Nous avons rencontré Myriam Gómez, directrice de l’administration du Conseil International des Infirmières (CII), qui a bien voulu nous parler de l’évolution de son métier au sein de cette institution. C’est une fédération de 134 associations nationales qui représentent plus de 16 millions d’infirmières à travers le monde. Son rôle est d’améliorer la santé dans le monde à travers le travail des infirmières. Il établit des normes de formation de manière à assurer le progrès des techniques de santé, le travail au quotidien ainsi qu’une meilleure représentation des infirmières.
Parcours de Myriam Gómez
Après une formation d’employée de commerce en 1986, Myriam Gómez est entrée dans l’organisation pour un apprentissage d'assistante au service de l’information, des archives et du classement. Trois ans après, elle a rejoint l‘administration comme assistante de direction, où elle a appris son métier auprès de la responsable de l’époque. Avec le temps et l’expérience, elle a gravi tous les échelons jusqu’à être directrice administrative en 1993.
Elle nous explique : « J’ai repris les rênes de tout le service graduellement ». En effet, les responsabilités étaient trop grandes pour elle au départ. La gestion des ressources humaines a été confiée à un prestataire externe pendant quelques années avant d’être ramenée au sein de l’organisation. Le développement du travail a aussi fait évoluer sa fonction. Entre temps, l’informatique a fait son apparition en présentant les choses différemment.
Ses responsabilités au sein de la direction de l’administration
Ses attributions portent sur les finances, les ressources humaines (de l’engagement à la formation du personnel) ainsi que celles du service juridique (respect de l’application des réglementations et de la législation). Les services généraux (tout ce qui est nécessaire en matière d’équipement pour faire fonctionner l’organisation), l’informatique, sans oublier le département de l’information (le système de classement de l’organisation et les archives) sont aussi sous sa responsabilité. Dans d’autres organisations, ce poste équivaut au poste de directeur administratif et financier (DAF).
Une autre activité tout aussi importante dans son portefeuille est l’organisation des conférences et des congrès. En effet, le CII organise un congrès (qui se déplace dans le monde) tous les deux ans pour 4000 à 5000 participants.
La fonction de directrice administrative exige beaucoup de flexibilité et un brin de curiosité, au vu du nombre grandissant de domaines touchés. Savoir bien s’entourer est une des autres qualités nécessaires et, de facto, savoir sur qui compter aussi. Par définition, toute personne a un domaine de prédilection. Pour les autres domaines, elle en connaît l’aspect général, mais pas les détails. Elle a donc dans son équipe des spécialistes sur lesquels elle peut compter et qui la complètent dans leurs domaines respectifs. De plus, avoir une connaissance approfondie des finances et du budget est indispensable, car les responsabilités financières à assumer sont importantes. Un suivi régulier des rentrées de fonds doit être mis en place pour la bonne marche de l’organisation.
Les qualités organisationnelles et humaines sont tout aussi importantes pour la fonction. Les rôles de l’administration et des finances sont souvent difficiles à concilier pour une même personne. « Heureusement, j’ai un directeur auprès de qui je vais pouvoir me référer selon le cas » dit-elle avec un sourire.
Ressources Humaines (RH) : rôle et processus de recrutement
Le CII opère dans un environnement multiculturel avec une grande variété de nationalités. Le fait que les conférences se tiennent à plusieurs endroits à travers le monde en est un exemple. Il
faut être ouvert à la différence et promouvoir les valeurs de tolérance. Il s’agit de comprendre que les manières de faire et d’être peuvent être différentes de celles qui nous sont familières. C’est en somme une question d’ouverture à l’autre qu’il faut stimuler sans cesse pour récolter les fruits de ce laboratoire de pluralité. Notre but commun demeure le même : pouvoir fournir un service donné avec une qualité requise, en tenant compte de la composante environnementale.
En matière de recrutement, les responsabilités de la directrice des ressources humaines dépendent des facteurs suivants : le profil de la personne à recruter, le service dans lequel celle-ci va travailler, les exigences salariales de cette dernière ainsi que la disponibilité du budget. La marge de manœuvre de la directrice par rapport à la direction dépend du poste. S’il s’agit du personnel administratif et que les fonds sont disponibles, elle a les coudées franches pour mener à terme le processus de sélection. Pour l’engagement des infirmières, elle vérifie tout d’abord si la procédure a été respectée et étudie les dossiers. Le directeur se charge ensuite d’évaluer les compétences techniques et prend la décision finale pour l’engagement. Le fait d’impliquer le service concerné permet à la direction administrative d’être garante de la neutralité requise en matière de recrutement du personnel.
La seule prestation externe est confiée à un courtier en assurance pour les plans de pension. Etant spécialiste, il revoit les contrats d’assurance et avise la directrice le cas échéant. Le CII fait quelquefois recours aux services de consultants qui travaillent en dehors du territoire national. Ces contrats sont toutefois régis par la loi suisse.
Cependant le bât blesse, lorsqu’il faut confronter l’empathie des ressources humaines à la rigueur des finances. Le choix devient parfois difficile quand la contrainte financière s’oppose à la charge humaine. Cela a été le cas lorsqu’une association a quitté l’organisation avec, pour conséquence, la diminution de ses revenus. Le directeur général lui sert aussi de rempart, car c’est à lui que revient la décision finale.
Le « turnover » du CII est très faible, car leur personnel est stable. Il s’agit le plus souvent de départ à la retraite, et quelquefois de personnes qui veulent changer d’environnement comme cela arrive souvent dans le monde du travail.
La fidélisation du personnel repose sur trois points. Tout d’abord, les bonnes conditions de travail favorisent la satisfaction du personnel en lui permettant de gravir les échelons. Ensuite, la mise en place d’un horaire flexible est rendue possible puisque l’équipe est petite. La troisième raison porte sur la noblesse des motivations sous-jacentes du travail de chacun : améliorer la santé dans le monde à travers la qualité des soins infirmiers.
Les outils de recrutement….
Quelles sont les méthodes utilisées par le CII ? Privilégie-il la procédure interne, les logiciels de présélection, les agences de placement ou les médias sociaux ? Tout dépend du profil recherché, nous a répondu la directrice.
Quand un poste s’ouvre, l’information est publiée sur le site de l’organisation. Lorsqu’il s’agit des infirmières, le CII s’adresse d’abord à ses associations membres à travers le monde. C’est le savoir-faire qui prime, précise la directrice. Ce qui revient à dire qu’à compétences égales, le CII penche pour une répartition culturelle de sorte à avoir une bonne représentation de leurs associations nationales.
Pour les postes administratifs, elle s’adresse plutôt à une ou deux agences de recrutement. Ces dernières sont utiles au CII, car une annonce dans le journal correspond à une avalanche de dossiers qui ne correspond pas toujours aux critères recherchés. Cette pratique permet aussi de réduire le temps de présélection. Les agences n’envoient que les dossiers retenus pour les interviews et la sélection finale. Par exemple, si nous demandons des personnes qui parlent anglais, il arrive au CII de recevoir des candidatures qui correspondent à tous les critères sauf à l’anglais. Le candidat éligible doit être absolument capable de comprendre et de parler au moins un petit peu. L’aisance rédactionnelle en anglais est même requise pour certains postes.
La durée du recrutement varie en fonction des responsabilités et du profil recherché. Le recrutement du personnel administratif peut prendre de un à deux mois dans la mesure du possible, jusqu’à six mois pour les infirmières consultantes, voire une année pour le directeur général. Il faut s’y prendre longtemps à l’avance. Le temps peut être plus court si nous passons par une agence de placement ou se rallonger lorsque nous le faisons nous-mêmes, rajoute la directrice. Une fois le recrutement terminé, il faut aussi tenir compte de la disponibilité de la personne recrutée.
Et les profils les plus recherchés…
Pour les infirmières, le fait de participer de manière active à leur organisation nationale est primordial, même si cela n’est pas une condition sine qua none. En être membre est le seul prérequis. Cette expérience au niveau national leur permet d’acquérir un bagage non négligeable à partager avec les autres. Chacune d’elles aura bien sûr un profil particulier et différent des autres selon son domaine de prédilection. La liste non exhaustive d’exemples comprend la réglementation de la profession, la formation des soins infirmiers, la pratique du travail dans les divers endroits où les soins infirmiers sont demandés ainsi que les conditions de travail (ressources humaines, rémunération) pour ce corps de métier.
Pour les assistantes administratives, il s’agit d’abord de compétences techniques. A cela s’ajoute la maîtrise d’une autre langue étrangère, l’anglais étant la base. Cela pourrait être l’anglais et l’espagnol pour le profil d’une personne qui aurait des interactions avec l’étranger et pas du tout avec les structures administratives locales, ou l’anglais et le français ici à Genève. On suppose, souvent à tort d’ailleurs, que toutes les personnes vivant à Genève parlent le français. « Chez nous, ce n’est pas incompatible de ne pas parler le français », nous précise-t-elle.
L’ouverture à un environnement multiculturel est aussi importante. Comment le savent-ils ? C’est d’abord une question de feeling pendant l’interview, être à l’écoute de son « moi intérieur ». Puis, il faut poser un certain nombre de questions pour déterminer le degré d’ouverture de la personne en fonction de ses réponses. Cette méthode n’exclut pas les éventuelles erreurs malheureusement.
L’avenir en matière de ressources humaines….
Tant que faire se peut, la directrice essaie d’avoir un budget alloué à la formation professionnelle, puisqu’elle croit au développement du personnel. Il permet d’assurer l’exploitation optimale du potentiel de chaque travailleur en améliorant les qualifications et les capacités en fonction des besoins. Cela lui permet d’envisager l’avenir de son département avec sérénité et de se donner les moyens de s’adapter à un environnement en évolution constante.
Sources :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Directeur_administratif_et_financier
http://www.epa.admin.ch/themen/ausbildung/00268/index.html?lang=fr
