Assistante de gestion administrative : une collaboratrice indispensable

Que représente à nos yeux une assistante de gestion administrative. Une superwoman ou tout simplement une personne qui gère à merveille son emploi du temps ?
Je vais répondre à toutes vos questions et vous démontrer que nous ne pouvons pas nous en passer...

Tout d’abord, il est important de définir ce qu’est une assistante : une personne qui assiste, seconde et aide. Cette fonction est plutôt réservée à la gente féminine. Ce poste est de préférence réservé à des seniors qui ont de l’expérience et qui sont patients et disponibles.

Mais qu’est-ce qui peut pousser à choisir ce métier ? Le fait de se sentir utile, de prendre des responsabilités, de s’occuper au quotidien de son responsable, tout en étant le lien entre ce dernier et les collaborateurs de la société.

Grâce à son organisation, l’assistante de gestion administrative peut gérer avec minutie l’emploi du temps de son responsable, afin de lui faciliter la vie au quotidien. Elle s’occupe de prendre ses rendez-vous, d’organiser ses déplacements et ses réunions ainsi que de toute l’intendance. Elle doit être à même de rédiger différents types de courrier ou d’e-mails dans le cadre de sa fonction. Dans certains cas, l’assistante de gestion administrative peut aussi jouer un rôle important dans la vie privée de son manager en organisant ses vacances, les écoles de ses enfants, etc.

Ses atouts relationnels sont également un plus. En effet, son responsable peut se reposer sur elle en tout temps pour transmettre les informations à tous les collaborateurs de l’entreprise. Son rôle dans la société est d'ailleurs stratégique et elle est souvent au courant d’informations confidentielles. C’est pourquoi, elle doit rester discrète en toute circonstance et ne rien dévoiler. Il s'agit donc d'une personne de toute confiance qui peut faire remonter les informations connues en interne à son responsable.

Il existe un lien professionnel très fort entre le responsable et l’assistante, car ils travaillent tous deux en étroite collaboration. C’est pourquoi, il est important en cas d’incompréhension de demander un entretien et d’aborder de manière synthétique tous les points qui font défaut, d’apporter des solutions et de fixer un délai de mise en pratique des alternatives qui ont été décidées ensemble.

Elle doit également faire face à un environnement de travail très stressant où elle est amenée à prendre des initiatives et donc des responsabilités en lieu et place de son responsable dans un court délai, avec tous les enjeux que cela comporte. C’est pourquoi, savoir gérer son temps est très important. L’assistante met en place un planning avec des échéances à respecter et gère également les priorités, tout en restant à l’écoute de son responsable.

Une bonne communication avec son responsable est primordiale et lui permet de mieux appréhender son travail et d’anticiper les imprévus.

Grâce à ses compétences, elle est en mesure de travailler dans n’importe quel type d’entreprise.

Les points forts pour mener à bien ce travail :

• avoir des aptitudes relationnelles : esprit d’équipe, bonne écoute, diplomatie, sens du service, savoir s’affirmer, etc. ;
• posséder les qualités personnelles suivantes : méthode, organisation, disponibilité, discrétion, rigueur, autonomie, faire preuve d’initiative, etc. ;
• faire preuve des compétences suivantes : avoir un esprit d’analyse, une ouverture d’esprit, bien appréhender les situations, une bonne culture générale et une facilité rédactionnelle, etc…;
• donner une bonne image de soi et avoir une présentation irréprochable en toute circonstance : c’est la carte de visite de l’entreprise ;
• savoir gérer les conflits, les priorités et surtout résister au stress du quotidien ;
• avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautiques, se mettre à jour sur les nouvelles technologies, parler plusieurs langues.

Formations et perspectives

Un CFC d’employé de commerce est le minimum requis pour faire face à ce métier complexe. Toutefois, après quelques années de fonction, l’assistante de gestion administrative doit pouvoir s’occuper de postes à responsabilités, selon son degré de motivation et sa capacité à diriger une équipe.

L’assistante doit également faire face à de nouveaux défis en lien avec la situation économique et avec l’évolution technologique dans sa situation professionnelle. Elle doit se former, s’adapter et progresser pour pouvoir continuer à maintenir son poste. Parler plusieurs langues fait également partie de ce processus d’évolution.

Elle peut suivre différentes formations (diplôme fédéral d’experte en finance et controlling, experte fiscale, courtière en immeubles, experte en assurances sociales, cheffe de marketing, etc.) ou simplement devenir l’assistante de direction qui seconde les cadres de l’entreprise.

Tout un programme, il va s’en dire que nous ne pouvons pas nous en passer !

Sources :
http://www.studyrama.com/formations/specialites/administratif-secretaire-assistant-e/de-la-secretaire-a-l-assistante-evolution-d-un-metier-9601http://www.demos.fr/chaines-thematiques/assistante-secretaire/Pages/post-9000.aspx
http://touline.blog.free.fr/index.php?post/2007/10/02/Synthese-du-debat-sur-les-qualites-des-assistantes-et-secretaires-de-direction
http://www.petite-entreprise.net/P-2171-81-G1-definition-d-une-assistante.html
http://www.blog-assistantes.fr/2011/05/27/assistante-personnelle-un-metier-passionnant/

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