La gestion des débiteurs

Nous allons vous présenter les divers aspects du métier de comptable dans une série d’articles. Le métier de comptable est très complexe. Celui-ci effectue de nombreuses opérations qui permettent à la direction de prendre des décisions appropriées et de travailler l’esprit serein. En effet, cela est possible seulement si la gestion de l’argent est maîtrisée.

Pour limiter le risque de pertes sur débiteurs et optimiser les liquidités, il faut connaître ses débiteurs et leurs capacités économiques. Mais, en phase de récession économique, ceux qui étaient les bons payeurs peuvent devenir les mauvais payeurs.

Si nous ne voulons pas nous adresser à une société qui offre des renseignements sur la solvabilité des entreprises, il faut donc prendre quelque précaution.

Anticiper

Si nous avons un nouveau client, au moment de la commande ou de la livraison, il est essentiel de demander le versement d’un acompte. Celui-ci sert à couvrir le prix de revient, représenté par la somme des coûts occasionnés par la production et la distribution d’un bien ou d’un service. Dans ce cas, s’il s’agit d’un mauvais payeur, nous aurons au moins couvert les coûts.

Préparer un budget de trésorerie

Pour payer les frais fixes (loyer, salaires. etc.) et variables (achat de matériel, etc.), il est important d’encaisser les créances dans les délais. La préparation d’un budget de trésorerie, qui sert à prévoir l’évolution des liquidités sur 12 mois, est donc indispensable. Ce plan de trésorerie devra être actualisé en permanence.

Le budget de trésorerie est un tableau de bord constitué par les rentrées d’argent (encaissements) et les sorties (décaissements).

Le solde doit toujours être positif. Dans le cas contraire, il y aurait un déficit de trésorerie. Ce déficit pourrait être causé principalement par deux motifs :

• une sous-évaluation de besoin en fonds de roulement
• un mauvais suivi des rentrées d’argent

A certaines périodes de l’année  un manque de liquidités peut mettre en péril la survie de l’entreprise. Avec le budget de trésorerie, il est possible de prévoir les ressources nécessaires  et de chercher des solutions de financement à court terme, afin d’éviter le risque d’insolvabilité.

Pour déterminer la trésorerie disponible (ou déficit) à un moment donné, la formule est la suivante :

solde trésorerie initiale + total encaissements prévus - total décaissements prévus = solde trésorerie finale

Contrôler et réagir

Le contrôle de l’encaissement des factures est donc fondamental. Afin de réduire les délais d’encaissement, il est primordial de :

• négocier un paiement à 30 jours
• prendre des nouvelles du client avant la date d’échéance de paiement, en demandant par exemple s’il a bien reçu la facture

S’il existe des retards dans les encaissements, il est nécessaire d’envoyer un rappel à son débiteur en fixant un nouveau délai de paiement à 10 jours. Si, après ce nouveau délai, le montant n’est pas encaissé, nous envoyons un dernier rappel en mentionnant que si le montant dû n’est pas payé dans un délai de 5 jours ouvrables, l’entreprise demandera à l’Office des poursuites d’adresser un commandement de payer au débiteur.

Conclusion

Les problèmes de trésorerie sont presque inévitables. Pour contourner un manque de liquidités il faut être très vigilant et suivre régulièrement  les entrées et les sorties d’argent, réduire les risques d’impayés et bien gérer la relation avec son banquier !

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