L’avantage de l’administration, c’est que toutes les entreprises et leur département ont besoin d’un pôle administration. Nous avons un panel de possibilités. Mon ambition serait de travailler dans les secteurs de la culture ou du social.
L’assistante administrative apporte un soutien administratif à une équipe ou un cadre. Elle fait le lien entre l’entreprise et l’extérieur. Elle intervient à tous les niveaux de l'entreprise et sait s'adapter à toutes les situations qu'elle rencontre. C'est un véritable caméléon.
L’accueil du public
Grâce à son sourire et à sa bienveillance, mais aussi à son sens de l’organisation, l’assistante administrative accueille les visiteurs, que ce soit à la réception ou au téléphone. Elle fournit les renseignements adéquats en fonction de leurs demandes et doit donc faire preuve d’une très bonne écoute, afin de définir leurs besoins. Elle met également en relation les visiteurs avec la bonne personne dans l’entreprise. Une grande aisance à parler et à interagir avec un public est un atout de taille pour l'assistante caméléon, qui s'adapte à son public.
Gestion et rédaction du courrier
Dès la réception du courrier par mail, poste ou DHL, l’assistante administrative prend en charge le tri et la distribution de celui-ci pour ensuite le dispatcher dans les différents services. Lors d'envois de colis ou de lettres, elle s’occupe d’affranchir le courrier par le biais du site de la poste ou d’un service de transport.
Elle s’occupe aussi de la rédaction d’emails commerciaux, de procès-verbaux et de divers documents. Une bonne maîtrise des logiciels Outlook et Microsoft office package est essentiel dans son travail. En effet, elle est souvent amenée à mettre en page des documents. Une expérience des sites de la poste et de DHL est un plus.
Coordination entre les équipes
Un des points essentiels dans le travail de l’assistante administrative est de saisir les données des présences et absences quotidiennement avec une grande assiduité. Elle est aussi le lien entre toutes les équipes, la glu qui tient la structure. Il est important d’avoir une attitude de diplomate et de force tranquille en toutes circonstances. Il faut également faire preuve d'une grande adaptabilité à toute situation. Par exemple, lors d’un envoi marketing, j’ai dû créer une nouvelle procédure de conditionnement adaptée à la main d’œuvre et réussir à finir à temps, selon les deadlines de la production. Ici encore, l'assistante caméléon sait s'adapter à ses collègues, et à leurs besoins, tout en respectant les impératifs de son travail.
Organisation
Avec un esprit pratique, une vision d’ensemble et tournée vers l’avenir, l’assistante prépare et organise les agendas, les événements et les déplacements de la société.
Gestion de l’économat et facturation
Avec un œil pour le détail, l’assistante fait toujours attention à l’économat pour ne jamais être en rupture d’une fourniture. Pour cela, elle vérifie l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer. Elle est responsable de la facturation.
Formation et expérience
Le CFC est une bonne formation de base avec une expérience d’une ou deux années en plus. Faire le certificat d’assistant en gestion du personnel (assistant RH) est une possibilité d’évolution afin d’avoir un cahier des charges varié.
L'assistante administrative est un véritable caméléon, qui s'adapte à son public, à ses collègues et aux différentes missions qui lui sont confiées. Elle interagit à tous les niveaux de l'entreprise, fait le lien avec l'extérieur. Elle représente au final l'image de l'entreprise.
Lectures complémentaires :
D’assistant administratif à assistant RH : Il n’y a qu’un pas ! par Natan Lüscher
Assistant administratif dans la Police Cantonale de Genève : une vocation par Egzona Rexhepi
Assistant administratif dans le social : Au service de l’autre par Noe Salomon
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