L’UNEP (United Nations Environment Program) définit la dématérialisation comme « la réduction du débit total de matière et d'énergie de tout produit ou service ».
Dans une entreprise ou une organisation, la dématérialisation est le remplacement de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Le processus a commencé il y a 20 ans, et aujourd’hui, on dématérialise même les ordinateurs, clavier, souris en les remplaçant avec des machines virtuelles, dans un cloud.
Quel est l'objectif de la dématérialisation ?
La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Par ailleurs, passer au numérique réduit les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de place non négligeable.
Avantages de la dématérialisation
Il existe de nombreux avantages à la dématérialisation, tels que le gain de place, le gain de temps, l'accès facilité aux données (outil « recherche »), la sécurité (empêche les faux billets de banque), la traçabilité, la réalisation d’économies, ou encore la réduction de l'empreinte écologique.
Le format physique des archives présente l’avantage d’être conservé pour une durée illimitée.
Les risques de panne ou d’incident informatique ou encore de cyberattaque n’existe pas comme avec le numérique.
Petite anecdote : si les archives des Panamas Papers n’avaient été qu’au format papier, il aurait fallu deux semi-remorques pour les voler, pas seulement une série de clics à distance.
Quels sont les inconvénients de la dématérialisation ?
En plus de nécessiter une gestion des accès et des logiciels parfaitement sécurisés, elle requiert aussi de former les collaborateurs aux bonnes pratiques de cybersécurité.
La question environnementale
On pourrait penser que le numérique est plus écologique que le papier, mais ce n'est pas toujours vrai. La conservation des données numériques nécessite énormément d'énergie pour faire fonctionner les serveurs en permanence. Et saviez vous que produire un document papier n’émet presque pas de CO2, alors qu'un document numérique équivaut à 15 grammes de CO2 par an.
Au quotidien, nous sommes face à la dématérialisation usuelle : papier d’identité, vignette auto, paiements, factures, quittances, lettres papier, journaux, billets, mais aussi le covoiturage c’est une forme de dématérialisation, louer une voiture plutôt que de l’acheter. Avec l’avancée de l’AI aujourd’hui on peut avoir un ami virtuel… he he !
En conclusion, la dématérialisation nous offre beaucoup d'avantages, mais elle pose aussi des défis en termes de sécurité et d'impact sur l'environnement.
Bonne nouvelle : le monde virtuel ne risque pas de remplacer notre monde physique mais de l’enrichir.
Sources :
Wikipedia: La dématérialisation
Dématérialisation et environnement : solution ou greenwashing ? Elliot Boucher
Dématérialisation : quels avantages et inconvénients ? www.sybycegedim.com
Photo credit : Microsoft Copilot Designer AI Image Generator
