La digitalisation touche tous les secteurs professionnels et les Ressources Humaines (RH) ne sont pas épargnées. En effet, celles-ci peuvent utiliser un Système d’Information RH (SIRH) pour optimiser la gestion des données des employés.
Nous vous donnerons tout d'abord une vision globale des différentes spécialisations possibles pour une assistante RH, puis nous nous pencherons ensuite sur les avantages d’un SIRH.
Assistante RH : un métier que vous pouvez exercer dans différentes entreprises
Dans certaines sociétés, l’assistante RH travaille seule avec le responsable RH, alors que dans d’autres, elle fait partie d’une équipe composée de plusieurs collègues qui ont chacun leurs spécificités.
Par exemple, une assistante s’occupe de tout le domaine administratif et une autre est en charge essentiellement des salaires. Cela dépend souvent de la grandeur de l’entreprise. Nous pouvons aussi trouver dans ce département, un collaborateur qui est en charge de la formation et un autre du recrutement.
Fonctions administratives
Il s’agit tout d’abord de remplir des fonctions administratives qui consistent à gérer le cycle de vie en entreprise des collaborateurs. En effet, tout au long de son parcours professionnel l’employé s’adresse à l’assistante RH, pour ses documents, non seulement afin d’être payé pour le travail accompli, mais aussi lors de ses absences, de changements de situation, d’un mariage, de la naissance d’un enfant, de déménagement, de formation et de son départ de l’entreprise.
Pour cela, l’assistante représente un soutien à son responsable qui lui, a d’autres fonctions.
Recrutement
En premier lieu, elle peut participer au recrutement, en rédigeant, puis en publiant les annonces. Elle sélectionne ensuite les candidatures selon des critères bien définis et convoque les candidats par téléphone pour les entretiens.
L’assistante RH est souvent la première personne à laquelle le futur employé s’adresse.
Cycle de vie du collaborateur en entreprise
Suite au recrutement, l’assistante RH récolte des informations, telles que les coordonnées pour l’établissement du contrat et des annonces aux assurances sociales.
Elle constitue un dossier papier avec tous les documents : pièce d’identité, autorisation de travail, etc. Puis, ces derniers sont numérisés dans l’ordinateur.
Ce travail d’enregistrement est fait tout au long de la vie du collaborateur dans l’entreprise et il est accessible seulement par le département RH. Le temps de travail, les absences, les vacances, les accidents, ou la formation sont également enregistrés par l’assistante RH dans un tableau Excel et dans le dossier informatique du collaborateur.
Dossiers papiers
Chaque jour, au département RH, de multiples documents sont reçus de main à main, par courrier postal ou par e-mail, puis scannés et classés dans les dossiers papiers du personnel et dans des dossiers électroniques par l’assistante RH.
L’assistante établit également les contrats, les attestations, les déclarations accidents ou maladie, les fiches de salaire, les certificats de travail, qui eux aussi sont scannés et classés.
Tous ces documents papiers nécessitent une méthode d’archivage, conforme à la législation, ce qui prend beaucoup de place et demande un travail constant.
Une question se pose alors : Pourquoi ne pas digitaliser les Ressources Humaines avec un système d’information des ressources humaines, afin de simplifier et d’optimiser le travail de l’assistante RH ?
Digitalisation RH et dématérialisation avec un SIRH
Un SIRH, c’est quoi ?
C’est un système d’information de ressources humaines. Dans les faits, il s’agit d’une plateforme RH qui permet d’automatiser et de gérer les tâches RH. Les collaborateurs peuvent y accéder d’une façon autonome et instantanée, avec un identifiant et un mot de passe, pour suivre leurs congés et vacances ainsi que leurs formations, mais aussi leur temps de travail, et leur planning ou encore leurs fiches de paye, certificats de salaire, et certificat LPP et éventuellement leurs notes de frais.
Les demandes liées à l’administratif sont alors considérablement diminuées pour le département des ressources humaines.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
Un SIRH permet de centraliser l’information et d’y avoir accès plus rapidement et efficacement. L’assistante RH gagne donc du temps, puisque l’employé peut accéder directement à ses informations sans les lui demander.
Chaque assistante trouve également immédiatement l’information dont elle a besoin et peut la mettre à jour, gagnant ainsi en efficacité et praticité. L’information est de ce fait plus fiable pour tous.
Le SIRH permet donc de rentabiliser non seulement le temps, mais aussi le traitement de l’information.
Ces avantages sont ressentis à tous les niveaux de l’entreprise, aussi bien pour les employés et les managers, que pour les ressources humaines et la direction.
Quels sont les bénéfices d’un SIRH pour la gestion RH ?
Le SIRH amène ainsi toutes sortes de bénéfices pour la gestion des RH, non seulement en ce qui concerne les obligations légales, mais aussi pour la bonne marche de l’entreprise, en voici ci-dessous quelques-uns :
- Recrutement facilité
- Organigramme
- Calcul des salaires
- Budgétisation des postes
- Impôts à la source
- Annonces aux assurances sociales (AVS, Allocations familiales, LPP, APGM)
- Attestations
- Tableaux de bord
- Gestion des absences
- Prévention des accidents
- Formation
- Développement des compétences
- Évaluations
- Anniversaires, anniversaires de service
- Organisation d’évènements
- Gestion des échéances
- Gestion des conflits
Dès qu’un SIRH est en place, le service RH peut se consacrer à des sujets à plus forte valeur ajoutée et ne plus être identifié comme un cente des coûts.
Se poser les bonnes questions avant d’installer un SIRH
Pour installer ou non un SIRH, il faut commencer par établir ses objectifs et faire un état des lieux des processus RH existants. Les objectifs déterminés ainsi que la définition de la manière de communiquer permet de choisir au mieux la mise en place intégrale ou partielle du SIRH. Il faut également réfléchir au stockage des données, et selon la situation, opter pour le cloud ou directement pour les serveurs de l’entreprise. Ce choix est également subordonné aux normes de sécurité à adopter.
Toutes ses interrogations permettront de définir quel SIRH choisir en fonction du budget.
Afin de mettre en place ce projet de dématérialisation des processus RH, nous ne devons pas oublier qu’il doit être appuyé et validé par la direction de l’entreprise, ainsi que par une communication ciblée à tous les échelons décisionnels et opérationnels.
En effet, ces changements organisationnels peuvent amener à une résistance des employés par manque d’adhésion. La communication s’avère donc primordiale.
Pour s’adapter et se développer, le monde de demain a besoin de politiques RH ambitieuses de transformation. Les entreprises pourront ainsi apporter non seulement de l’innovation, mais elles gagneront aussi en flexibilité et en compétitivité. C’est pourquoi les RH doivent bousculer leurs habitudes pour se placer comme un atout de la transformation digitale de leur entreprise.
Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique, ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.
Lectures complémentaires :
Le digital, l’incontournable allié stratégique des drh
Fonctions rh en 2020, entre defis et tendances
Sources : Laetitia Kulak HR Today, hrtoday.ch
Photo Crédit : 123rf.com par Antonio Guillem
