L’assistante commerciale est la vitrine du vendeur et de la société. Elle s’assure que tout se passe bien afin de faciliter la vie du commercial lorsqu’il se trouve à l’extérieur. C’est également par son intermédiaire que les besoins de chaque partie, c’est-à-dire la société pour laquelle elle travaille, le vendeur et la clientèle transitent.
Mais voyons plus en détails cette activité….
Wonderwoman et même un peu plus….
Votre principale fonction consiste à seconder le vendeur dans ses tâches administratives afin que ce dernier puisse faire son travail, c’est-à-dire prospecter de nouveaux clients à l’extérieur ou par téléphone. Vous serez dès lors amené à renseigner et à conseiller les clients en son absence, ce qui est une des tâches importantes de votre travail.
Il vous faudra peut-être vous occuper également de la saisie informatique des commandes fournies soit par le vendeur, soit reçues par les divers moyens de communication (téléphone, mail, etc.). Il arrive cependant que certaines sociétés, en fonction du volume des commandes, aient un service dédié à la saisie et vous n’aurez alors pas à vous consacrer à cette besogne, quelquefois un peu rébarbative, il faut bien l’admettre.
Nous arrivons ainsi à la partie fondamentale de l’activité d’une assistante commerciale : le suivi des devis ou des commandes. Afin de s’assurer que le devis ou la commande soit validé ou enregistré dans les délais, à vous de vous organiser en utilisant toutes les méthodes ou outils organisationnels tels que l’échéancier, les fonctionnalités d’Outlook, etc. mis à votre disposition ou même inventés par vos soins. Le principal, c’est que cela fonctionne.
Vous devrez également collaborer avec les autres services de l’entreprise (comptabilité, marketing…) pour traiter certaines demandes de clients ou pour régler un problème de facturation. Cela amène à traiter les réclamations, bien que le but du jeu soit d’en avoir le moins possible.
Enfin, le classement est la tâche la moins drôle et intéressante, mais elle reste tout aussi indispensable : des dossiers bien classés vous permettront de pouvoir gérer plus facilement le suivi des commandes et les demandes des clients réguliers. C’est également vrai si une de vos collègues doit vous remplacer pendant votre absence. Elle appréciera de ne pas passer des heures à fouiller dans vos dossiers pour rechercher une information.
Selon le type de biens ou de services proposés, vous aurez parfois à les vendre aux clients par téléphone ou par mail lors d’offres promotionnelles particulières. Il s’agit d’un petit coup de pouce au vendeur, mais c’est également synonyme de beaucoup de commandes supplémentaires à gérer dans un court laps de temps !
Bien entendu, la liste est non-exhaustive et dépend de l’entreprise en fonction de ses besoins et de ses particularités. L’assistante peut également tenir à jour des statistiques, prendre des rendez-vous pour le vendeur, mettre à jour les bases de données, prendre les procès-verbaux lors de séances, etc.
Que faut-il avoir comme compétences ?
Peut-être en tout premier, il faut faire preuve d'une bonne dose de patience, et pas seulement envers les clients, mais aussi avec son coéquipier vendeur ! En effet, vendeur et assistante ne parle parfois pas vraiment le même langage… ou alors il n’est tout simplement pas aussi organisé que vous.
Le sens de l’organisation est également une des qualités des plus utiles dans cette activité afin de gérer vos dossiers et ceux de votre coéquipier.
En travaillant en binôme, il faut ainsi être autant capable de travailler en équipe que de manière autonome, en jonglant entre les besoins du vendeur et ses propres dossiers en attente.
Les jours où la charge de travail est importante, par exemple lors des offres promotionnelles, votre capacité à gérer le stress vous sera très utile. Rester zen en toute circonstance ou presque, n’est pas chose aisée, mais à vous de trouver votre « truc » pour y parvenir.
Lorsque vous renseignerez les clients par téléphone, il vous arrivera assez régulièrement de donner des prix ou de faire des devis à main levée. Ainsi, si vous n’êtes pas à l’aise avec les chiffres, cela sera compliqué ou potentiellement source d’erreurs.
Selon le service ou le bien proposé par la société, vous aurez besoin de planifier (sur une semaine, un mois ou plus) le suivi de vos commandes. Dès lors, un excellent sens de la planification, qui ira bien entendu de pair avec celui de l’organisation, sera nécessaire. Tout cela exige un réel besoin de précision et de rapidité dans vos actions.
Cette activité requiert également de l’aisance avec la clientèle et une bonne capacité d’écoute afin de faciliter les échanges et de cerner les besoins des clients. Certains demandent même parfois une attention particulière. Par conséquent, si vous avez les capacités d’analyser et de comprendre leurs exigences, ce sera un plus indéniable. Une bonne dose de réactivité afin de régler certains problèmes, ou de faire plaisir à un client en lui proposant une solution plus adaptée à ses besoins au lieu de simplement lui donner ce qu’il demande, est également un atout. Saupoudrez le tout d’un brin d’humour, car cela permet parfois de désamorcer les situations difficiles. Le fait de savoir également gérer les conflits vous permettra de garder d’excellents rapports avec vos clients.
Enfin, les langues (anglais et/ou allemand) sont de sérieux atouts, voire une nécessité selon le domaine de l’entreprise. Pour l’anglais, le First Certificate est très souvent demandé.
Où exercer ce métier ?
Ce poste se retrouve dans de nombreuses sociétés offrant des services ou des biens, sous différentes dénominations (employée de commerce, assistante de vente, secrétaire commerciale, etc.). Afin de reconnaître un emploi d’assistante commerciale, il est important de prêter attention à la description du poste dans les offres d’emploi, en repérant les tâches relatives à cette activité comme, par exemple, création ou élaboration d’offres sous les directives des commerciaux, enregistrement des commandes, suivi administratif des dossiers, etc.
Comment y parvenir?
L’obtention d’un CFC d’employé de commerce est la première étape, en particulier si vous avez la possibilité de faire un apprentissage dans une entreprise commerciale qui propose ce genre de poste. Sinon, il vous faudra trouver quelques emplois temporaires et acquérir de l’expérience en situation. Autre option, il y a depuis quelques années certaines écoles privées (par exemple l’Ecole Schulz) qui proposent un cursus pour ce métier, mais cela n’est pas forcément accessible à toutes les bourses.
Quels sont les débouchés ?
Vous avez la possibilité d’évoluer après quelques années selon les opportunités offertes par votre entreprise ou en obtenant de nouveaux diplômes ou des brevets en fonction de vos aspirations et du domaine d’activité.
En résumé, si vous aimez le contact avec la clientèle, si vous êtes organisé, et que vous n’avez pas peur de mouiller votre chemise en cas de stress, vous devriez apprécier cette activité !
