Au cœur de la banque : Le back-office

Dans les offres d’emploi, il y a souvent des postes concernant le back-office – Administration.

Vous vous posez sans doute la question de savoir ce qui se cache derrière cette fonction…

Nous allons donc vous décrire dans cet article à quelles tâches cela correspond, mais aussi, nous allons tenter de mettre en évidence les principales compétences requises pour pouvoir exercer cette profession dans les meilleures conditions.

Back-office, quelle définition ?

Le back-office est simplement le département d’une entreprise qui regroupe des activités, telles que :

• l’administration,
• la bureautique,
• la gestion des tâches quotidiennes,
• la logistique et,
• le marketing.

Le back-office dans les banques

Dans les banques, le back-office est le service chargé de la validation et du suivi des opérations liées à la délivrance des différents services et prestations:

Back-Office Transferts : Toute opération en lien avec le cash, comme le trafic des paiements

Back-Office Changes : Ordres de bourse et les changes FOREX

Administration Titres : Toutes les formes de transfert de titres, facturation des ordres de bourse, fichier valeurs (informations concernant les produits du marchés), traitement des revenus, déclarations fiscales (TVA, impôt anticipé, obligations de renseigner, etc.)

Reconciliation Cash et Titres : Analyse des anomalies sur les Cash et Titres

Cas pratique

Prenons l’exemple d’un client qui dispose de deux comptes dans deux banques différentes. Admettons qu’il souhaite transférer ses titres – par exemple 100 actions Nestlé – de la banque ABC à la banque XYZ.

Dans ce cas, il s’agit d’un simple transfert titres franco – c’est-à-dire sans paiement de la part du client ou des banques.

Les collaborateurs back-office des deux banques vont donc devoir se contacter. En l’occurrence, le collaborateur de la banque ABC va communiquer à la banque XYZ, que 100 actions Nestlé vont être transférées en leur faveur, pour le compte du client en commun.

Quelles compétences sont requises ?

Pour que l’opération se déroule sans anicroches, voilà ce que cela requiert de la part du back-office :

Organisation et coordination

Pour initier le transfert des actions Nestlé, il faut que les instructions du client contiennent le détail de ses coordonnées bancaires auprès de l’établissement XYZ. Le back-office ne pourra agir que si ces instructions sont en pleine conformité avec les standards techniques et juridiques. C’est donc de son ressort que de veiller à cela et le cas échéant, de ne pas hésiter à réclamer les éventuelles informations manquantes au responsable de la relation (Relationship Manager) avec le client.

Le back-office prendra ensuite contact avec les contreparties concernées (le dépositaire par exemple) pour fixer les conditions du transfert, notamment la date de l’opération de transfert (trade date) et la date du dénouement du transfert (settlement date).

Il s’ensuit une série de saisies manuelles via la plateforme SWIFT.

En cas de retard dans la réception des titres, le back-office informe aussitôt le responsable de la relation et il relance la contrepartie.

Des soft skills irréprochables

Compte tenu des procédures qui peuvent se révéler fort complexes, le collaborateur back-office doit faire preuve d’un caractère analytique et méthodique. Il lui faut également démontrer sa patience et son self-control.

Sens de la communication – langues

Compte tenu des contacts permanents avec toutes les parties concernées, savoir bien communiquer est très important au sein du back-office. Savoir le faire en plus dans plusieurs langues est un atout indéniable. Connaître le français, l’allemand et surtout l’anglais (parlé et écrit) est incontournable dans ce métier en Suisse.

Conclusion

Contrairement à ce que nous pourrions penser, travailler dans un back-office est une réelle source de satisfaction. Dès lors que vous aimez communiquer – principalement par téléphone ou par e-mail –, cette fonction est une source inépuisable de contacts enrichissants.

Dans les prérequis, il est certain qu’il faut pouvoir montrer de prédispositions qui cadrent avec les qualités attendues pour ce poste.

Les personnes qui ont eu des expériences préalables dans l’accueil de clients (par exemple la réception) ont développé un sens de l’hospitalité, qui leur sera vraiment utile. En effet, elles ont acquis la compréhension du relationnel et saisissent vite les attentes des clients.

Dès lors, elles pourront utiliser ces compétences et grâce à cette baguette magique entre leurs mains, elles fourniront l’excellence dans le traitement des tâches administratives de la banque.

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