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Nous avons eu le plaisir et l'opportunité d'interviewer Muluken Haile qui était l'ancien vice-président de l'administration et de la division des affaires étudiantes de l'université de Bonga (Éthiopie).
Muluken est spécialisé dans la gestion de projets, en particulier dans le développement de petites entreprises, la gestion du marketing et la gestion des ressources humaines.
Il a reçu le prix d'excellence en leadership 2018 pour son travail exceptionnel dans la mise en place de l'ensemble de la section Administration de l'université de Bonga, ainsi que pour la conception du programme de formation communautaire.
Nous avons discuté plus en détails avec Muluken de son travail à l'université.
GBN : Parlez-nous un peu de l'Université de Bonga et de votre rôle ?
Muluken : L'université de Bonga est l'un des établissements publics d'enseignement supérieur en Ethiopie. Elle aspire à devenir le principal établissement d'enseignement supérieur en Afrique, dans le domaine de la gestion et de l'utilisation des ressources naturelles d'ici 2030. J'ai eu la chance d'être nommé vice-président de l'administration et de la division des affaires étudiantes et de mettre en place toute la section administrative de l'université en partant de zéro.
GBN : Comment avez-vous mis en place l'ensemble de la section administrative de l'université à partir de zéro ?
Muluken : Lorsque j'ai été nommé vice-président de l'administration et des affaires étudiantes, on m'a confié une grande responsabilité. Je devais mettre en place toute la division administrative à partir de zéro, ce qui comprend les ressources humaines, les finances, les achats et l'administration des biens, la gestion des installations et les services de base aux étudiants de l'université.
J'ai donc commencé mon travail par une analyse SWOT, afin de déterminer les forces et les faiblesses internes de l'université ainsi que les opportunités et les menaces externes. Après avoir identifié les ressources humaines, matérielles et financières existantes, j'ai ensuite fixé des objectifs, identifié, évalué et sélectionné des alternatives, formulé le plan de soutien, et enfin établi une séquence d'activités pour mettre en place une section administrative pleinement fonctionnelle.
GBN : Quelles sont ces séquences d'activités, pouvez-vous en citer les principales ?
Muluken : Bien sûr, tout d'abord, en tant que gestionnaire, je devais planifier, organiser, diriger et contrôler l'ensemble du travail de la division administrative. Pour tout manager, la planification est la première et la plus importante des fonctions, car elle permet de rester concentré sur les objectifs, d'identifier les risques éventuels, de créer des idées innovantes et de mesurer les progrès, etc. À cet égard, j'ai dû planifier et coordonner toutes les activités de l'université en matière de budget, de finances, d'achats, d'administration des biens, de gestion des ressources humaines, de gestion des installations et des principaux services et affaires étudiants.
GBN : Quelle a été votre deuxième grande activité en tant que vice-président de l’administration ?
Muluken : La deuxième activité majeure consistait à organiser le travail des sections.
Après avoir accompli la fonction de planification, j'ai ensuite porté mon attention sur la synchronisation et la combinaison des ressources humaines, physiques et financières. Pour obtenir les meilleurs résultats, les trois ressources doivent être utilisées. Par conséquent, dans cet optique :
- J'ai identifié et regroupé le travail de la section en considérant toutes les directions et tous les départements.
- J'ai établi la hiérarchie du travail administratif (rapports hiérarchiques ; cela a facilité l'évaluation des performances des employés et un contrôle efficace).
- J'ai ensuite attribué le niveau approprié de responsabilité et d'autorité à chaque gestionnaire, chef d'équipe et employé.
- J'ai coordonné toutes les activités réalisées par les individus, les groupes et les départements (cela nous a permis d'éviter les conflits, la duplication des tâches et le gaspillage de temps, de budget et d'énergie).
GBN : Pouvez-vous nous parler de votre style de leadership ?
Muluken : Le leadership est le facteur le plus important pour que tout fonctionne ; sans leadership, toutes les autres ressources de l'entreprise sont inefficaces.
Il existe de nombreux styles de leadership, mais je préfère essayer chacun d'eux en fonction de la situation à laquelle je suis confronté. Je préfère le style de leadership situationnel pour les raisons suivantes :
- J'établis généralement un lien avec les employés en utilisant mes compétences interpersonnelles pour les motiver, les encourager à suivre mon plan d'action et inspirer les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes tout en leur expliquant la situation dans son ensemble. On peut appeler cela le leadership transformationnel.
- Parfois, je travaille en étroite collaboration avec les membres de l'équipe et je me concentre davantage sur la création de relations au sein de l'équipe. Cela a fonctionné pour certains employés compétents dont les performances étaient irrégulières.
- Lorsque nous devons agir rapidement en tant qu'équipe et accomplir des tâches urgentes, je suis autocratique et je décris exactement ce qui doit être fait et à quelle date.
- Je délègue les pleins pouvoirs aux employés qui sont capables de travailler et d'accomplir des tâches par eux-mêmes avec peu d'encadrement.
GBN : Quelles sont vos stratégies pour avoir le contrôle total de votre travail en tant que vice-président de l'administration ?
Muluken : Contrôler tout le travail est l'une des principales fonctions de tout gestionnaire. À cet égard, je demande aux directeurs généraux et aux chefs de service de fournir les résultats prévus sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle. Cette fonction me permet de mesurer les progrès par rapport aux objectifs de la division et du département, d'identifier les écarts et de faciliter la mise en place de mesures correctives en temps opportun. Dans cette phase particulière, j'évalue l'exécution du plan et je fais les ajustements nécessaires pour m'assurer que l'objectif organisationnel est atteint de manière efficace et efficiente.
GBN : Quels sont les résultats finaux que vous avez obtenus ?
Muluken : Eh bien, j'ai obtenu de nombreux résultats en travaillant pour l'Université de Bonga, pour n'en citer que quelques-uns :
- J'ai préparé les sections ainsi que le plan stratégique de l'université, les directives, le code de conduite du personnel et des étudiants, etc.
- J'ai créé une division de l'administration et des services aux étudiants entièrement opérationnelle et dotée de ressources.
- J'ai créé une section/division administrative très efficace avec une équipe presque complète, énergique et motivée, capable de communiquer horizontalement et verticalement pour accomplir le travail.
- J'ai négocié avec les parties/fournisseurs concernant les contrats universitaires et assuré la protection des intérêts de l'université.
- J'ai représenté avec succès l'université devant diverses agences gouvernementales et réglementaires dans différents domaines.
- J'ai initié et mis en œuvre le programme de formation communautaire pour identifier et résoudre les problèmes communautaires qui étaient liés à l'éducation, la santé, l'agriculture et les infrastructures.
- J'ai reçu le prix d'excellence en leadership 2018.
GBN : Quels ont été les principaux défis auxquels vous avez été confronté dans votre travail ?
Muluken : Les défis ont été nombreux.
Prendre des décisions opportunes fondées sur des données. Pour y parvenir, j'ai déployé beaucoup d'efforts, par exemple, en utilisant la gamme de solutions technologiques pour automatiser le flux de travail et prendre des décisions opportunes fondées sur des données. À cet égard, nous avons pu automatiser la plupart des grands départements de l'université. L'un d'entre eux était le département des finances. Avant l'automatisation, obtenir un résumé du budget ou d'autres rapports financiers pouvait prendre deux à trois jours ouvrables, alors qu'après l'automatisation, cela ne prend que quelques clics ou deux à trois minutes.
Pour nourrir des milliers d'étudiants trois fois par jour. Parfois, votre "plan A" échoue en raison de facteurs externes inattendus, vous devez alors mettre en œuvre votre "plan B". Par exemple, en cas de coupure de courant, vous êtes censé utiliser vos générateurs de secours, et en cas de défaillance technique, vous utilisez le bois de chauffage mis de côté pour faire cuire la nourriture des étudiants, et si cela échoue également, nous avons un accord contractuel avec des fournisseurs extérieurs qui pourraient fournir un repas chaud à nos étudiants. Toutes ces tâches exigent de la proactivité, une bonne anticipation, et une bonne communication avec toutes les parties prenantes et je pense que nous avons réussi.
Fournir un service médical en cas de propagation rapide de maladies parmi nos étudiants. À cet égard, nous avons une approche globale et rentable de la gestion des risques qui se concentre sur la prévention, l'atténuation, la préparation, la réponse et la récupération en cas d'épidémie. Si nous sommes confrontés à une situation qui dépasse nos capacités, nous avons également un accord contractuel avec les hôpitaux de référence du gouvernement situés à proximité.
GBN : Merci beaucoup pour votre temps, et nous apprécions l'opportunité de parler avec vous.
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