Dans le cadre des transactions commerciales internationales, la facturation et les procédures douanières jouent un rôle essentiel pour assurer une gestion efficace des opérations et garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
1. Vérification de la solvabilité du client
Avant toute facturation, il est crucial d’évaluer la situation financière du client afin de minimiser les risques d’impayés.
Comment procéder ?
Pour de nouveaux clients : Une demande d’acompte (ex. 30% avant livraison) ou un paiement anticipé.
Pour des clients réguliers : Vérification des paiements en attente et suivi des retards éventuels via un tableau de suivi des factures.
Un mauvais suivi peut entraîner des pertes financières et mettre en péril la trésorerie de l’entreprise.
2. Processus de facturation
Une fois la commande validée, la facturation suit un processus précis :
- Recherche du client dans la base de données.
- Transformation de la facture proforma en facture définitive.
- Vérification et ajout des informations clés (date, coordonnées de facturation et de livraison, références des articles, montants, etc.).
- Conversion en fonction de la devise du pays destinataire (EUR, GBP, USD).
Facturation spécifique selon le client
Pour un client suisse, une seule facture commerciale incluant la TVA suffit, alors que pour un client étranger, une facture douanière (en trois exemplaires) est requise avec un code tarifaire obligatoire, en plus de la facture commerciale.
3. Ordre de transport et obligations douanières
Le bon de transport est un document fondamental permettant d’assurer la traçabilité des marchandises. Il doit mentionner :
- Les parties concernées (expéditeur, transporteur, destinataire).
- Les descriptions des marchandises et leur conditionnement (poids, volume, code tarifaire, etc.).
- Le mode de transport et les Incoterms applicables.
Incoterms et responsabilités
Les Incoterms définissent les obligations de chaque partie (vendeur, acheteur) dans la transaction commerciale: livraison, assurance, transport, risques, documents obligatoires. Les Incoterms définissent précisément qui est en charge de quoi : Les coûts. Les risques.
Selon l’Incoterm choisi, les obligations varient :
- EXW (Ex Works) : Le client prend en charge l’ensemble du transport.
- DDP (Delivered Duty Paid) : Le vendeur assume tous les coûts jusqu’à destination.
- DAP (Delivered at Place) : Le vendeur assure la livraison et le client prend en charge les formalités douanières et le déchargement.
4. Documents et régulations douanières
Formulaire EUR.1 et légalisation
Pour bénéficier d’accords commerciaux préférentiels, un certificat d’origine EUR.1 peut être requis. Il atteste de l’origine des produits et permet des réductions de droits de douane.
La légalisation des documents garantit leur conformité aux réglementations douanières et commerciales. Certains pays exigent cette validation pour éviter des blocages à l’entrée des marchandises.
Carnet ATA : Simplification des exportations temporaires
Le Carnet ATA est un document douanier international facilitant l’exportation temporaire de marchandises pour : des événements professionnels (expositions, salons) ou du matériel technique et des échantillons commerciaux.
Il permet d’éviter le dépôt d’une caution et simplifie les formalités douanières, mais nécessite une validation préalable par la chambre de commerce.
Conclusion
Une bonne gestion de la facturation et des formalités douanières est essentielle pour éviter les retards, les blocages et les coûts imprévus. L’anticipation et le suivi rigoureux des documents permettent d’assurer des transactions sécurisées et une fluidité logistique optimale.
Crédit photo : tarik_vision via Depositphotos
