L’assistante administrative dans une mesure de réinsertion professionnelle

Une mesure de réinsertion professionnelle pour adultes dispose de nombreux cours qui sont conçus pour aider, accompagner les participants dans leurs recherches d’emploi ou dans une reconversion professionnelle.

Le temps où nous n’exercions qu’un seul et unique métier dans notre carrière est bel et bien révolu, aujourd’hui il faut compter plutôt autour de cinq. Ces mesures nous permettent de suivre différents cours qui vont de la réalisation de CV minute, à la création et à l’activation d’un réseau professionnel, en passant par des simulations d’entretien, des formations en bureautique, en management, un bilan de compétences et j’en passe!

Nous nous sommes intéressés à un de ces dispositifs qui souhaite cependant rester anonyme. Il dispose de plus de quatre-vingt cours, dispensés à treize participants chacun, par neuf formateurs. Sans oublier les 600 CV minutes annuels. Il y a de quoi s’améliorer et augmenter ses chances pour un retour à l’emploi rapide et efficace.

L’assistante, c’est qui ?

Ne nous mentons pas! L’assistante administrative est le pilier de la réception et du secrétariat.

Cela peut paraître prétentieux, mais voici pourquoi nous espérons pouvoir effacer l’image de l’assistante qui est là pour faire joli dans le paysage, qui mâchouille son stylo et qui n’est pas capable de prendre un message correctement. N’oubliez pas que, si malgré vos cinquante coups de téléphone, la personne que vous cherchez ne vous a toujours pas rappelé, ce n’est pas forcement de sa faute! Votre interlocuteur n’a peut être juste pas le temps ou l’envie de vous rappeler.

En effet, lorsque tout se passe pour le mieux tout le monde est satisfait, car tout est sous contrôle et tout va « comme sur des roulettes ». C’est normal, car elle assure ! Mais nous avons tendance à oublier que son travail est varié et trop souvent inconnu, car en grande partie invisible, comme l’était l’iceberg dans Titanic.

Généralement, nous ne réalisons pas tout ce qui est géré par l’assistante administrative. Les rares fois où nous pourrions nous rendre compte de tout ce qu’elle fait pour l’entreprise, c’est lorsqu’elle est malade (à noter qu’une assistante n’est JAMAIS malade, professionnalisme oblige) ou en vacances (elle en a aussi besoin, comme tout un chacun), mais ce n’est pas un bon exemple non plus, car elle aura tout organisé et anticipé avant son départ.

Combien de personne gèrent le support administratif ?

Le support administratif est géré par une ou deux assistantes administratives, et éventuellement une apprentie. Vous vous direz que deux c’est déjà beaucoup, mais quand vous connaîtrez toutes les tâches qui lui incombent... Ciel ! Comment fait-elle pour faire tout cela toute seule?

Ce fameux cahier des charges, que nous apprend-il sur le job d’assistante?

Elle assure la réception physique et téléphonique, la prise de procès-verbaux lors des séances de la direction.

Elle gère tous ce qui est relatif à l’administratif du bureau et des cours, la liste des participants, les inscriptions, le suivi des présences-absences, les confirmations aux conseillers, le planning des salles et des formateurs, la relecture des cv…

Elle s’occupe également de la caisse, de l’économat.

Elle se charge d’envoyer des comptes-rendus de cours et des documents créés par les participants aux conseillers de l’office cantonal de l’emploi.

Et il en manque, croyez-nous. (Mais là, nous sommes sûrs que vous êtes à bout  de souffle)

En résumé, si vous ne devez vous souvenir que d’une chose : L’assistante administrative « FAIT TOUT ».

A quoi ressemble une journée type ?

Cela commence dans la salle de bain très tôt. Comme l’assistante est la carte de visite de l’entreprise, elle est  la première et la dernière personne que le client verra. La présentation se doit d’être parfaite. C’est donc parti pour une révision complète, coiffure, tenue irréprochable et accessoires en accord avec le maquillage du jour. Et oui, une assistante est très axée sur les détails.

Le marathon va enfin pouvoir commencer. A noter que la journée commence officiellement à 8h00 mais qu’elle sera au bureau au minimum dix minutes avant, afin qu’à 8h00 tapantes, tout soit sous contrôle. Elle s’assure que toutes les salles de cours soient en ordre et bien attribuées aux bons formateurs. 07h59 : Elle peut débrancher le répondeur.

8h00’01’’: Premier appel de la journée. Arrivée des collaborateurs, des participants, contrôle des présences, transmission des messages, organisation du planning de la journée en fonction des mails, des priorités, des urgences et des surprises de dernière minute.

Il est maintenant 09h30, elle a déjà répondu quinze fois au téléphone, transféré un certain nombre d’appels, pris cinq messages et résolu trois problèmes majeurs. Le café préparé à 08h30 se trouve toujours sur son bureau, mais il est froid.

Il est 11h00, le facteur est passé, elle trie le courrier et le distribue à qui de droit. Au passage, son chef ne manque pas de lui demander de prendre le PV de la séance administrative qui aura lieu à 11h15 et de décaler son rendez-vous de 15h30 à demain à la même heure. Ce n’était pas prévu au programme, mais vu qu’elle est très bien organisée, elle lui répond que ce sera avec plaisir.

Midi, elle branche le répondeur, elle peut enfin souffler et manger.

13h30: le téléphone sonne pour la 32ème fois. Elle a imprimé et mis sous plis les factures, elle a mis à jour les fichiers en fonction des nouvelles entrées et sorties, fait le cumul des heures effectuées par les collaborateurs la semaine dernière, et rappelé à son chef de ne pas oublier de reprendre contact avec telle et telle personne pour fixer des entretiens.

15h00: ouf ! Elle respire un peu. Elle a 30 minutes devant elle pour faire le PV de la séance de ce matin et le transmettre à tous les collaborateurs par mail. A ce moment-là, elle s’aperçoit qu’un collaborateur a oublié d’enlever la réponse automatique annonçant ses vacances, alors qu’il est de retour depuis une semaine. Elle s’empresse donc de l’en informer. 16h00: Le téléphone recommence à sonner. Et effet, quand les gens sont en pause (10h00, 11h58, 13h00, 16h00 et 17h28), ils en profitent pour faire leurs appels privés, sans penser que la personne qui leur répondra aurait aussi envie de prendre une micro pause. Enfin bref…

Enfin 17h30… Elle fait le point sur ce qu’il lui reste à faire, rappelle à son patron qu’il n’a toujours pas contacté les futurs participants et qu’il serait judicieux qu’elle le fasse pour lui demain. De plus, elle lui rappelle que son épouse a appelé pour lui dire que l’aîné à raté son train et qu’elle part le chercher. Il doit donc impérativement aller chercher le petit au judo à 18h00.

La journée est finie. Tout s’est bien passé malgré les changements de dernière minute, le programme de la semaine est booké, elle va pouvoir jeter le café qui est toujours sur son bureau, mettre le répondeur en marche et tranquillement rentrer chez elle.

Quelles sont les compétences indispensables ?

Savoir-faire :

La gestion indépendante d’un secrétariat, la connaissance des outils informatiques de base, de bonnes connaissances des cours et de l'aisance rédactionnelle en français.

Savoir-être :

Polyvalence, entreprenante, organisation, esprit d’initiatives, intérêt pour la mesure, capacité à communiquer, entregent, disponibilité, patience, implication personnellement.

Sans oublier qu’elle est parfaite et indispensable, elle ne fait pas que travailler pour vous, elle pense pour vous, elle anticipe le moindre de vos besoins avant même que vous y ayez pensé.

A-t-elle des possibilités d’évolution ?

Tout est quasiment possible, car il ne tient qu’à elle de trouver quels sont ses besoins, ceux de l’entreprise, ainsi que ceux des collaborateurs, comment se rendre utile et se former au fur et à mesure. Sa grande polyvalence lui permet de s’adapter rapidement à toutes les situations, et ses connaissances lui donnent une facilité d’apprentissage exceptionnelle.

Alors pourquoi ne pas envisager une formation de maître d’apprentissage afin d’enseigner son savoir, de prendre un apprenti et de lui transmettre son expérience.

En conclusion, l’assistante administrative est un élément clé de la société. Une bonne assistante administrative est capable de faire tourner une entreprise sans la présence de ses supérieurs et sa force majeure consiste à être capable de le faire sans que personne ne s’en aperçoive.

Nous espérons qu’après ces quelques lignes, votre vision aura changé et que vous penserez à l’occasion à lui faire part de votre satisfaction, car croyez-nous, cela fait toujours plaisir !

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