meilleurs moyens de persuasion, via divers supports (campagne de promotion, appels téléphoniques, e-mail, rendez-vous au show-room) et à contacter régulièrement les clients pour les informer des nouveautés, avoir un suivi commercial et constituer un portefeuille de clients, de prospects.
Par exemple, en tant qu’assistante administrative, j’ai eu la possibilité de mettre en place une stratégie de vente (promotion, publicités diverses) de produits balnéo, tels que des douches hammam, baignoire balnéo, pour une société qui a comme concept de faire de la rénovation d’espaces de bien-être, qui vend et intègre ces produits dans ses créations.
L’important, c’est d’aimer ce que l’on fait, de le faire avec enthousiasme et de démontrer que l’on peut y arriver
Lectures complémentaires :
Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ? par Valerie Papaux
Assistante commerciale : bras droit (et parfois gauche) du vendeur par Yannick Giannuzzo
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