Qu’est-ce qu’un pilotage financier ?
Un pilotage financier est une activité effectuée dans la majeure partie des cas par le département finance et comptabilité d’une entreprise. L’activité consiste tout d’abord à procéder à une récolte de données internes relatives à l’entreprise ou au projet (par exemple, bilans d’entreprise, comptes de pertes et profits, des factures, des documents budgétaires, de tableurs Excel, etc…) et à en tirer les informations utiles pour effectuer une évaluation financière. Cette évaluation financière permet ensuite de pouvoir analyser la situation à une date donnée.
Quelles sont les circonstances propices à l’implémentation d’un pilotage financier
Les conditions propices à l’implémentation d’un pilotage financier pour un projet sont les suivantes :
- La taille du projet : Le projet nécessite un fort engagement financier de la part de l’entreprise ou a besoin d’une somme d’argent conséquente. Cet engagement peut s’identifier comme un montant important à investir ou de telle sorte qu’y il ait un risque financier pour l’entreprise.
- La présence d’une personne disposant des connaissances nécessaires à la mise en place du pilotage financier pour le projet. Dans le cas où une telle personne serait présente, il faut que cette personne ait les moyens de dégager du temps pour accomplir ces nouvelles tâches.
- Le fait que les parties prenantes du projet ne possèdent pas une sensibilité financière permettant une certaine diligence quant à l’utilisation des ressources financières.
Pour imager ces circonstances, j’ai pu effectuer la mise en place d’un pilotage financier pour un projet de la Direction Générale de la Santé à Genève (DGS). Le projet étant commun à plusieurs entités, l’engagement financier était suffisamment conséquent pour que la mise en place d’un pilotage financier soit pertinente. Le chef de projet et les autres différent partenaires (hormis les personnes de la DGS) n’ayant pas forcément une sensibilité financière ou raisonnablement assez de temps à consacrer à ce pilotage, il a été alors convenu que je sois la personne de contact pour les questions financières du projet.
Avantages & défis à relever
Comme les indicateurs financiers sont contrôlés, l’avantage est que non seulement, il n’y aura pas de grosses surprises quant aux résultats, mais également qu’il est possible d’avoir une analyse quasiment en temps réel au besoin.
De plus, les parties prenantes du projet pourront avoir une vision plus globale et une idée des répercussions que peuvent avoir certaines décisions sur le plan financier.
Enfin, le pilotage permet que des mesures rectificatrices soient prises, afin d’éviter certaines situations ou encore d’accélérer la prise de décisions stratégiques sur la continuité ou l’arrêt du projet avec l’appui de ces données financières.
Le défi réside dans la nécessité de désigner une personne qualifiée pour effectuer ces tâches, soit en la mettant à disposition, soit en s’engageant à ce sujet. Lorsque qu'un engagement est pris, il est important de prêter attention à l'évaluation de la charge de travail afin de garantir une utilisation optimale de la ressource. En adoptant une approche équilibrée, on pourra s'assurer que cette ressource est exploitée de manière appropriée, évitant ainsi les situations de sous-utilisation ou de surutilisation. Une allocation judicieuse de la ressource permettra de soutenir efficacement les finances de l’entreprise ou du projet. Par ailleurs, il est souhaitable de vérifier l'existence de fonctions similaires au sein de l'entreprise afin de coordonner les efforts et de maximiser l'efficacité des processus.
Un autre défi à ne pas oublier réside dans le fait que les analyses effectuées soient pertinentes. Il est donc impératif que l’outil de travail soit discuté et évolutif afin de toujours mieux cerner et identifier les points d’intérêt.
Conclusion
En fin de compte, nous pouvons conclure que la mise en place d’une telle mesure nécessite un gros travail d’évaluation de la charge de travail en amont et surtout de la potentielle taille financière du projet mis en place.
Pour revenir à mon expérience avec la DGS, ma hiérarchie m’a donné carte blanche pour élaborer ce pilotage par la construction de différents outils permettant le contrôle des factures, le contrôle du suivi du budget et l’établissement de plusieurs scénarios dépendant de l’évolution de la taille du pool de clients. Les différents tableaux ont été présentés au porteur du projet et affinés selon ses besoins. La finalité s’est avérée très positive, car au final le budget a pu être réévalué et mis à jour et a ainsi pu être plus en adéquation avec la réalité de l’activité en passant d’une marge d’erreur de l’ordre de 20% à environ 4-5%.
Un pilotage financier permettra donc une meilleure vision globale ainsi qu’une aide substantielle à la prise de décision lorsque l’outil de pilotage est élaboré de concert avec les personnes concernées et qu’il puisse aussi suivre l’évolution du projet.
Photo credit : VitalikRadko via depositphotos.com
