L’assistante polyvalente : L’indispensable !

L’assistante polyvalente est un poste administratif qui existe dans presque toutes les entreprises. Son rôle est de faire le lien entre l’entreprise et ses interlocuteurs en fournissant des services comme l’accueil physique et téléphonique des visiteurs. Ces tâches demandent d’avoir un bon sens de la communication et de l’écoute, mais aussi de bien s’exprimer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, sans oublier que tout autre langue est un atout.

« Durant mes presque 17 ans au sein d’une entreprise internationale, dont 16 dans la logistique, j’ai pu collaborer avec plusieurs départements à l’interne, mais aussi avec les collègues des autres filiales dans le monde. Cette coopération constante crée des relations professionnelles efficaces qui apportent les résultats financiers escomptés. Autrement dit, c’était moi le lien entre l’entreprise et ses interlocuteurs pour toute question relative aux approvisionnements. »

Le but de cet article est donc d’explorer plus en détails les compétences qui sont primordiales pour le poste d'assistante polyvalente, et ce, en me servant de mon expérience dans la supply chain (logistique).

Organisation et compétences rédactionnelles et linguistiques

La gestion administrative inclue de la rédaction, du traitement et de l’archivage de documents, ainsi que de recevoir, de filtrer et de réorienter les courriers électroniques. De plus, actualiser des bases de données, rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux requièrent non seulement une bonne maîtrise des outils Office usuels (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), ainsi que de la dactylographie, mais également la capacité de rédiger dans la langue requise. L’assistante doit faire preuve d’organisation, être capable de prioriser les tâches et être très discrète.

Relationnel et réactivité

Elle peut avoir la charge de la gestion des agendas de l’équipe, ainsi que de la réservation de voyages et de salles de réunion, être amenée à s’occuper du suivi des commandes de fournitures de bureau, de café ou autres. Il faut être réactive, adaptable, multitâche et curieuse, ainsi qu’avoir la capacité de trouver des solutions rapides et efficaces, tout en ayant un très bon relationnel avec les fournisseurs et autres clients.

« Lors d’une période de « shortage » (pénurie) dans une entreprise internationale, il faut communiquer avec la maison mère et essayer de trouver des solutions d’approvisionnement urgentes ou en décalé, proposer dans la mesure du possible des remplacements d’articles. Ensuite, il est impératif de faire le point avec les responsables des pays pour juger l’urgence d’approvisionnement, ainsi que les quantités minimales requises pour tenir suffisamment de temps jusqu’à la livraison suivante. Il faut penser vite et surtout viser la satisfaction de TOUS les clients, même dans les périodes difficiles. »

La comptabilité : un atout

Dans certaines entreprises, il est parfois requis de connaître la comptabilité et ses outils, ceci pour assurer la facturation et la journalisation quotidienne dans le système, notamment Crésus. Il faut de la disponibilité et faire régulièrement des formations pour pouvoir répondre aux exigences de l’entreprise.

Pour résumer, une assistante polyvalente doit être multitâches, disponible, curieuse, réactive, adaptable, avoir un bon relationnel et une bonne présentation tout en étant stricte, ponctuelle, organisée, carrée et être capable de suivre les procédures établies. « Dans mon domaine, les protocoles établis pour chaque pays devaient être respectés scrupuleusement. Je devais être organisée, analyser les forecasts en fonction des saisons et autres facteurs et suivre les indicateurs de performance, afin de garantir les approvisionnements dans les temps. »

Lectures complémentaires :

Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ? par Valerie Papaux

L’assistante administrative caméléon par Eva-linda Raiml

Assistante administrative : le bras droit du responsable par Hanan Ali

Photo credits : nensuria via istockphoto.com