L’assistante administrative assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité...) et l'organisation générale de la structure (groupe projet, service et entreprise) dans laquelle elle travaille.
Chaque secteur a besoin d’une assistante administrative, que ce soit dans une fiduciaire, une grande banque ou une association, ce qui démontre son importance au sein d’une société. Toutefois, nous allons nous concentrer sur l’assistance administrative dans le secteur international, comme l’organisation des Nations Unies, car je m’intéresse beaucoup aux langues en général et que je parle anglais et français.
Par exemple, lors de ma dernière année d’apprentissage en vue de l’obtention de mon CFC, j’ai été mandatée par la directrice adjointe d’organiser le repas du personnel de fin d’année, le restaurant doit être situé en ville avec un budget limité pour 80 employés. Le but de ces animations est de briser la glace entre vos collaborateurs pour développer les échanges. Cela m’a permis d’appliquer mes compétences telles que mon autonomie, ma discrétion et ma faculté à m’organiser dans mes tâches.
Quelles sont les tâches principales qu’une assistante administrative dans le secteur international devra en principe accomplir ?
L’accueil
L’assistante administrative assure l'accueil des visiteurs, le traitement de l’information et la communication. Pour cela, elle doit se montrer souriante, dynamique et à l’écoute afin de répondre au mieux aux besoins des visiteurs. Dans ce sens-là, elle est le lien entre l’entreprise et le public et doit savoir orienter les personnes vers le bon collaborateur ou lui délivrer la bonne information.
Organisation et coordination
La planification des rendez-vous et des réunions, de manière professionnelle et efficace, font appel à son sens de l’organisation et du détail, ainsi que de l’anticipation.
Par ailleurs, elle s’occupe des présences et des absences des employés. En effet, si certaines personnes sont absentes, son sens la coordination et son esprit d’équipe lui permettent de répartir la charge de travail entre chaque collègue présent, afin que les tâches soient réalisées de la même manière que d’habitude.
Gestion administrative
L’assistante administrative assure les tâches courantes du secrétariat administratif au sein de l’entreprise. Elle réalise la gestion administrative du courrier, c’est-à-dire la réception, le tri, le traitement, la rédaction et la mise sous pli pour faciliter l'envoi du courrier. Sa maîtrise des outils bureautiques et du vocabulaire commercial et professionnel lui permettent également de rédiger des PV, de prendre des notes.
Elle s’occupe également de classer les documents, les informations et les fonds documentaires.
Des chiffres et de la logistique
L’assistante administrative gère la facturation et parfois elle est la seule responsable de la comptabilité. Elle s’occupe aussi des statistiques. Elle maîtrise donc les logiciels prévus à cet effet, tels que Excel, Winbiz et crésus.
Elle est également chargée de suivre l'état des stocks. Cela lui permet de répondre à différents objectifs, de répondre à la demande, de savoir quoi acheter, quand et dans quelles quantités. De cette manière, elle réaliser des économies et évite le sous-stockage, voire la rupture de stock.
Formation
En suisse, le métier d’assistante administrative, que ce soit dans le secteur international ou dans le secteur financier ou tout autres, exige au moins une attestation fédérale de formation professionnelle AFP, un diplôme d’équivalent ou un CFC d’employé de commerce. Par exemple, l’Ifage propose une formation pour être assistante administrative. La formation se réalise à mi-temps, 5 matinées par semaine, de 8h30 à 12h30.Cette formation proposée comprend soit un apprentissage en entreprise, soit en école à plein temps, pour une durée trois ou quatre ans.
Une assistante administrative, dans le secteur international ou autre, a un rôle clé et participe activement au bon fonctionnement d’une entreprise. Si vous êtes plutôt à l’aise avec le contact à la clientèle, les différents termes financiers ou que vous êtes très intéressé par ce milieu, peut-être devriez-vous songez à devenir assistante administrative dans le secteur international.
Lectures complémentaires :
D’assistant administratif à assistant RH : Il n’y a qu’un pas ! par Natan Lüscher
Assistant administratif dans la Police Cantonale de Genève : une vocation par Egzona Rexhepi
Assistant administratif dans le social : Au service de l’autre par Noe Salomon
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