Gestionnaire administrative et financière de projet dans la coopération au développement (bilatérale ou multilatérale)

La gestion administrative et financière de projet est une partie intégrante de la gestion de projet. Non seulement elle permet l’utilisation efficiente des ressources tant matérielles, humaines, financières que techniques du projet, mais le succès du projet en dépend. Le travail de la gestionnaire administrative et financière se trouve au cœur de cette opération.

Que veulent dire les termes « projet » et « gestion de projet » dans ce domaine?

Un projet est un ensemble de moyens (argent, matériel, expertise…), d’activités et de résultats à propos desquels s’entendent le(s) pays donateur(s) et le pays récipiendaire. Le projet est destiné à atteindre des objectifs spécifiques sur une période définie, dans une zone géographique déterminée et moyennant un budget déterminé.

Un projet possède les caractéristiques suivantes :

• Un objectif clairement défini.
• Une durée déterminée qui comprend un commencement et une fin.
• Habituellement la participation de plusieurs services et spécialistes.
• L’exécution d’un travail jamais effectué auparavant dans un pays ou un domaine spécifique.
• Des exigences en matière de temps, de coûts et de rendement.

Un projet n’est donc pas le travail de tous les jours. Il doit sortir des structures et des processus de l’organisation permanente. Il possède son organisation propre, sa structure, ses règles et ses procédures, toutes adaptées au caractère provisoire de son existence. Mais il devrait s’aligner sur l’ensemble du plan national concerné.

Quelles sont les principales étapes de la gestion d’un projet ?

On distingue généralement quatre étapes :

• La définition : les objectifs, les spécifications, les tâches et les responsabilités sont définies. Le schéma ci-contre mentionne la création du projet en première position. Au départ, survient une idée qui établit le besoin ou l’opportunité à partir de laquelle le projet est conçu.
• La planification : les calendriers, les budgets, les ressources, les risques et l’affectation du personnel sont fixés.
• L’exécution : réalisation du produit, avec l’établissement des rapports d’avancement, la gestion des changements, la qualité et les prévisions.
• La clôture : transfert du produit à l’organisation permanente. Durant cette phase, les utilisateurs sont formés, les documents sont finalisés et transférés, les ressources et les personnes sont libérées (elles retournent à leur mission dans l’organisation permanente). Suite à la clôture, on procède à une revue après mise en œuvre autrement appelée période d’évaluation. Elle a lieu quelque temps après la clôture pour mettre en rapport les résultats obtenus du projet avec les objectifs visés au départ.

Les acteurs principaux d’un projet sont définis assez tôt. On retrouve parmi eux :

• Le mandant ou donneur d’ordre, quelquefois le ministère de tutelle.
• Le comité de pilotage veille au bon fonctionnement du projet et valide les choix stratégiques. Il est composé de chaque membre impliqué dans le projet.
• Le coordinateur du projet et toute son équipe. Ils sont chargés de la mise en œuvre du projet. La gestionnaire administrative et financière fait partie de cette équipe.
• Les partenaires externes : fournisseurs, banques ou autres
• Les experts internes ou externes (souvent des consultants)

Gestion administrative et financière

La gestion de l’administration et du financement est la pierre angulaire dans la gestion d’un projet. Elle peut comprendre des tâches relevant à la fois de la gestion administrative, la gestion financière et comptable ainsi que de la gestion du personnel et du patrimoine du projet.

• Concernant la gestion administrative : appuyer la coordination dans la gestion quotidienne des activités du projet.
• Concernant la gestion financière et comptable : d’une part, mettre en place un système comptable avec la tenue et la production des états financiers du projet. D’autre part, développer et mettre en place un système de préparation et de suivi budgétaire pour mieux contrôler l’utilisation des fonds.
• En matière de gestion du personnel et du patrimoine : mettre en application les procédures pour utiliser de manière  efficiente les stocks et les équipements acquis sur les fonds du projet.

Quotidien d’une gestionnaire administrative et financière

Chaque jour amène son lot de tâches selon la taille et le secteur dans lequel on agit. Néanmoins, les activités quotidiennes existent, telles que la lecture des emails et la vérification de son casier pour voir s’il y a des urgences à rajouter à son planning du jour. En plus, certaines opérations sont répétitives à la fin de chaque mois, comme la clôture mensuelle ou le budget prévisionnel trimestriel et semestriel à ajouter dans chaque rapport présenté par le coordinateur du projet.

D’une part, le travail dans la gestion est assez chiffré. Ce poste est donc pour une personne ordonnée, méthodique et organisée, ayant de la rigueur, de l’honnêteté, un esprit de synthèse, une grande autonomie, le sens de la précision et du détail, et également sachant maîtriser la pression et le stress. Manipuler des données sensibles exige aussi un sens de la discrétion et de la confidentialité, ainsi qu’une capacité d’anticipation. La personne doit être à la fois à l’aise pour travailler seule ou en équipe selon les besoins, avoir une rapidité de décision et une sûreté de jugement.

D’autre part, la gestionnaire est l’interlocutrice des partenaires financiers et administratifs tant internes qu’externes au projet. Cela demande une grande capacité d’écoute, un sens du contact et du relationnel.

Tâches d’une gestionnaire administrative et financière

Vérifier la conformité et la cohérence avec les règles de procédures des bailleurs de fonds / Superviser et former les nouveaux gestionnaires administratifs et financiers de projet

Les procédures à suivre et leur nombre varient avec le type de bailleurs de fonds en présence qui, à leur tour, suivent les règles de procédures de leurs systèmes respectifs. L’expérience de terrain est donc un préalable pour comprendre les mécanismes de la fonction.

Une bonne gestionnaire doit donc bien connaître les procédures administratives et financières propres aux spécificités du projet en cours. Chaque fois qu’il y a un changement dans la réglementation (les charges sociales, procédures de passation de marché, par exemple), il faut consulter/vérifier ce que les procédures des bailleurs de fonds disent et voir comment les adapter pour les mettre en application.

La gestionnaire administrative et financière doit aussi participer à des réunions clés en rapport avec le projet.

Participer à l’élaboration des  budgets, suivre leur exécution, interpréter les écarts et en rendre compte à la direction

Au début du projet, un fond de roulement est alloué au projet en tenant compte des prévisions du plan d’action. Dans le cas d’un projet avec plusieurs partenaires, plusieurs comptes peuvent être ouverts. Le fonds de roulement est mis sur un compte dont les signataires font partie du comité de pilotage. Parfois plusieurs comptes sont ouverts pour les dépenses courantes, avec le(s) responsable(s) du projet comme signataires.

La gestionnaire financière participe également à l’élaboration du budget prévisionnel et récolte les différentes données chiffrées provenant des différents services. Il peut arriver que les dépenses réelles du projet diffèrent de celles budgétisées. Dans ce cas, il faut le signaler pour pouvoir éventuellement faire un réaménagement budgétaire, si l’enveloppe budgétaire le permet. Cela renforce d’autant plus l’importance du monitoring des dépenses, le respect des procédures et la nécessité de suivre le plan d’action défini de sorte à pouvoir identifier et rectifier les éventuels écarts.

Approuver toutes les pièces justificatives des dépenses  avant d’effectuer les paiements/ Production des états financiers mensuels

Dans ce genre de gestion de précision, toute dépense doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives. Dans le cas contraire, la dépense est rejetée. Ces pièces pourraient comprendre :

• Une facture fournisseur (accompagné du bon de commande, facture pro forma, procès-verbal de sélection du fournisseur,...)
• Un avis de débit (ou copie du relevé bancaire) pour justifier les frais bancaires prélevés par la banque
• Une fiche de paie
• Un ordre de mission et le rapport de mission pour les frais de mission
• Un ordre de virement émis
• Une copie d’un chèque pour l’approvisionnement de la caisse
• Une quittance pour l’impôt, l’eau ou l’électricité

Les dépenses mensuelles sont visées par le coordinateur de projet, puis soumises pour être remboursées.

Il existe deux périodes principales de reporting selon le type et la durée du projet fixées à l’avance. Chaque périodicité comporte ou non une composante financière :

• Mensuelle qui montre les dépenses effectuées du mois ;
• Trimestrielle ou semestrielle pour les prévisions.

La majorité des dépenses du projet se font par la banque. Les petites dépenses comme l’expédition d’un courrier par la poste ou les frais de chargement ou déchargement lors d’une livraison se font par la caisse. Cela évite la manipulation de grosses sommes d’argent à garder dans le coffre-fort au bureau.

Gestion des ressources humaines / Gestion du bureau

La gestionnaire administrative et financière de projet fait également office de responsable du personnel surtout dans une petite structure. A ce titre, elle doit interpréter et mettre en application les procédures, les lois et les règlements énoncés dans les manuels relatifs à la gestion du personnel. Elle prépare les virements de salaires, se charge du classement ainsi que de la mise à jour de tous les dossiers des membres du personnel (leurs contrats, les demandes de congé, les différentes attestations et certificats d’absence, etc). Pour cela, elle se fait aider par l’assistante administrative qui est souvent la première personne à recevoir l’information et avec laquelle elle fait le point régulièrement.

La double fonction de responsable des ressources humaines et celle du responsable financier en charge de la paie peut devenir très délicate à concilier, étant donné le caractère empathique de l’une qui s’oppose au côté rigoureux de l’autre.

Dans certaines organisations, le poste de l’« Administrative Officer » est séparé de celui du « Finance Officer ». Dans d’autres, le rôle de l’« Administrateur(trice) » a un champ d’action plus large. Il peut couvrir la gestion financière et les ressources humaines, bien que l’intitulé du poste ne le mentionne pas.

Selon qu’un projet a une petite structure ou pas, il arrive que la gestionnaire administrative et financière face également office de « Office Manager ». Elle veille au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère les équipements.

Développer les relations avec les partenaires internes et externes et être la personne de référence pour tous les aspects administratifs et financiers

De par ses responsabilités, une gestionnaire administrative et financière de projet est amenée à être en contact avec différents partenaires internes et externes à l’organisation. Il peut s’agir des collègues des autres services au niveau interne et des points focaux dans les autres organisations (les banques, les administrations, les clients, les fournisseurs ou l’initiateur du projet, par exemple). Cela multiplie le nombre de partenaires avec lesquels il faut développer de bonnes relations professionnelles, mais aussi les maintenir, car la bonne marche de son service en dépend. La gestionnaire doit donc posséder d’excellentes qualités relationnelles, ainsi que l’aptitude à communiquer et à prendre la parole en public.

Comment devient-on gestionnaire administrative et financière de projet ?

Un diplôme en comptabilité ou en finance peut être une porte d’entrée pour cette fonction. Un Master in Business Administration (MBA) avec option « Gestion des Projets » est aujourd’hui nécessaire pour continuer dans le domaine.

En Suisse, les ONG exigent le plus souvent un brevet fédéral de spécialiste en finance et comptabilité. Les diplômes de commerce, de comptabilité, de l’administration publique ou business administration sont également acceptés. Il arrive même pour certaines organisations d’exiger une licence dans l’un de ces domaines.

Conclusion

La gestion de l’administration et du financement est la pierre angulaire dans la gestion d’un projet. Ce poste est donc pour une personne ordonnée, méthodique et organisée, ayant de la rigueur, de l’honnêteté, un esprit de synthèse et une grande autonomie.

Une bonne gestionnaire doit donc bien connaître les procédures administratives et financières propres aux spécificités du projet en cours. Elle participe également à l’élaboration du budget prévisionnel et récolte les différentes données chiffrées provenant des différents services.

La gestionnaire administrative et financière de projet fait également office de responsable du personnel surtout dans une petite structure. De par ses responsabilités, elle  est amenée à être en contact avec différents partenaires internes et externes à l’organisation.

Nantie des compétences ci-dessous mentionnées, la gestionnaire administrative et financière a sa place notamment dans les structures suivantes : les services publics, le secteur privé, les organisations internationales, les organisations non gouvernementales, qui requièrent des systèmes de gestion rigoureux basés sur les résultats.

Sources :

http://www.commentprogresser.com/gestionprojet.html

http://lesdefinitions.fr/projet#ixzz2qMCOUnp8

http://www.btcctb.org/fr/projets-programmes

http://www.icrc.org/fre/resources/documents/job/current-vacancies/fd-admin.htm

Thierry Bonjour - "Le chef de projet et son outil, la méthode de gestion de projet"

http://knowhownonprofit.org/organisation/operations/financial-management/management