Après vous avoir expliqué dans un premier article ce qu'est la gestion de projet, pour poursuivre notre série sur ce thème, dans ce deuxième article, nous vous expliquons les apports d’une méthode en trois phases. En quoi consiste-t-elle dans la gestion d’un projet. Nous présenterons ensuite les trois phases de la méthode ou " la méthode 3 P " et nous terminerons par l’étude détaillée des 10 fiches de la méthode à l’usage de ceux qui débutent dans la gestion de projet.
Quels sont les apports d’une méthode ?
Dans la gestion de projet, une méthode offre un certain nombre d’apports à savoir :
- Un langage commun aux acteurs qui l’utilisent
- Une garantie de reproductibilité de la façon de faire
- La possibilité de consolider les données de plusieurs projets
- Un garde-fou pour le chef de projet
- Un fil rouge pour mener les actions
La méthode est une étude poussée qui définit les grands objectifs du projet, les cibles à atteindre et à quelle échéance. La méthode est une garantie de créativité, car elle permet de se libérer l’esprit des tâches organisationnelles pour se concentrer sur le cœur du projet. Elle nécessite de prévoir un « budget » temps pour la mettre en œuvre. On considère que la mise en œuvre d’une méthode de gestion de projet coûte environ 20% du budget total du projet, mais elle permet de réduire de 50 % le taux d’échec dans les projets. C’est donc un investissement hautement rentable.
En quoi consiste la méthode proposée ?
La méthode comporte trois éléments :
- des phases,
- des fiches,
- des livrables.
Les trois phases de la méthode
La méthode comporte trois phases. Une phase contient un certain nombre de fiches, et correspond à une grande étape de la vie d’un projet. Les phases de la méthode sont :
- Préparer,
- Piloter,
- Progresser.
C’est ce qu’on appelle la méthode 3P (préparer, piloter, progresser).
La phase Préparer est la plus importante en termes de méthodologie. Elle permet de lever les deux ambiguïtés qui sont à l’origine de 80 % des échecs dans les projets : la clarification des objectifs et des rôles. Cette phase contient sept fiches.
La phase Piloter est celle qui se déroule conjointement avec la réalisation du résultat. C’est une phase qui va consister à vérifier l’état d’avancement des objectifs, à fabriquer un tableau de bord de suivi du projet et à rendre compte au commanditaire de l’état d’avancement. Cette phase contient deux fiches méthodologiques qui vont être utilisées plusieurs fois pendant toute la durée de la fabrication du produit.
La phase Progresser est déroulé lorsque le projet est terminé au sens de la fabrication du produit. Cette phase va permettre de faire un bilan du projet et de capitaliser sur les expériences vécues pendant le projet.
Les dix fiches de la méthode
La méthode contient dix fiches. Ces fiches permettent au chef de projet d’avoir une « check-list » des actions à entreprendre à chaque étape de la vie du projet.
Les fiches de la phase Préparer
- Formuler la demande et la présenter
Cette fiche est un acte de réflexion réalisé par le commanditaire qui va évaluer la faisabilité de son projet avant de le confier à un chef de projet. Cette demande va ensuite être formulée dans un document et confiée au chef de projet.
- Mettre la commande en mode projet
Cette fiche est réalisée par le chef de projet, qui, à partir de la commande, va la décliner en fonction du triangle de la performance (coût/ qualité/ temps) afin de la rendre plus opérationnelle et plus compréhensible. C’est dans cette fiche que le chef de projet prendra en compte tout le contexte du projet.
- Définir les objectifs de communication
Cette fiche consiste à demander au commanditaire s’il a prévu une stratégie de communication pour l’ensemble du projet.
- Construire le planning détaillé
Cette fiche fait appel aux techniques de planification. Elle consiste à réaliser un planning détaillé de l’ensemble du projet en listant l’ensemble des tâches qui doivent être réalisées par les ressources du projet.
- Chiffrer les coûts
Cette fiche consiste à décider du périmètre des coûts à affecter au projet, puis à décider des coûts de chacune des ressources. Ensuite, à partir du planning détaillé des tâches et des ressources affectées à celles-ci, le chef de projet va calculer le budget nécessaire à l’accomplissement de chacune d'elles, puis à l’accomplissement du projet.
- Analyser les risques
Cette fiche permet une grande anticipation sur les événements prévisibles qui pourraient advenir en cours du projet. Il va falloir imaginer tout ce qui pourrait arriver et nuire à l’atteinte des objectifs, puis mettre en place des actions préventives et curatives qui vont limiter les risques.
- Valider le cadrage du projet
Cette fiche vient clore la phase de préparation. Elle permet de valider la cohérence globale du projet et de s’assurer une nouvelle fois de sa faisabilité. Elle permettra de sceller un contrat entre le commanditaire et le chef de projet, contrat qui sera un engagement mutuel entre les deux parties sur les conditions de réalisation du projet.
Les fiches de la phase Piloter
- Mettre à jour la planification
Cette fiche permet de récupérer les informations auprès des ressources qui réalisent les taches du planning pour l’ensemble du projet de manière périodique et de mettre à jour ce planning. Ces actions de mises à jour sont ensuite suivies d’éventuels réajustements, notamment lors des retards pris dans l’exécution des tâches.
- Assurer le reporting
Cette fiche permet de mettre en forme et communiquer les éléments de suivi du projet aux différents acteurs et notamment au commanditaire. A la suite de ces actions de reporting, un certain nombre de décisions vont être prises et des actions de réajustement du projet vont être mises en œuvre.
La fiche de la phase progresser
- Faire le bilan du projet
Cette fiche vient terminer la méthodologie. Elle permet de réaliser une dernière réunion avec les différents acteurs du projet, de faire un bilan des points forts et des points faibles de celui-ci, et de décider des plans d’actions à mettre en œuvre lors d’un prochain projet en termes de méthode ou de fabrication du produit, si le thème du projet est similaire.
La méthode que nous venons de décrire contient dix livrables ou documents que nous expliquerons dans le prochain article. Les livrables sont des documents qui illustrent la mise en œuvre des outils décrits dans les fiches de la méthode.
Sources : le kit du chef de projet, Hugues Marchat
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