Une assistante administrative, aussi connue sous le nom de secrétaire, est un élément-clé dans chaque entreprise, car elle est au cœur de celle-ci et en contact avec de nombreux collègues, partenaires et clients.
Elle peut travailler dans tous les secteurs d'activité, autant dans la fonction publique que dans le privé.
Elle est chargée de tâches spécifiques, telles que le traitement administratif des dossiers, la gestion du courrier, la réponse aux appels téléphoniques, la réception, la logistique (matériel de bureau, machine à café, etc.), la prise de PV, la petite comptabilité, etc.
Ce travail qui pourrait être qualifié de facile et accessible à tous, requiert un certain nombre de compétences et de qualités humaines, qui restent identiques, peu importe le domaine d’activité dans lequel elle exerce.
Ces compétences sont les suivantes :
La communication et le service client
Etant souvent le premier contact avec les clients au téléphone ou à l’accueil, l’assistante administrative se doit d’être souriante, présentable et réactive. Certains clients peuvent être difficiles à gérer ou à satisfaire, elle doit donc avoir une très bonne capacité d’écoute et de la diplomatie.
Une assistante administrative doit également savoir comment travailler et traiter avec les clients. Pour cela, elle doit comprendre leurs besoins afin de pouvoir y répondre convenablement. Une expérience positive avec la secrétaire ne peut avoir qu’une incidence positive sur la réputation et l’image de l’entreprise.
Les messages et les informations doivent être relayés avec précision. De ce fait, d’excellentes compétences en communication sont essentielles pour pouvoir assurer cette mission.
L’organisation et la gestion du temps
Une assistante administrative est affectée à une grande variété de tâches. Sollicitée en permanence, elle doit pouvoir définir les priorités et démontrer une polyvalence au quotidien, afin que son organisation soit optimale.
Sa ponctualité doit être irréprochable, surtout en tant que bras droit de la direction. Elle est directement associée au directeur et se doit de donner bonne impression. La ponctualité démontre le respect que l’on a pour nos interlocuteurs, notre rigueur et notre politesse.
La fiabilité
Un employeur recherche une assistante fiable au quotidien, respectueuse des règles et qui mène à bien les projets qu’on lui confie, et prête à aller au-delà de ses fonctions si nécessaire.
Elle peut assurer par exemple des missions « personnelles » pour son supérieur ou tout autre travail qui ne figure pas dans son cahier des charges.
La confidentialité
Une bonne secrétaire sait qu’il ne faut pas divulguer d’informations concernant les clients ou l’entreprise pour laquelle elle travaille. Elle sait se tenir à l’écart de tous les bavardages.
Certains employeurs prévoient d’ailleurs une clause de confidentialité dans leur contrat de travail.
En conclusion, si vous êtes organisée, rigoureuse et automne, et si vous aimez les tâches administratives diverses et variées et que la communication est l’un de vos points forts, le poste d’assistante administrative pourrait vous intéresser.
Lectures complémentaires :
Être assistante personnelle : Mission (im)-possible! par Joelle Sikias
Photos credit : Stockunlimited
