Pourquoi une gestionnaire événementielle peut-elle être une parfaite collaboratrice administrative ?

L’événementiel est un domaine très vivant où la réactivité est indispensable.
Mais ce que nous ignorons, lorsque nous sommes participants aux manifestations, c’est le temps passé en back office à la préparation du projet, le côté caché de l’administratif sans lequel aucun événement n'aurait lieu.
En réalité, la partie administrative et la communication représente 70% du temps de travail, alors que le terrain…. vous l’aurez compris… seulement 30%.
Étonnant n’est-ce-pas ?

Mais OUI !
Et nous sommes des personnes étonnantes ! Ou du moins, ce métier nous rend si polyvalentes, réactives et vivantes que nous le devenons.
Quel beau métier ! Il nous permet de nous améliorer de jour en jour, de consolider nos compétences et nos connaissances, ainsi que notre culture. Mais en plus, grâce à tout ce qu’il nous a enseigné, il nous permet aussi de changer d’horizon lorsque l’âge, la situation familiale, ou tout autre aléa de la vie nous y oblige.
Un Ami pour la vie, ce métier, moi je vous le dis.

Passer de l’événementiel à l’administratif ? Tout à fait !

Si vous avez envie de savoir comment c’est possible…
Si vous êtes dans la même situation…
Ou tout simplement par curiosité…
Ne vous arrêtez pas là, mais découvrez les compétences transférables dans le domaine de l’administratif pur.

Compétences orientées réactivité

Qui dit réactivité, dit résistance au stress, dit adaptation constante… Ces compétences sont INDISPENSABLES dans ce domaine !

En effet, dans l’événementiel, nous devons tout planifier à l’avance, penser à tout, afin que rien ne nous échappe et que tout se passe au mieux le jour J.

MAIS… Les compétences de planificateur, de penseur ne sont pas suffisantes, puisque comme énoncé plus haut, l’événementiel est un domaine vivant où TOUT peut changer du jour au lendemain (météo, annulations, changements divers…). C’est là qu’intervient notre réactivité, notre capacité à trouver des solutions très souvent orientées clients et surtout notre capacité à résister au stress et parfois à l’énervement ou à la frustration… Quand cela fait un an que vous préparez un événement, que vous pensez à tout et que trois mois avant, il faut tout refaire ou tout annuler, vous avez beau être d’un tempérament calme, à ce moment-là vous bouiller dans votre fort intérieur !!

Entre nous, ces compétences, à un degré peut-être différent, ne sont-elles pas également présentes dans votre métier ? Si vous y réfléchissez, vous verrez que oui. En tout cas, si vous êtes dans l’administratif, c’est certain.

Une collaboratrice administrative peut être amenée à travailler dans n’importe quel domaine. Elle doit donc savoir s’adapter et être réactive quant à l’intégration de son environnement, de sa culture et de son entreprise.
Si un changement opère, c’est également à elle de trouver des solutions (modifier les contrats, contacter les parties prenantes…)

Son sens de l’organisation est également sollicité, puisqu’elle doit gérer quotidiennement la planification. Plus son travail sera organisé, plus elle sera efficace, et plus elle aura la possibilité d’anticiper et de s’adapter à d’éventuels changements.

Compétences en communication

La gestionnaire événementielle est amenée à communiquer régulièrement en interne sur les différentes manifestations et sur l’ensemble des informations nécessaires au bon fonctionnement de la billetterie, de la comptabilité…

Elle doit également être en relation avec l’ensemble des parties prenantes externes (producteurs, partenaires, clients…) de manière constante.

Les outils de communication et de promotion doivent être maîtrisés, afin de diffuser au mieux les informations sur l’événement et d’accroître les ventes.

La communication doit donc être maîtrisée, tant à l’écrit (e-mail, courriers, contrats) qu’à l’oral (téléphone, face-à-face).

La collaboratrice administrative doit également avoir le sens de la communication et savoir utiliser l’ensemble des outils mis à sa disposition pour gérer efficacement l’ensemble des tâches quotidiennes. Les relations avec les parties prenantes internes (collègues, hiérarchie) et externes (clients, patients…) sont aussi essentiels au bon déroulement de son activité. De bons contacts lui permettent d’établir un climat agréable, de confiance avec ses interlocuteurs. Elle doit s’adapter dans sa façon de communiquer en fonction de son interlocuteur et ce, autant à l’écrit qu’à l’oral.

Compétences interpersonnelles

La gestionnaire événementielle doit savoir coopérer, travailler en équipe, être à l’écoute et motiver les parties prenantes. Ces compétences sont primordiales pour garantir une bonne relation avec tous les interlocuteurs de manière pérenne.

Il est alors fortement conseillé d’avoir un tempérament sociable pour travailler dans l’événementiel et d'être à la fois capable de travailler de manière autonome et discrètement. Et oui… Dans ce domaine il faut savoir tenir sa langue ! Certaines informations ne doivent pas être divulguées en amont et ce, même en interne ! Vous êtes parfois le seul gardien du secret…

La collaboratrice administrative doit également savoir travailler à la fois en équipe en communicant les informations et à la fois de manière individuelle et autonome en fonction des projets. Il est indispensable que cette collaboratrice ait un sens de la coopération, de l’écoute et de l’entraide, afin de pérenniser la bonne entente et la collaboration au sein de l’entreprise, ainsi qu’avec les interlocuteurs externes. En effet, cette dernière est un élément qui centralise, au sein de l’entreprise, de nombreuses informations à traiter et communiquer.

Les petits « plus » pour l'assistante administrative

Vous souhaitez intégrer à votre entreprise une personne provenant de l’événementiel pour l’affecter à des tâches administratives ? Merveilleuse idée !

Comme vous l’aurez compris, la gestionnaire événementielle a plusieurs casquettes. Elle saura gérer et planifier au mieux les différents projets que vous lui conférerez. Elle est déjà accoutumée à être en relation avec divers interlocuteurs, elle sait s’adapter parfaitement à son environnement et à la culture de l’entreprise.

Travailler seule ou en équipe ? Elle sait faire les deux.
Vous rencontrez des problèmes ? Elle aura l’initiative et le réflexe de s’orienter solution.

Vous avez besoin d’une collaboratrice à la fois discrète et pétillante ? Garder un secret, être présentable et déborder d’enthousiasme... aucune de ces qualités n’est un secret pour elle.

Qui sait ? Elle pourrait même être à l’initiative de l’organisation de divers événements internes qui pourraient consolider vos équipes…

Pour récapituler, voici les compétences et qualités similaires, voire identiques, exigées tant par le domaine événementiel qu’administratif.

Venir d’horizons divers est une RICHESSE, tant pour l’employé (pour son développement personnel) que pour l’entreprise (une efficacité et efficience garanties du fait de connaissances plus larges dans différents domaines).

Aujourd’hui, je n’ai aucun doute, je ferai une excellente collaboratrice administrative.

Lectures complémentaires :

De vendeuse à assistante administrative, la reconversion est-elle possible ?

Les compétences d’une assistante administrative : Mettre en œuvre des mesures de marketing et de relations publiques

Les assistantes administratives, un corps de métier au coeur de toute entreprise

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