Assistante de gestion : le trait d'union entre gérants et clients

Une assistante de gestion supporte un ou plusieurs gérants de fortune. Elle l’aide dans son travail quotidien, en exécutant toutes les tâches administratives demandées par le client et le gestionnaire lui-même.

Ce métier peut être exercé tant au sein d’une banque que d’une société de gérants de fortune. Dans ce dernier cas, l’assistante et le gérant serviront d’intermédiaires entre le client et la banque.

C’est un travail très varié, dynamique et stimulant où la résistance au stress est de mise. En effet, les journées ne se ressemblent guère, car elles sont rythmées par les fluctuations des marchés et par les appels des clients.

Une bonne assistante de gestion se doit d’être toujours à jour en fin de journée, car elle ne sait pas de quoi le lendemain sera fait.

Des vérifications avant de commencer la journée

Seul le tout début de matinée est récurrent, car il faut, avant tout, faire les vérifications suivantes :

• Échéances des placements : voir si nous avons déjà des instructions du client ou s’il faut le contacter (nous n’agendons jamais une échéance le jour même, car il faut avoir, si possible, les instructions à l’avance et il faut tenir compte de la date valeur d’exécution). Pour cela, il faut savoir planifier et organiser.
• Ordres de bourse et de changes : contrôler les transactions passées la veille afin de voir si les décomptes sont conformes aux instructions (quantités, prix, frais, etc.). La rigueur, l’aisance avec les chiffres, la réflexion et la précision sont utiles.
• Soldes des comptes : si les comptes sont au débit, faire le nécessaire afin de les couvrir (en général, nous possédons déjà les instructions).
• Suspens en cours : voir si les dossiers suivent leurs cours (paiements, ouvertures ou clôtures en attente, etc.). La ténacité est importante.
• Emails et courrier : si nous avons des instructions du client, les exécuter le plus rapidement possible.
• Visites : préparer les visites des clients pour le gérant, en imprimant les estimations, et en vérifiant s’il y a des suspens ou des nouveaux documents à faire signer, préparer l’argent si le client désire faire un retrait, etc.

Après avoir fait tout cela, la journée peut commencer !

Assistante de gestion : un lien continuel avec le gestionnaire

Durant la journée, il peut y avoir des ouvertures ou clôtures de comptes, la préparation de visites clients qui n’étaient pas prévues, la mise à jour de documents à renouveler ou à faire signer, la mise à jour de la base de données, la création et le suivi des dossiers clients, la prise de téléphone et de rendez-vous, l’exécution de transferts, la passation d'ordres de bourse, la facturation des honoraires de gestion, la gestion des cartes de crédits. Cette description n’est pas exhaustive et requiert d’autres compétences. telles qu'adaptation, flexibilité, polyvalence, gestion des priorités et aisance dans les relations.

Une bonne connaissance de la clientèle est également nécessaire afin de pouvoir planifier les documents à préparer et à régulariser, car certains clients rendent visite à leur gérant régulièrement, alors que d’autres ne viennent qu’une ou deux fois par année. En effet, il est primordial d’avoir le formulaire KYC (know your customer) constamment actualisé selon le profil du client, afin d’avoir des dossiers conformes et de pouvoir passer l’audit LBA sans problèmes.

De plus, chose également très importante, il faut de la discrétion, car l’assistante de gestion traite non seulement toute la partie financière des clients, mais elle connaît aussi leur vie privée, car elle a accès aux informations lors des ouvertures de comptes et lors du suivi des transferts et des cartes de crédit.

La valeur ajoutée d’une assistante est qu’elle est indispensable tant au gestionnaire qu’au client. Elle fait en sorte que l’exécution et le suivi des instructions reçues se fassent de façon irréprochable, en récoltant toutes les informations nécessaires. Elle est, en quelque sorte, le back up de ses interlocuteurs internes et externes.

En conclusion, une bonne assistante doit détenir beaucoup de qualités et savoir doser certaines compétences, comme la curiosité, afin de mener à bien ses tâches, et comme la discrétion, afin de garder certaines informations confidentielles.

Lectures complémentaires :

L’assistante de gestion de fortune : un métier varié et passionnant par Susana Paz

Assistante administrative dans une entreprise de placement financier par Léa Bolle

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