Actuellement, les entreprises sont devenues très exigeantes et poussent les employés à donner toujours plus de leur personne, en moins de temps. Il faut cependant éviter le « burn-out » et trouver un terrain d’entente pour gérer les priorités, améliorer son potentiel, maîtriser les événements de sa vie et être moins influencés par le comportement des autres. Un exutoire est conseillé aux employés, comme une activité physique. Vivre le moment présent et s’ancrer d’images positives, paisibles et délassantes font partie d’une auto-relaxation nécessaire. Le stress peut être également positif et augmente notre potentiel de créativité. Les employés deviennent plus efficients et plus résistants aux maladies de la civilisation qui sont le stress et le burn-out. Le stress est une énergie de vie !
Cependant, le stress organisationnel peut empiéter sur les journées d’un assistant administratif. Tiraillé par un agenda chargé entre des rapports à rendre, des fichiers à mettre à jour, la gestion de l’agenda du manager, la gestion logistique, et l’organisation de voyages d’affaire, il est impératif que l’assistant administratif anticipe et gère son agenda.
Maîtriser le temps permet de juguler une bonne partie de stress. Pour ce faire, il faut distinguer l’urgent de l’important, identifier les voleurs de temps et trouver une adéquation entre efficacité et tâches à mener à bien. Fixer des règles, des horaires, des modes d’opération ! Il faut se débarrasser de ce qui est inutile et penser à l’essentiel. Il existe pour cela des outils précieux, comme la création d’un tableau de priorités et le calendrier Outlook avec des codes couleurs. Savoir les utiliser est essentiel pour une bonne gestion de son temps.
Il est important de trouver un équilibre avec nos 168 heures de disponible par semaine. Il faut compter le temps rémunéré par un travail, le temps domestique (travaux ménagers), le temps pour la famille et le temps pour soi (hobbies, formations…) Comment s’organiser ? La planification joue un rôle essentiel, certes, mais également la communication avec les partenaires, les collaborateurs… et puis la famille prime surtout. Il est important de parler et de « s’entendre », car comme on dit :« Entre Ce que je pense, Ce que je veux dire, Ce que je crois dire, Ce que je dis, Ce que vous avez envie d'entendre, Ce que vous entendez… Ce que vous comprenez... Il y a dix possibilités qu'on aie des difficultés à communiquer. Mais essayons quand même... » (Bernard Werber, Extrait de l’Encyclopédie du savoir relatif et absolu). Pour tout le monde, il n’y a que 24h par jour « Alors communiquons !
Mis à part cela, la masse salariale représente plus de 50% de frais généraux pour une entreprise, en tenant compte d’une productivité moyenne de ces collaborateurs de l’ordre de 40 à 50% environ, on se rend compte que l’entreprise se doit aussi de réagir au niveau économique. Le collaborateur doit apporter une plus-value. C’est la raison pour laquelle il se doit d’être productif et il est souvent poussé au maximum de sa capacité de résistance. Pourtant, certaines entreprises qui sont conscientes du fait que le stress influence ses assistants essaient de limiter les torrents d’emails, ce facteur d’interruption incessant qui nuit à la productivité ! Limiter l’envoi uniquement aux personnes concernées permet déjà de limiter le surplus. L’optimisation de la messagerie passe par un changement dans le management qui mettra l’accent sur la confiance et la responsabilisation plutôt que sur le contrôle et la pression.
Si le stress est trop important, il y a des techniques qui permettent de le gérer plus aisément. Deux exemples sont la sophrologie ou le training autogène selon le Dr. Schultz. Ce dernier a conçu une approche qui agit surtout sur les fonctions psychiques. Pouvoir s’auto-délasser et se détendre, casser un rythme éprouvant, le remplacer par la relaxation et se libérer de l’angoisse en très peu de temps, sentir son ventre qui se soulève doucement au rythme de sa respiration, être conscient de son corps en se disant : « mon front devient lourd… mes paupières sont lourdes… tous les petits muscles autour de mes yeux sont relâchés… je laisse entrer et sortir l’air par mes narines… je relâche mon menton… ma nuque, mes épaules, je suis calme, de pus en plus calme et serein… »
N’oublions pas le dicton du Yachtman :« Il ne s'agit pas de suivre le vent, ce qui importe, c'est la manière de tendre les voiles. »
Sources :
M. Didier Caveng, Formateur au CEFCO
