S’il est un métier qui devrait, théoriquement, ne jamais connaître la crise, c’est bien celui d’assistant administratif ! Les tâches à effectuer sont si nombreuses qu’il y aura toujours besoin de lui et de ses compétences.
En effet, ce dernier est un personnage essentiel dans le bon fonctionnement de toute entreprise. Il est un rouage incontournable. Il assure la gestion administrative, bien évidemment, et constitue un lien, une passerelle entre les différents services.
Mais au fond, qu’est-ce qui rend l’assistant administratif si précieux pour son employeur ? Les raisons peuvent être variées, mais nous allons tenter dans cet article de mettre une compétence clé en valeur : la polyvalence.
Dès lors, nous allons distinguer l’aspect purement métier, c’est-à-dire le « savoir-faire », et la partie relationnelle et comportementale, ce que nous appelons le « savoir-être ».
Polyvalence : entre savoir-faire et savoir-être
Ces deux termes sont étroitement liés dans la mesure où il est impossible de dissocier les deux éléments : avoir de nombreuses compétences métier permettra à l’assistant administratif d’exécuter ses tâches dans les meilleures conditions possibles et de maîtriser son sujet. Voici une liste non-exhaustive des principales compétences métier : la rédaction de courriers divers, la prise de procès-verbaux, la gestion des courriels, la prise des appels téléphoniques, etc. Des connaissances en comptabilité et en ressources humaines sont également demandées, nous verrons ceci plus en détails ultérieurement. En effet, un assistant administratif peut être amené à gérer la facturation, les paiements ou encore la saisie des écritures comptables. De plus, il lui sera également demandé dans certains cas d’apporter un soutien administratif au service des ressources humaines, notamment en aidant à la rédaction des certificats de travail, en rédigeant les offres d’emploi ou encore en renseignant par exemple les collaborateurs qui auraient des questions relatives à leur bulletin de salaire.
La « positive attitude »
Cependant, pour que le travail soit exécuté de manière optimale, il faut également que l’assistant administratif adopte un excellent état d’esprit. En effet, il se doit d’être dynamique, c’est-à-dire faire preuve d’énergie et de motivation afin de gérer au mieux la volumétrie de son travail, laquelle peut vite être importante. A cet effet, le sens des priorités et les capacités organisationnelles de l’assistant administratif seront ses plus fidèles atouts. Une excellente méthode pour organiser au mieux son travail de manière structurée et efficace est de rédiger une « liste des tâches à effectuer » et de s’y tenir le plus scrupuleusement possible.
Avoir le sens du service : indispensable !
L’assistant administratif doit également faire preuve de flexibilité, car il est tout à fait possible de devoir rapidement passer à une toute autre tâche, en fonction du degré d’urgence de cette dernière. En effet, lorsqu’un collaborateur est absent, c’est bien souvent à l’employé administratif que l’on pense pour remplacer ce dernier de manière plus ou moins longue. L’avantage de l’assistant administratif est ici sa polyvalence justement, car il possède des connaissances administratives, comptables et en ressources humaines, ce qui lui permet d’être formé rapidement sur une tâche qui n’est pas la sienne.
Il faut également faire preuve de disponibilité, car l’assistant administratif a souvent le rôle de relais au sein d’une entreprise. De ce fait, il lui est souvent demandé de gérer les appels téléphoniques, de traiter les courriels et de renseigner toute personne susceptible de le solliciter, tels les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les visiteurs, etc. A cet effet, le principal allié de l’assistant administratif sera son état d’esprit. Il est évidemment capital de montrer une bonne humeur permanente et d’adopter un langage courtois et adéquat. L’assistant administratif, de par le rôle central qu’il occupe au sein de l’entreprise, constitue souvent l’image de cette dernière.
De la théorie à la pratique
A titre d’exemple personnel, lorsque j’évoluais au sein du service comptable de l’Office des Poursuites de Genève, j’attachais une importance toute particulière à la gestion des appels téléphoniques entrants. En effet, nous recevions parfois plus de 100 appels quotidiens et il était très important d’employer un langage clair avec les administrés. Beaucoup d’appels téléphoniques étaient difficiles à gérer, en raison des situations des personnes qui nous contactaient. Dès lors, mon rôle premier était de calmer les administrés avec bienveillance. Je faisais preuve d’empathie et je devais avoir une écoute attentive. Ainsi, je parvenais rapidement à faire redescendre la pression et pouvais dès lors renseigner la personne de manière efficace.
Au final, l’appel téléphonique se terminait souvent avec des remerciements à mon égard, et les administrés me demandaient régulièrement s’ils pouvaient prendre mon nom afin de pouvoir traiter directement, lors de leurs prochaines demandes. C’était pour moi la preuve que mon travail avait été bien fait.
Compétences linguistiques
Mais ce n’est pas tout. L’assistant administratif doit également posséder de très bonnes compétences linguistiques, car il peut être amené à utiliser les langues étrangères, que ce soit directement au sein de l’entreprise, par courriel ou encore par téléphone. Genève et la Suisse de manière générale possèdent bon nombre d’entreprises internationales, de ce fait la maîtrise de l’anglais (au minimum un niveau B2, l’équivalent du certificat First) sera souvent un critère demandé. En outre, la maîtrise d’autres langues étrangères constitue un véritable atout au moment de convaincre un potentiel recruteur.
Comptabilité et ressources humaines
De plus, des connaissances en comptabilité ainsi qu’au niveau des ressources humaines sont souvent demandées et appréciées des recruteurs, car elles permettent à l’assistant administratif d’étendre ses compétences et d’augmenter ainsi encore un peu son importance au sein de l’entreprise. En effet, un assistant administratif peut être amené à gérer la facturation, les paiements ou encore la saisie des écritures comptables.
De plus, il lui sera également demandé dans certains cas d’apporter un soutien administratif au service des ressources humaines, notamment en aidant à la rédaction des certificats de travail, en rédigeant les offres d’emploi sur Internet ou encore en renseignant par exemple les collaborateurs qui auraient des questions relatives à leur bulletin de salaire.
L’assistant administratif est, en quelque sorte, le collaborateur ultime, l’employé parfait. Il maîtrise de nombreuses tâches aussi variées qu’intéressantes. Il peut passer d’une tâche comptable complexe à la rédaction d’un procès-verbal sans la moindre difficulté. Il peut répondre à un courriel en français tout en réceptionnant un appel téléphonique en anglais. Il est même capable d’effectuer ses tâches de manière autonome tout en assurant en même temps la formation d’un apprenti ou d’un stagiaire ! C’est dire à quel point il est précieux, quand bien même son rôle n’est parfois pas suffisamment mis en valeur…
En conclusion, tout assistant administratif qui souhaite faire preuve d’efficience doit avant tout user de sa polyvalence !
Lectures complémentaires :
Assistante administrative : Secrétaire scolaire pour les écoles primaires
Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ?
L’assistante administrative caméléon
Photo credit : alphaspirit via depositphotos.com
