L’agent en information documentaire, le lien entre les documents et le public

Dans notre série d’article sur les compétences clés, voici celles de l'agent en information documentaire qui doit savoir non seulement communiquer avec le public et s'adapter à celui-ci, mais aussi avoir une très bonne organisation pour mener à bien son travail. La passion des livres est également une qualité essentielle pour répondre au mieux au public.

Un agent en information documentaire peut travailler dans différents endroits, que ce soit dans une bibliothèque, des archives, ou un centre de documentation, où il est amené à effectuer différentes tâches. Dans une bibliothèque ou une médiathèque, il a beaucoup de contacts avec les usagers, que ce soit un public plus spécialisé dans des bibliothèques scolaires et universitaires, ou un public plus large dans les bibliothèques publiques. A l’inverse, aux archives, les contacts avec le public sont moindres et il travaille souvent dans les dépôts. Enfin, dans les centres de documentation, son travail consiste à rassembler des informations sur des thèmes précis, liés à l’actualité.

Cependant ses tâches restent en général les mêmes. Il est en charge de l’accueil du public, du prêt et du retour des documents, ainsi que d’aider les usagers dans leurs recherches. Ceci n’est que la partie visible de son travail. En effet, il existe toute une partie technique qui concerne les commandes et les réceptions des nouveautés, le catalogage, le rangement des documents, la réparation des livres s’ils sont abîmés, l’élimination de ceux qui ne sont plus utiles. Il effectue également la mise à jour des différentes bases de données, ainsi que des inventaires réguliers. Il fait donc le lien entre les documents et les usagers, les conseillant et les aidant à trouver ce dont ils ont besoin. Pour avoir plus de détails sur ses différentes tâches, vous pouvez lire « Regard sur le métier d’agent en information documentaire ».

Un agent en information documentaire doit avoir certaines compétences, afin de pouvoir effectuer son travail correctement. Parmi celles-ci, un esprit curieux, la passion des livres ainsi qu’une bonne culture générale sont importants pour ce métier. L’aisance dans le domaine technologique est également essentielle, car le travail quotidien en dépend. En plus de ces compétences générales, nous pouvons définir trois compétences importantes :

Organisation

En premier lieu, un agent en information documentaire sait faire preuve d’organisation dans ses différentes activités, afin d’atteindre les buts fixés, dans les délais. Cela demande de la flexiblité, car il est souvent interrompu dans son travail par le téléphone ou encore l’arrivée d’un client. Il est donc capable de changer rapidement d’activité, et de savoir ensuite où il en était.

De plus, les différentes tâches qu’il exerce, telles que le classement, l’indexation ou encore la réception d’ouvrages requièrent des capacités d’organisation et de précision. Quand il reçoit des nouveaux ouvrages, il contrôle les commandes à la réception. Parfois, il est amené à rappeler le fournisseur qui a du retard dans la livraison, par exemple.

Enfin, il vérifie régulièrement les documents en retard, envoyant un rappel aux lecteurs concernés. Il fait aussi un inventaire régulier des documents que la bibliothèque possède. Ceci permet de noter les livres manquants, ainsi que de retrouver certains livres mal classés ou oubliés au fond d’un rayon.

Capacité d’adaptation

Un agent en information documentaire est également capable de s’adapter aux différentes circonstances qu’il rencontre, ainsi qu’aux personnes qu’il est amené à côtoyer durant son travail. Par ailleurs, il est aussi ouvert aux changements technologiques, comme par exemple l’apparition des documents électroniques.

Il sait également faire face aux différentes demandes, et aider les usagers à trouver les informations demandées grâce aux catalogues et autres outils à disposition. De plus, il est amené à expliquer l’utilisation de ces différents instruments de recherche aux lecteurs, afin qu’ils puissent se débrouiller eux-même par la suite. Dans ce cas, il s’adapte à la personne face à lui. En effet, il explique de manière différente selon les connaissances informatiques de la personne.

Lorsque la bibliothèque ne possède pas les documents demandés, il peut aussi conseiller au lecteur d’aller dans une autre plus appropriée aux besoins des usagers. Ainsi, il doit connaître les fonds des autres bibliothèques, ou en tout cas savoir comment trouver ces informations. Il peut travailler tant seul qu’en équipe, et doit savoir faire preuve d’initiative et trouver des solutions aux problèmes auxquels il pourrait faire face.

Communication

Une autre compétence importante pour un agent en information documentaire est la communication. Il doit pouvoir se montrer à l’aise avec les gens, et aimer le contact avec eux. Tout d’abord, il doit avoir de bonnes relations avec ses collègues, étant donné qu’ils se voient tous les jours et travaillent ensemble. Ils doivent ainsi pouvoir communiquer facilement, et s’entraider en cas de besoin. La communication avec le public lui permet d’aider et de renseigner les usagers en fonction de leurs attentes.

Il doit aussi être ouvert au dialogue et peut être amené à résoudre des conflits, que ce soit avec ses collègues ou le public, étant donné qu’il fréquente des personnes très différentes. Ainsi, en toute circonstance, il doit savoir faire face et rester calme, tout en faisant preuve d’une certaine diplomatie.

Il sait aussi se montrer à l’aise devant des groupes de personnes, lorsque la bibliothèque organise des expositions, ou des séances d’informations sur différents thèmes. Par exemple, certaines bibliothèques organisent souvent des expositions sur différents thèmes, comme les manuscrits anciens, l’écologie, l’art, ou encore l’histoire locale, tandis qu les bibliothèques jeunesse organisent des lectures de contes. Ces expositions ont pour but de faire découvrir certains sujets plus ou moins connus, ainsi que de mettre en valeur les fonds de la bibliothèque.

Conclusion

Un agent en information documentaire se doit d’être polyvalent, savoir effectuer différentes tâches, tant administratives que sociales. Il aime le contact avec les gens, que ce soit avec ses collègues ou les clients ainsi que conseiller, aider et expliquer l’usage de la bibliothèque aux lecteurs. Il touche ainsi plusieurs domaines, principalement dans les petites structures. Dans les plus grandes, il existe différents services, ce qui implique qu’il est plus spécialisé dans un domaine, comme le catalogage, le prêt, dans la gestion des vidéos ou des magazines par exemple. Il fait ainsi véritablement le lien entre les documents et les usagers.

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