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La richesse du métier d’assistante administrative est de pouvoir travailler dans des domaines professionnels très différents.
La carrière d’une assistante administrative peut être composée de différentes entreprises, selon les rencontres et les opportunités de la vie : une banque, un service de l’État, une école publique ou privée, une entreprise du bâtiment ou de sécurité, un bureau d’architectes, un musée ou un cabinet d’avocats.
Sa fonction et son travail de base sont identiques : sa fonction sert l’entreprise et favorise l’intérêt général. Par contre, l’assistante administrative est spécialisée dans le domaine professionnel de son entreprise.
L’assistante administrative soutient la direction
L’assistante administrative soutient la direction. Ce soutien administratif diffère suivant les endroits. L’assistante sera donc amenée à participer à l’une ou l’autre de ces tâches :
- Traitement du courrier et classement
- Accueil physique et téléphonique de la clientèle
- Saisie d’écritures comptables
- Paiements et tenue du livre de caisse
- Correspondance
- Organisation de séances
- Prise de notes et rédaction de procès-verbaux
- Collaboration à la recherche de fonds
- Création et développement des réseaux de partenaires
- Mise à jour du site internet
- Évaluation des besoins en personnel, élaboration des contrats de travail, préparation des plannings et des décomptes des congés, si l’assistante administrative travaille dans les ressources humaines
Les compétences indispensables
Tout d’abord, l’assistante administrative suit et applique les consignes et les instructions de la direction. Grâce à son esprit d’initiative, elle peut améliorer une procédure administrative et la rendre plus efficace. Elle montre ses qualités professionnelles en ayant dépassé l’objectif initial et devient une employée précieuse pour l’entreprise.
Elle doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et de la communication afin de gérer efficacement la planification qui est une de ses tâches quotidiennes. Elle doit donc savoir utiliser tous les outils mis à sa disposition afin d’optimiser son temps de travail. Organiser son travail à long terme permet de mieux identifier les tâches prioritaires et ainsi d’anticiper.
La communication est également une clé de sa réussite. Elle permet d’établir un bon contact avec ses interlocuteurs, de créer et maintenir l’harmonie au sein de l’équipe et d’atteindre ses objectifs. Il est également nécessaire de rédiger des lettres claires et bien structurées et de savoir adapter le contenu du message en fonction de la situation et du public.
La maîtrise des langues étrangères est indispensable à une assistante administrative, que ce soit pour s’adresser au public ou pour communiquer avec les partenaires étrangers. La langue anglaise est le passeport obligatoire et une langue nationale, l’allemand. De plus, la Suisse alémanique a une position économique prépondérante en Suisse. Toute autre langue est naturellement la bienvenue.
L’adaptation est une compétence très importante. En effet, vu qu’elle est amenée à travailler dans différentes branches de l’économie, elle doit s’adapter et apprendre toutes les spécificités de l’entité pour laquelle elle travaille.
La formation
Le diplôme de base requis est le CFC d’employé(e) de commerce. Une formation d’aide-comptable peut s’avérer un atout.
La certification informatique ECDL, (European Computer Driving Licence) certifie que l’utilisation des logiciels MS Office est acquise.
Pour les langues étrangères, le diplôme Cambridge English First (FCE) atteste un niveau d’anglais intermédiaire. Deux autres diplômes en langue anglaise axés spécifiquement sur l’anglais au travail confirment des compétences en anglais commercial : Business English Preliminary et Business English Vantage. Concernant la langue allemande, il existe des certificats délivrés par le Goethe-Institut, Zertifikat B1 et B2 qui confirment un très bon niveau.
Sources
https://www.boalingua.ch/fr/cours-specialise/diplomes/goethe-institut.htm
http://www.cambridgeenglish.org/fr/exams/first/
https://www.ecdl.ch/fr/ecdl/quest-ce-que-lecdl/
https://www.qapa.fr/metiers/assistant-administratif-assistante-administrative/5765
https://www.michaelpage.ch/fr/advice/conseils-carri%C3%A8re/votre-prochain-choix-de-carri%C3%A8re/d%C3%A9velopper-ses-comp%C3%A9tences-de
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