Avant, elle travaillait dans une boutique de prêt-à-porter en tant que responsable des ventes. Maintenant, elle est assistante administrative dans un bureau.
Quels sont les points communs entre une responsable des ventes et une assistante administrative ? Vous me répondriez qu’il n’y en a pas. De premier abord, ce sont deux métiers différents, mais pourtant ils font appel aux mêmes compétences. C’est ce que nous allons vous démontrer en faisant le parallèle entre ces deux métiers.
Accueil
Avant, elle accueillait des clients, identifiait leurs besoins, les renseignait sur les produits et donnait des conseils personnalisés à la clientèle.
Maintenant, elle continue d’accueillir des visiteurs, identifie toujours leurs besoins, les oriente, les met en contact avec les personnes qui pourront les aider, gère de l’agenda et organise des rendez-vous.
Avant, elle mettait en valeur des vitrines, ainsi que la marchandise dans la boutique.
Maintenant, elle prend soin de la bonne tenue de la réception et du bureau.
Management, gestion RH
Avant, elle gérait une équipe de vente, formait de nouveaux vendeurs et organisait le planning des employées et les vacances.
Maintenant, elle continue d’apprécier le travail en équipe, elle forme et encadre les nouveaux collaborateurs, contrôle les présences, les vacances et les absences des collaborateurs.
Administration
Avant, elle établissait les documents de vente (commandes, garanties, quittances, assurances, réclamations, détaxes...) et traitait diverses correspondances liées à la marchandise.
Maintenant, elle rédige et met en forme divers documents, procédures et procès-verbaux. Elle s'occupe de la gestion des messages électroniques, de la réception, de la distribution et de l'envoi du courrier.
Gestion
Avant, elle gérait la base de données existante des clients, le stock de marchandises et elle participait au choix des commandes et à l'inventaire.
Maintenant, elle gère la base de données des collaborateurs, mais elle crée, met à jour et archive les dossiers. Elle s’occupe donc de ceux-ci du début à la fin.
Elle vérifie l'état du stock, évalue les besoins en approvisionnement, commande les fournitures de bureau et gère l'économat.
Comptabilité
Avant, elle était responsable de la caisse, calculait les prix de la TVA pour les différents articles et préparait des fiches de salaire.
Maintenant, elle tient toujours une caisse, collecte les documents comptable et établit les factures nécessaires pour la comptabilité.
Événementiel
Avant, elle participait à l'organisation des événements (vernissages, expositions) au sein de la boutique.
Maintenant, elle continue de participer à l'organisation des événements au sein de Geneva Business News ("Les tendances du recrutement 2016"). En plus, elle a le privilège de pouvoir écrire des articles...
Les compétences transférables
Nous vous avons décrit les tâches similaires qu’accomplissent une responsable de vente et une assistante administrative, quelles sont alors les compétences transférables auxquelles elles font appel pour pouvoir accomplir celles-ci ?
- Le sens de l'écoute, l'empathie et l'esprit d'analyse sont nécessaires pour pouvoir comprendre et analyser les besoins de ses interlocuteurs. Ils servent pour communiquer avec les autres de la façon la plus appropriée afin de satisfaire leurs demandes. Ces compétences relationnelles sont essentielles dans le rapport avec les clients, les collègues, la hiérarchie, mais aussi pour pouvoir former les nouveaux collaborateurs.
- L'organisation et la rigueur permettent de savoir gérer son temps, de ne pas se laisser dépasser par les événements et de mener les tâches à leur fin malgré leur diversité et leur quantité. L'organisation est une compétence fondamentale dans le monde du travail pour traiter les demandes des clients dans les plus bref délais et ce avec soin et souci du détail.
- La précision et la minutie sont très importantes pour gérer différentes bases de données, la caisse ou la facturation. Les tâches administratives à effectuer demandent une attention particulière aux détails.
- La disponibilité, la flexibilité et l'adaptabilité sont primordiales tant dans la vente, que dans l'administration. L’emploi du temps est souvent bousculé par des imprévus et nous devons nous adapter à différentes situations, afin de respecter le délai.
Quel que soit le métier, nos compétences acquises ne sont pas perdues. Il est toujours possible de les transférer dans d’autres domaines de son choix. Comme elle l’a fait...
Hier, elle était responsable des ventes, aujourd'hui elle est assistante administrative. Son métier a changé, mais elle utilise toujours ses compétences dans son nouvel emploi. Elle les a simplement adaptées.
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