Comment optimiser la rentabilité d’une entreprise ?

Nous poursuivons notre série sur la comptabilité, et cette fois, notre experte nous explique tout sur le tableau de bord, outil de mesure indispensable pour gérer au mieux son entreprise en temps réel.

Les dirigeants pensent parfois que la réduction des coûts est un des moyens les plus efficaces pour améliorer la rentabilité d’une entreprise. Cependant, pour bien gérer une entreprise, il faut d’abord en mesurer les performances et, après analyse, mettre en place les actions correctives.

Voici quelques facteurs clés pour la réussite d’une entreprise:

• Capacité d’anticipation (évolution de la conjoncture, du marché…)
• Capacité d’innovation (évolution technologique, renouvellement des produits…)
• Capacité de réaction (rechercher et saisir des opportunités…)
• Capacité de gestion financière (décisions financières, optimisation…)
• Capacité de gestion des ressources humaines (management du capital humain)
• Capacité de communication (vers les partenaires et le personnel)

Quand nous sommes en possession des comptes annuels, nous ne pouvons que constater le résultat du passé, car les comptes annuels sont des états périodiques et synthétiques. Dans ce cas, les indicateurs de résultat, comme son nom l’indique, mesurent les résultats de l’activité. Nous pouvons donc comprendre le passé de l’entreprise, mais nous ne pouvons pas corriger les mauvais résultats. De plus, nous savons que notre passé n’est pas garant de notre avenir.

Pour prendre les décisions à temps, nous devons donc mettre en place des indicateurs opérationnels qui assurent un suivi progressif. Ces indicateurs sont les tableaux de bord, outils qui permettent le suivi et le pilotage en temps réel de l’activité.

Pour ce faire il faut prendre en considération trois principes fondamentaux :

• Nous ne pouvons pas améliorer ce que nous ne contrôlons pas.
• Nous ne pouvons pas contrôler ce que nous ne mesurons pas.
• Nous ne pouvons pas mesurer ce que nous n’avons pas défini.

Les objectifs des tableaux de bord

Si nous nous rendons compte que nous ne savons pas répondre aux questions : « combien de mois de trésorerie avons-nous ? », « pour combien de temps mon stock est-il suffisant? » ou « combien d’argent avons-nous affecté à ce projet ? », c’est le moment de penser que nous avons besoin d’un tableau de bord.

Il nous permettra, une fois mis en place et avec son suivi, de connaître à tout instant la situation de l’entreprise, de fixer et suivre l’atteinte des objectifs, de mesurer les résultats et d’analyser les écarts entres objectif et résultats… Finalement, il nous permettra de piloter l’entreprise et nous aidera à prendre les décisions qui s’imposent.

Mise en place d’un tableau de bord

Il n’existe pas de tableau de bord « type », nous devons donc le créer. Il doit être conçu en rassemblant, de manière claire et synthétique, un ensemble de données qui permettront une compréhension rapide. Nous pouvons intégrer des graphiques pour avoir un visuel rapide et attractif.

Pour qu’il soit efficace, il faut faire figurer les indicateurs essentiels adaptés aux besoins actuels et aux nouveaux objectifs et éviter de mettre trop d’informations.

Il peut par exemple présenter quatre colonnes :

• Les indicateurs choisis (chiffre d’affaires, quantité produite, marge, nombre de clients, trésorerie, stocks…)
• Les résultats réels
• Les objectifs
• Les écarts entre résultats et objectifs

Pour être utile, il doit posséder les qualités suivantes : être pertinent, simple à mettre en œuvre et à utiliser, fidèle, juste, précis, stable, reconnu et accepté.

Afin de tirer pleinement profit d’un tableau de bord, il est important qu’il soit conçu par les personnes (ou services) qui vont l’utiliser.

Il peut être utilisé pour communiquer entre niveaux hiérarchiques et il sert aussi pour expliquer aux collaborateurs pourquoi les dirigeants ont fixé certains objectifs et pas d’autres. Ceci permettra au personnel de s’identifier et de s’impliquer dans les différentes missions de l’entreprise.

Il doit être alimenté régulièrement et rapidement pour pouvoir prendre efficacement des décisions (investir, engager du personnel…) et mesurer l’effet des actions correctives.

Avec un tableau de bord, les décisions sont fondées sur des faits objectifs et non plus sur des suppositions.

Il faut faire en sorte que le tableau de bord ne soit pas figé pour plusieurs années, car il est un instrument de pilotage tourné vers l’opérationnel.

Pour conclure, j'aimerais poser une question : « avez-vous déjà conduit une voiture sans tableau de bord ? » La réponse est sans doute « non ». Alors comment voulez-vous diriger votre entreprise sans connaître sa situation en temps réel ?

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