Avez-vous déjà rencontré un Business Analyst ? Vous avez peut-être un ami qui fait ce métier. Mais que fait-il exactement ? Vous ne sauriez l’expliquer !
Autant, il existe des métiers clairement définis : un Product Manager, vous savez tout de suite qu’il gère un ou plusieurs produits de l’entreprise pour laquelle il travaille. Un Commercial Manager, lui, est en lien avec les clients et il s’occupe de vendre les produits ou services de sa société.
Or, pour un Business Analyst, la définition n’est pas clairement établie. Elle reste vague et pourtant le cahier des charges est bien fourni et peut varier considérablement selon l’employeur.
Ceci est lié au rôle d’un Business Analyst qui peut se retrouver dans des entreprises aussi diverses que variées.
L’importance de la fonction
Data Analyst ou Business Analyst, quel que soit le nom que l’entreprise lui donne, est un rôle qui reste souvent peu visible et donc peu connu, et représente toutefois un rôle-clé pour l’entreprise.
En effet, dans cette ère du « tout numérique », où tout est informatisé, standardisé, les base de données fleurissent, et il arrive souvent que nous nous retrouvions avec une multitude de données de toute sorte. Que faire avec tout ça ? C’est là qu’intervient le Business Analyst.
Il se peut également que vos outils informatiques, votre intranet, votre base de données client, ou cette autre base de données facturation, tous ces « outils » modernes, ne parlent pas le même langage, ne soient pas formatés de la même manière ou tout simplement pas fournis par la même société de software. C’est là encore que vous aurez besoin de votre Business Analyst préféré.
Vous l’aurez compris, les analystes sont partout. Essayons de comprendre ce qu’ils font.
Extraire. Vérifier. Manipuler. Distribuer.
Dans un premier temps, l’analyste va chercher où se trouve l’information requise, puis il va extraire et collecter une quantité de données, sous un format ou un autre, Excel étant son outil de prédilection.
Après une phase de vérification puis de réorganisation des données, il va faire en sorte de faire coïncider les informations, de les lier entre elles.
Enfin, il va les réunir dans un gros fichier qui lui servira de base. Il va ainsi pouvoir les manipuler à sa guise et les restituer dans
un nouveau format. Selon le besoin, cela pourra être une synthèse, une présentation, un fichier source pour alimenter un ordinateur, etc.
Prenons quelques exemples concrets :
Un Business Analyst travaillant dans l’équipe Prix/Produit/Marketing
Votre entreprise reçoit chaque année les nouveaux coûts liés à vos produits.
L’analyste devra d’abord vérifier les données reçues, regarder s’il y a eu des changements, comparer avec les anciens coûts, déterminer si s’il faut proposer de nouveaux prix, vérifier la marge, etc.
Ce travail se fait généralement sur Excel. L’analyste gère d’immense fichiers Excel contenant des milliers de données, en utilisant des tables pivot, des tableaux dynamiques croisés, des formules complexes.
C’est un long travail, qui demande de la concentration et de l’assiduité. Il faudra peaufiner longuement pour obtenir le résultat optimal.
Une fois que ce travail est accompli, il en fera une présentation succincte à un responsable du département Finance et au Product Manager qui vont valider ses données.
En dernier lieu, il devra publier le nouveau catalogue de prix et s’assurer que tous les systèmes informatiques et autres outils soient mis-à-jour uniformément.
Un Business Analyst travaillant dans l’équipe Commerciale/Finance
Chaque mois, de nouveaux contrats sont signés : la plupart sont standards, d’autres ont des rabais et certains ont été négociés de manière plus spécifique.
Les vendeurs ont entré les contrats et toutes les données du client directement dans l’outil intranet à leur disposition. Or cette interface ne peut pas générer directement la facture.
L’analyste saura extraire les données du 1er outil pour les transformer en fichier source qui alimentera l’outil de facturation afin d’en générer la facture correspondante au contrat signé.
Les qualités principales requises sont la précision, l’assiduité, la régularité, la qualité. Sans cela, les contrats seront mal facturés et les clients insatisfaits, ce qui ternira à l’image et la crédibilité de la société, et générera une augmentation de travail dans d’autres départements.
Un Business Analyst travaillant dans l’équipe administrative
Dans n’importe quelle administration, vous rencontrez des gens formidables qui ont des tâches spécifiques et un cahier des charges bien rempli.
De nos jours, faire des rapports, quantifier et mesurer des informations sont devenus des tâches incontournables. Tout doit rentrer dans des normes, dans des listes ou des fichiers.
Très à l’aise avec les bases de données et les outils informatiques, l’analyste saura mieux que personne extraire des données, les analyser et les transformer. Entièrement dévoué à son entreprise, il saura faire gagner un temps précieux aux personnes travaillant avec lui.
Par exemple, pour la réunion hebdomadaire de l’équipe ou pour la réunion mensuelle du département, l’analyste préparera diverses informations requises qui permettront d’évaluer la situation d’un cas ou mettront en évidence des points à traiter en priorité.
Comment devient-on Business Analyst ?
A l’heure actuelle, il n’existe pas d’école qui nous forme pour devenir Business Analyst. C’est plutôt dans le cadre d’un métier que la demande d’analyses de données se multiplie et qu’une personne se détache pour en prendre toutes les responsabilités.
Par contre, il est possible par la suite d’obtenir une certification afin de consolider ces acquis.
Quelles sont les qualités d’un Business Analyst ?
Bien qu’il suffise en général d’avoir un goût prononcé pour les chiffres, le fait de passer une journée entière, voire une semaine complète sur une unique tâche n’est pas forcément du goût de chacun.
Il faut savoir faire preuve de minutie, de précision, d’assiduité. Mais pas trop non plus ! L’adage « le mieux est l’ennemi du bien » prend tout son sens ici : trop d’analyse tue l’analyse. Le Business Analyst risque de perdre de vue le but essentiel. Il doit être pragmatique et savoir gérer à quel moment il détient suffisamment de données pour que l’information soit pertinente.
Finalement, en plus de son indéniable sens analytique, un bon Business Analyst saura faire preuve d’écoute et d’empathie. En effet, il ne faut pas oublier que lui-même n’est pas le bénéficiaire de son propre travail. L’analyste travaille pour les autres.
D’une bonne perception de ce qui est demandé et à qui est destiné son travail, en découlera une analyse de qualité.
Sources :
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