Le poste d'assistant RH existe dans toutes les entreprises de moyenne et de grande taille dans presque tous les domaines. En général, une petite PME engagera uniquement un gestionnaire RH. A ce moment-là, il n’y aura pas besoin d’assistant RH. Pour les petites structures, c’est le patron ou l’indépendant qui a la charge d’effectuer les tâches liées aux ressources humaines.
La gestion du personnel
Dans la plupart des entreprises, le rôle de l’assistant RH est d’être l’intermédiaire entre la Direction des RH et les employés. Il s’occupe de la gestion du personnel, de l’arrivée du nouveau collaborateur jusqu’à la fin des rapports de services. Il participe également au processus de recrutement afin de répondre au besoin en effectif. Il veille aussi à effectuer les tâches administratives liées aux RH et bien sûr joue un rôle de médiateur afin de prévenir les conflits entre les collaborateurs et de permettre aux employés de travailler dans de bonnes conditions.
Par exemple, lors de ma dernière expérience professionnelle, la gestion des conflits m’a amené à développer une aptitude qui m’a permis d’anticiper ce genre de situation afin d’éviter les conflits internes. En effet, j’ai été amené à gérer de nombreux conflits d’intérêts professionnels entre les collaborateurs. Fort d’une expérience de médiateur et grâce à ma diplomatie, j’ai su qu’il fallait accorder un temps d’écoute aux collaborateurs qui étaient en désaccord. C’est ce qui m’a permis de leur proposer un compromis qui a atténué les tensions et permis à chacun de trouver un terrain d’entente.
La communication et le sens de la discrétion
Il est important de savoir bien communiquer et avoir une écoute active dans le but de prévenir les conflits internes. Il faut donc faire preuve de diplomatie. De plus, c’est un poste qui nécessite d’être confidentiel au vu des données sensibles qui sont traitées uniquement par le service des RH. Il faut être proactif afin de pouvoir répondre aux besoins des employés.
Le recrutement
Il permet d’engager un nouveau collaborateur, en passant par l’annonce jusqu’à l’entretien d’embauche. Voici les différentes étapes de ce processus :
L’intégration du nouveau collaborateur
Il s’agit d’accueillir le nouvel employé lors de son premier jour, lui faire visiter les lieux, lui attribuer sa place de travail, son matériel, son identifiant et son mot de passe afin qu’il puisse débuter dans de bonnes conditions et qu’il se sente bien accueilli et valorisé.
La gestion du temps du personnel
Il s’agit d’une tâche essentielle dans la gestion des collaborateurs qui consiste à effectuer les plannings des collaborateurs en fonction des besoins de l’entreprise.
Les décomptes de salaire
C’est une tâche qui se fait soit par un gestionnaire de salaire dans certaines grandes structures, cependant elle peut également être effectuée par un assistant RH. Il s’agit de faire le calcul des salaires des employés en fonction du travail fourni pour la fin de chaque mois. En fin d’année, il s’agit d’effectuer le certificat de salaire qui est un résumé pour l’année entière.
La création de documents RH
Il existe de nombreux documents qui doivent être réalisés par les RH, tels que le certificat de travail ou encore les attestations de travail.
La gestion du cycle de vie des collaborateurs
Il s’agit de la période à partir de l’engagement de l’employé jusqu’à la fin des rapports de service. On y retrouve les diverses évaluations de chaque employé qui sont effectuées dans le temps (à la fin de la période d’essai, à 3,6 ou 12 mois).
La gestion de projet RH
Il s’agit également d’une part de travail qui est effectuée par l’assistant RH. Il doit soutenir le chef de projet dans la création et la gestion des nouveaux projets liés aux ressources humaines.
La gestion des formations
Certaines entreprises qui favorisent la formation continue s’appuient également sur les assistants RH qui jouent l’intermédiaire entre les employés et l’accès à la formation. Il existe des conventions de formation qui sous conditions spécifiques permettent aux employés de bénéficier du financement de l’employeur dans le but d’augmenter les compétences de l’employé afin d’avoir de meilleures performances au sein de l’entreprise.
Les logiciels informatiques
Au sein d’un service RH, la suite MS Office est nécessairement utilisée comme il s’agit d’un travail administratif. De plus, pour la gestion du personnel, on utilisera un logiciel spécifique afin d’entrer les plannings et de pouvoir notifier les absences des collaborateurs comme SIRH à l’Etat de Genève. Enfin, pour effectuer les décomptes de salaire, un autre logiciel est utilisé comme ABACUS par exemple.
Les conditions d’admission
Pour pouvoir accéder à la formation d’assistant RH, il faut avoir obtenu un AFP ou un CFC avec 2 ans d’expérience professionnelle. En revanche, un candidat pourra également se présenter au cours et à l’examen sans avoir de diplôme s’il peut justifier d’une expérience professionnelle de 4 ans.
En conclusion
Il s’agit d’une fonction fondamentale au sein de l’entreprise pour pouvoir s’occuper de l’aspect des différents points précités. L’assistant RH permet d’assurer le suivi administratif et professionnel d’un employé dès l’engagement jusqu’à la fin des rapports de services. Enfin, sa mission est de lui permettre de bénéficier des conditions de travail nécessaires pour que le collaborateur puisse fournir un travail de qualité pour son employeur.
Lectures complémentaires :
D’assistant administratif à assistant RH : Il n’y a qu’un pas ! par Natan Lüscher
Assistant administratif dans la Police Cantonale de Genève : une vocation par Egzona Rexhepi
Assistant administratif dans le social : Au service de l’autre par Noe Salomon
Photo credits : monkeybusiness via depositphotos.com
Je trouve cet article très intéressant, un sujet qui n'est souvent pas traité par peur de compromettre son poste ou par manque d'intérêt. Je soutiens pleinement la réflexion de l'auteur et la stratégie à mettre en œuvre pour améliorer la communication interne au sein de l'entreprise, réduire les problèmes et augmenter la performance globale au travail. Pour le bien-être d'une entreprise, il est nécessaire d'avoir un profil RH exactement tel que décrit par l'auteur Kalyan Singh Gautam.