Ne pas sacrifier l’essentiel à l’urgent... Mon temps et celui des autres !

Dans un monde en perpétuel changement, la gestion efficace des activités au quotidien est devenue essentielle pour toutes les entreprises.

Dans ce contexte, la maîtrise des processus de gestion du temps est une compétence clé, quelle que soit votre fonction.

« Je n’ai pas le temps » signifie que j’ai d’autres choses plus urgentes à faire

Il n’existe en réalité aucun problème de temps, mais uniquement des problèmes pour fixer correctement les priorités. fixer des priorités offre de nombreux avantages : diriger activement le déroulement de votre travail ; concentrer vos forces sur les points essentiels ; atteindre vos objectifs ; éviter les conflits et le stress.

L’urgent ne devrait jamais avoir la priorité sur l’important. En examinant rétrospectivement sa semaine ou son mois passé, vous regrettez parfois amèrement le temps consacré à des « broutilles » qui, pourtant, ont paru urgentes sur le moment.

L’important ne devrait quant à lui jamais devenir urgent, s’il est planifié et traité dans les temps.

Les règles fondamentales pour fixer des priorités

Concentrez vos forces sur vos objectifs et vos réussites (20% d’énergie pour 80% de résultats)

Fixez une priorité à chaque tâche. L’analyse ABC de votre temps de travail va se présenter de la manière suivante :

• La priorité A va peut-être représenter 15% de votre temps = important et urgent.
• La priorité B représente 20% de votre temps = important, celle qui vous amène à vos objectifs.
• La priorité C représente 65% de votre temps = il s’agit de routine. Pour gagner du temps, il serait utile de réfléchir aux tâches qui peuvent être déléguées.

Construisez un système d’organisation

La méthode tendance propose de gérer ses activités… sans stress. Préconisée par le consultant américain David Allen, elle s’inspire de procédés déjà connus et se déroule en 5 étapes :

1. Réunir et collecter : utiliser un outil de collecte tel qu’un carnet, un bloc-notes ou un outil électronique et réunissez les informations qui retiennent votre attention, comme les projets inachevés ou encore les actions à mener.
   Otez-les systématiquement de votre esprit en les mettant dans votre outil de collecte puis videz votre « corbeille » régulièrement, soit en traitant les informations qui s’y trouvent ou en vous débarrassant de ce qu’elle contient.
2. Clarifier : Pour chaque élément qui se trouve dans votre outil de collecte, prenez la décision de le traiter immédiatement, d’agir plus tard ou de vous en débarrasser. Si vous comptez agir immédiatement, déterminez si vous vous en chargerez vous-même ou si vous délèguerez cette tâche.
3. Organiser : Instaurez un système organisationnel par catégorie, comme par exemple « corbeille », « en attente », « informations de référence ».
   Si vous prévoyez de vous atteler à une tâche, classez ces éléments dans la catégorie appropriée.
4. Réviser : Faites un point hebdomadaire sur vos listes de tâches et passez en revue toutes les actions à mener. Il s’agit d’analyser vos échecs et d’anticiper la suite sur quinze jours.
5. Agissez ! Traiter les actions à effectuer selon le temps qu’elles exigent. Identifiez tout d’abord le contexte et les outils dont vous avez besoin pour mener une action. Déterminez si vous disposez de temps suffisant et de l’énergie physique et mentale nécessaire pour accomplir cette tâche.

Outil d’analyse - la matrice d’Eisenhower

Différencier ses tâches urgentes de ses tâches importantes permet d’être plus efficace en réalisant les bonnes tâches au bon moment. L’auteur américain David Eisenhower divisait les tâches en quatre cadrans selon leur importance et leur urgence pour déterminer quand et comment elles doivent être effectuées.

Bannir l’urgence

Le principe d’Eisenhower illustre ce concept. Vous avez sur un axe l’urgence et sur l’autre l’importance :

1. les tâches importantes ou urgentes qui requièrent votre attention.
2. les tâches importantes, qui sont prioritaires pour atteindre vos objectifs. Et si elles sont faites à temps, vous évitez qu’elles ne deviennent urgentes.
3. les tâches urgentes et peu importantes. Elles sont, si possible, à déléguer ou à outsourcer.
4. les tâches peu urgentes et peu importantes. Ce sont des choses qu’il faudrait avoir le courage de mettre directement à la corbeille. Il s’agit des choses où l’on dit « Ah quand j’aurai le temps je le ferai ».

Travaillez chaque jour sur vos tâches importantes ! Voici les 3 règles de base :

1. règle N° 1 : distinguer l’important de l’urgent
2. règle N° 2 : prioritairement, l’important passe avant l’urgent
3. règle N° 3 : travailler tous les jours sur les activités importantes

D’autres supports, fonctionnels et efficaces

Les Post-Its

L’incontournable post-it ! Utilisé par tous, il permet d’organiser ses tâches. L’objectif de cet outil est d’aller vite ! Cette méthode est néanmoins déconseillée pour la gestion de nombreuses tâches qui s’échelonnent sur du moyen et long terme.

La « to-do-list » chronologique

Une méthode plutôt classique, l’échéancier ! Il permet de classer ses tâches selon leur date d’échéance. Cette méthode permet de traiter les tâches les plus urgentes en premier. Si vous optez pour la to-do-list chronologique, il faut bien répartir ses projets et réaliser un rétroplanning pour maximiser les chances de voir ses tâches être accomplies au bon moment. De nombreux outils « d’échéancier » sont disponibles sur internet.

Vous pouvez notamment utiliser Todoist.

Le planning hebdomadaire ou mensuel

Pour bien visualiser les tâches à effectuer de manière hebdomadaire ou mensuelle, plusieurs méthodes permettent de « découper » sa to-do-list en 7 ou en 30. On peut dans ce cas utiliser un tableau blanc ou encore un agenda (papier ou numérique).

Prioriser les tâches « ingrates »

C’est la méthode la moins sympathique, mais peut-être la plus efficace. Plutôt que de placer les tâches les plus importantes ou les plus urgentes tout en haut de votre to-do-list, placez-y les tâches que vous détestez le plus.

Faites le point chaque jour

Faire le point une fois par jour vous permettra de libérer votre conscience et d’être au clair avec vos tâches. En effet, quelle que soit la méthode utilisée, identifiez les tâches prévues dans votre liste et choisissez celles que vous devez réaliser dans les 24h selon leur priorité, leur importance et leur date d’échéance.

Autre méthode très prisée, la technique Pomodoro. Son utilité et son efficacité sont simplement spectaculaires.

La puissance de la tomate !

La technique Pomodoro a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Pomodoro veut dire « tomate » en italien. La raison de ce nom est qu’il est nécessaire d’utiliser un minuteur.

Cette technique particulièrement adaptée, notamment si vous travaillez sur un ordinateur, permet de rester concentré, de faire un vrai focus sur une tâche précise, avant de s’accorder une pause adaptée. Ensuite, l’idée est de faire le point sur les tâches effectuées et le temps que vous y avez passé.

Voici comment cela fonctionne :

1. Choisir l’activité à traiter : Il s’agit de sélectionner une tâche à la fois. Oublions le multitâche avec cette méthode.
2. Se concentrer pendant 25 minutes : Enclenchez votre minuteur sur 25 minutes (application spécifique pour smartphone ou n’importe quel minuteur physique ou numérique). Durant ces 25 minutes, restez bien concentré sur votre tâche. Aucune seconde de répit n’est autorisée. Privilégiez l’isolement pour éviter les distractions ou autres dérangements.
3. Prendre une pause : Accordez-vous ensuite une pause de 5 minutes, ni plus ni moins. Le point fort de la technique Pomodoro est de respecter une rigueur dans les timings.
4. Réalisez 4 cycles de travail : Une fois la pause de 5 minutes terminée, choisissez une nouvelle tâche et travaillez dessus durant 25 minutes. Et ainsi de suite.
5. Augmenter le temps de pause : Toutes les 4 cessions de travail, accordez-vous une pause plus longue, soit 15 à 20 minutes. Aérez-vous l’esprit, faites un tour, mangez quelque chose.

Le timing proposé ci-dessus ne convient pas forcément à tous. Testez néanmoins cette disposition au moins une semaine et le cas échéant adaptez sensiblement votre timing.

La force de la technique Pomodoro repose essentiellement sur une rigueur à adopter : se concentrer, sur une seule tâche à la fois, et se reposer durant une période définie.

La maîtrise des processus de gestion du temps est devenue incontournable, quelle que soit votre fonction et s’applique également dans votre vie privée. Il faut faire des choix, prioriser et identifier les tâches à réaliser et enfin être en mesure de faire la distinction entre l’important et l’urgent.

Vous ne pourrez plus dire « Je n’ai pas le temps » !

Sources :

https://mathieulaferriere.com/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/
http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/5_1_eisenhower.pdf
http://www.etre-meilleur.com/gestion-du-temps/la-technique-pomodoro-ou-lart-de-gerer-son-temps-grace-a-une-tomate.html

Photo credits :

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