Assistante de direction : Métier ou vocation ?

Derrière chaque directeur vous trouverez une assistante organisée et efficace. Qui est cette personne ? Qui se cache derrière ce titre ?

L’assistante de direction est une personne à plusieurs casquettes.

Elle est en premier lieu la personne de confiance de son directeur. Elle fait en sorte que celui-ci soit plus performant dans son activité. Elle est en mesure de planifier et d’exécuter ce qui doit être fait grâce à son esprit analytique.

Dans les plus petites structures, elle s’occupe en général du bon fonctionnement du bureau et endosse les responsabilités d’un office manager. Elle est très souvent le lien entre son directeur et les clients, le personnel, la fiduciaire…

Elle est dotée de plusieurs compétences et elle a l’art de sauter du coq à l’âne avec élégance.

Entraînée par l’intérêt de la société, mais également par l’intérêt de ses collaborateurs, elle est un véritable pilier. Un respect mutuel est donc essentiel.

Elle est la personne de contact, bref la carte de visite de la société.

Quels sont ses objectifs ?

• Comprendre le fonctionnement de l'entreprise dans son environnement économique
• Assister les cadres dans leurs tâches
• Assumer des tâches de communication et d'information au sein de l'entreprise avec compétence et efficacité
• Utiliser les technologies modernes de l'information de manière pragmatique et efficiente

Quelles sont ses activités et ses tâches ?

Si la présence d’une assistante de direction au sein d’une entreprise est souvent nécessaire et très importante, c’est parce qu’elle joue un rôle essentiel dans l’organisation de la société.

L’assistante de direction collabore étroitement avec le directeur au sein d’une PME/PMI, mais peut également servir d’interface avec différents services (ressources humaines, financier, juridique, communication, etc.), dans le cadre d’une plus grande organisation.

Organisée, rigoureuse et polyvalente, l’assistante de direction intervient sur l’ensemble des affaires administratives liées aux activités de son supérieur, en s’efforçant de résoudre les questions pratiques ou secondaires courantes de manière autonome.

Elle planifie les journées de celui-ci, supervise ses déplacements professionnels, assure son secrétariat personnel et élabore son courrier à partir de ses consignes.

Elle est également chargée d'organiser les réunions de travail : elle prépare les dossiers, s’occupe de prévenir les personnes concernées et assiste à ces réunions de travail pour en assurer les compte-rendus grâce à sa très bonne maîtrise des outils et des techniques de communication.

Elle effectue également un travail de recherche très élaboré et fournit à la direction ses documents de travail qu'elle met à jour, si besoin est.

L'assistante de direction peut aussi, dans certaines sociétés, être amenée à utiliser une ou plusieurs langues étrangères, voire à en faire sa spécialité.

L’assistante de direction sait s’exprimer oralement et rédiger avec aisance. La fonction requiert de solides qualités relationnelles.

Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.

Outre ses responsabilités envers son patron, elle s’occupe de la réalisation de toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement d'une unité, aux relations internes et externes et à l'organisation du temps. Elle sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires. Elle se charge aussi de la coordination entre les différents services de l’entreprise et supervise le travail de ses collaborateurs afin de garantir de bons résultats.

La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne assistante de direction.

Avec de l’ancienneté et selon ses compétences professionnelles, l’assistante de direction peut endosser des responsabilités plus importantes, telles que l’établissement et la gestion de budgets, le traitement de documents comptables et des tâches en lien avec les Ressources Humaines de l’entreprise.

Enfin, pour exercer sa mission avec compétence, l’assistante de direction doit être dotée d’un excellent relationnel. Elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son supérieur hiérarchique. Sa disponibilité et sa discrétion font d'elle une collaboratrice précieuse pour un manager !

Formation en Suisse

La formation est d’une durée de deux ans et permet d’obtenir le Brevet fédéral d'assistant de direction. Cette formation s'adresse aux :

• Titulaires du CFC d’employé de commerce, de gestionnaire du commerce de détail ou d’un diplôme d’une école de commerce reconnue par la Confédération pouvant justifier de 4 ans de pratique entre l’examen de fin d’apprentissage et l’examen fédéral
• Titulaires d’un certificat de maturité ou d’un CFC d’au moins 2 ans pouvant justifier de 5 ans d’expérience professionnelle
• Personnes ne possédant aucun des titres mentionnés ci-dessus, mais pouvant justifier d’une activité professionnelle d’au moins 8 ans, dont 5 dans le domaine commercial

De nos jours, posséder d’excellentes aptitudes administratives et organisationnelles ne suffit plus pour seconder un supérieur hiérarchique. L’assistante de direction doit comprendre les mécanismes du fonctionnement de l’entreprise, pour être à même de saisir les problématiques courantes auxquelles doit faire face le directeur d’une PME, ou un cadre dans le cas d’une grande entreprise.

Vous vous sentez appelée ?

Sources :

https://www.petite-entreprise.net/P-2174-81-G1-role-de-l-assistante.html

https://www.cidj.com/metiers/secretaire-de-direction

https://www.cvpc.ch/formation-continue/assistante-direction.html

http://www.romandieformation.ch/brevets_et_diplomes/cours/brevet-federal-d-assistante-de-direction-1970

https://www.ifage.ch/offre/commerce/secretariat/diplome-dassistante-de-direction

Photo crédit : https://annelaureviaud.wordpress.com/