Une assistante administrative occupe une place essentielle dans la gestion d’une entreprise. Elle est chargée du traitement des documents, ainsi que de certaines tâches comptables. Les domaines d’expertise couverts par l’assistante administrative sont la comptabilité, les ressources humaines, les relations client et fournisseur.
L’assistante administrative est considérée comme « le bras droit du responsable ». Elle assure l’organisation générale de la structure et participe activement au bon fonctionnement d’une entreprise. Etant généralement le premier point de contact pour toute personne essayant de se connecter avec les décideurs au sein de l'organisation, son objectif principal est de gérer l'ensemble des flux administratifs entrants et sortant d'une entreprise, de les traiter, de les classer, de les archiver et de les mettre à disposition du dirigeant pour apporter sa valeur ajoutée en garantissant une gestion administrative fluide et en veillant à ce que toutes les opérations se déroulent sans accroc.
L’assistante administrative accueille et oriente la clientèle, que ce soit au téléphone ou physiquement. Pour cela, elle fait appel à des qualités indispensables à son métier, telles que l’autonomie, un bon sens d’écoute, de la sociabilité et un excellent sens de l’organisation. Elle est également responsable de la rédaction de comptes-rendus de réunions, de la réalisation d’opérations comptables et du suivi du personnel, de la direction d’équipes, et de la diffusion d'informations diverses et confidentielles et effectuer l'interface avec le service des ressources humaines pour diverses thématiques.
L’assistante administrative utilise un agenda pour planifier ses journées. Pour tenir avec rigueur un agenda, il faut non seulement organiser ses rendez-vous, mais aussi anticiper. Son sens de l’organisation, l’esprit de synthèse et de confidentialité, et la maîtrise des technologies du cloud lui permettent de prévoir son travail à long terme. En effet, elle peut organiser le traitement des courriers, la gestion de bases de données, la distribution et le classement de dossiers, la gestion administrative, assister la direction, gérer l'échéancier et le suivi des tâches de la direction, mettre à jour divers tableaux de bord et réaliser des présentations.
Par exemple, pendant ma période d’études à l’IBMS, j’ai eu l’occasion d’offrir mes services en tant qu’assistante administrative à temps partiel. Mes fonctions consistaient notamment à la gestion du planning, la réception d’appels, la réception et la signature de colis.
Pour gérer mon travail et mes études, il fallait faire preuve d’une bonne organisation pour respecter mon planning de la semaine suivante. J’ai toujours assuré mes fonctions au travail et mon travail pour mes études.
Mes camarades étaient sûrs d’avoir leur planning hebdomadaire à l’heure et toutes les informations importantes sur les voyages scolaires, ou les dates d’examen. Le directeur de l’école a reconnu ma fiabilité et mes services à plusieurs reprises.
Le métier d’une assistante administrative, que ce soit dans l’administration ou dans tout autre secteur exige au moins un CFC d'employée de commerce ou une formation jugée équivalente. 3 à 5 ans d’expérience professionnelle comme assistante sont également un atout.
En somme, si vous êtes à l’aise avec le contact à la clientèle, c’est le travail idéal. Grâce à son excellent sens de l’organisation, sa sociabilité et son autonomie, l’assistante administrative est à la fois opérationnelle pour assurer l'accueil téléphonique et physique des clients. Enfin, l’évolution de carrière est une véritable source de motivation pour le métier d'assistante administrative.
Lectures complémentaires :
Assistante administrative : Secrétaire scolaire pour les écoles primaires
Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ?
L’assistante administrative caméléon
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Bravo, très bel article complet. Un plaisir à lire ! merci