L'assistante administrative joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'une entreprise. Elle représente le pilier de soutien administratif, sur lequel l'ensemble de l'équipe peut compter. De plus, elle est la personne qui trouve des solutions pour les clients et pour ses collègues.
Les tâches qu’une assistante administrative sera amenée à faire varient. Cela peut aller des tâches administratives assez récurrentes, telles que la gestion des mails, la mise en forme et l’archivage de documents à des tâches qui seront plus similaires à celles d’une réceptionniste, comme gérer les appels téléphoniques, accueillir et informer le public. Elle peut également avoir des tâches liées au domaine comptable, telles que la réception et le relais des litiges ou la rédaction des fiches de paie.
Compétences
Voici une description de quelques compétences essentielles pour le domaine de l'assistance administrative.
Bonne compétence en communication orale et écrite : Si vous vous trouvez au front office, vous serez souvent en interaction avec différentes personnes, que ce soit lors de la prise d'appels téléphoniques ou de la rédaction d'e-mails. Pour cela, l'assistante administrative doit être à l’écoute des personnes et les accueillir.
Bonne organisation, gestion des priorités et respect des délais : Être capable d’effectuer plusieurs tâches en même temps est une compétence très recherchée, car cela permet de hiérarchiser les priorités, ainsi que de respecter les délais imposés.
Sens du service et aptitude à travailler en équipe : Vous serez en contact avec divers collaborateurs et clients. Il est donc important d'avoir une attitude orientée service, d'être aimable et de collaborer efficacement avec les autres membres de l'équipe.
Toutes ces compétences permettent de réussir à trouver des solutions en adéquation avec les attentes d’une clientèle souvent exigeante, dans un court laps de temps, grâce à l’esprit d’initiative et à la capacité d’organisation.
Par exemple, j’avais des tâches similaires en tant que téléphoniste et superviseur de nuit. Je devais gérer les responsabilités, tout en m’adaptant face à diverses situations et trouver des solutions dans un temps restreint, afin de satisfaire les besoins du client. Je devais également avoir de bonnes compétences en communication, car je jouais le rôle d’intermédiaire entre les clients et les chauffeurs. Une bonne organisation et une excellente utilisation des logiciels m’ont permis de gérer les priorités et de respecter les délais.
Outils informatiques utilisés
Vous utiliserez fréquemment des logiciels de MS office, tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Vous devrez être à l'aise avec ces outils pour créer et mettre en forme des documents, gérer des feuilles de calcul, préparer des présentations et gérer votre boîte e-mail.
D’autres outils seront utiles à connaître, tels qu’Opale et Crésus qui seront employés pour la gestion des salaires.
Formation et expérience
Pour acquérir un diplôme d’assistante administrative, il y a plusieurs solutions à Genève
Les deux plus fréquentes sont de suivre une formation, soit à l’Ifage, qui est un centre dédié à la formation professionnelle pour adulte sur une durée d’environ 6 mois, soit à l’Ecole Ber SA, reconnue par les milieux professionnels, qui propose des cours sur une durée de 10 mois
L’assistante administrative est engagée dans la plupart des secteurs, peu importe le type d’entreprise (ONG, association, PME, cabinet, etc.) Sa capacité à trouver des solutions et à faciliter les tâches de l’entreprise sont les forces qui la placent au centre de l'entreprise et en fait une collaboratrice fondamentale.
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