Lors de l’article sur les notions fondamentales de la comptabilité financière, nous avons discerné différents éléments des états financiers à savoir les actifs, les passifs, les capitaux propres, les produits et les charges. Dans cet article, nous vous expliquons comment ceux-ci se subdivisent dans un plan comptable, comment un tel plan est utilisé, ainsi que le fonctionnement d’une écriture comptable.
Fonctionnement d’une écriture comptable
Il s’agit tout d’abord d’expliquer le principe de partie double de l’écriture comptable. En effet, il existe toujours deux parties distinctes d’une écriture comptable : un débit et un crédit. Cela existe, car chaque écriture comptable doit avoir une contrepartie. Les montants au débit doivent égaler ceux du crédit. Grâce à cette logique, il va être possible de retracer chaque mouvement de compte et permettre également de détailler les différents flux de l’entreprise. Une écriture comptable va donc servir à l’élaboration de données fiables et comparables pour les entreprises et les investisseurs.
Dans une écriture comptable passée dans le journal (recueil des écritures comptables), nous allons trouver certaines données spécifiques et obligatoires à la bonne tenue de la comptabilité :
- La date de l’opération
- Les numéros de compte du plan comptable
- Les noms des comptes liés aux numéros
- Un libellé (titre explicatif de l’opération)
- Au moins un compte débité
- Au moins un compte crédité
Il existe également des données de numéro d’écriture, de numéro de chèque, de pièce comptable, de solde et encore d’autres informations en lien avec l’activité d’une société ou d’un certain niveau de détails choisi par les comptables ou le management.
Dans cet exemple, nous avons une écriture comptable d’un achat de marchandise sur territoire du fait de l’existence de la TVA. A chaque transaction interne au pays, il y aura une TVA à encaisser (si on achète) ou à décaisser (si on vend). Le paiement ou la réception d’un montant de TVA dépend des achats et des ventes totaux. Si on achète plus qu’on ne vend, le décompte TVA sera en faveur de l’entreprise dans le sens qu’elle va recevoir un montant de la part de l’Etat.
Nous remarquons ici les données essentielles à une écriture comptable, comme le numéro d’écriture, le numéro de compte, etc. De plus, vous remarquerez que le montant des débits est égal à celui du crédit. Dans un second temps, il faudra payer le fournisseur :
Cet exemple montre l’importance d’un plan comptable, car il permet d’organiser les comptes de manière à pouvoir se retrouver dans les écritures. Il permet également la recherche de données spécifiques. Par exemple, il est possible de pouvoir vérifier si un client ou un fournisseur possède un solde ouvert dans une entreprise. Cela permet donc à celle-ci de savoir si elle doit payer le fournisseur ou doit recevoir des fonds, s’il reste des factures ouvertes.
Utilité d’un plan comptable
Un plan comptable permet tout d’abord à une société d’enregistrer ses écritures comptables dans les comptes appropriés et facilite ainsi la gestion de l’entreprise. En effet, il facilite les vérifications d’entrées et de sorties monétaires, la gestion des investissements, le suivi des factures ouvertes des clients et des fournisseurs, et il donne les valeurs précises des propriétés de l’entreprise.
De plus, il accorde à l’entreprise de pouvoir vérifier sa santé financière, de réconcilier les comptes bancaires, de contrôler les dettes et les annuités ou encore d’évaluer les avoirs et les capitaux de la compagnie. Finalement, il harmonise les normes comptables nationales ou internationales avec l’utilisation de numéros de comptes distincts qui sont généralement les mêmes pour toutes les entreprises d’un pays ou pour toutes celles qui commercent à l’international.
Le plan comptable
Nous prenons dans cet exemple un plan comptable d’une société suisse. Comme expliqué, les plans changent d’un pays à l’autre.
Le plan comptable permet de classer les comptes selon leurs différentes natures. Nous avons vu les principaux comptes, à savoir : Actifs, Passifs, Capitaux Propres, Produits et Charges. L’organisation de ces comptes est un peu spéciale dans un plan comptable, car elle est faite pour détailler un maximum de comptes.
Les numéros de comptes sont généralement constitués de quatre chiffres : Le premier donne l’information sur la catégorie de compte utilisé : 1) Actifs 2) Passifs 3) Produits 4) Charges de matériel et tiers 5) Charges du personnel 6) Autres Charges 7) Résultat de l’activité annexe 8) Résultat extraordinaire 9) Clôture.
Ensuite, il y aura une subdivision des comptes avec les dizaines, centaines et milliers. Par exemple, 10) Actifs circulants, 100) Liquidités, 1020) Banque. Nous voyons ici les catégorisations en fonction du type d’actif, de ce dont il s’agit et du détail du compte ciblé. Un autre exemple : 2) Passif, 24) Dettes à long terme, 240) Dettes à long terme rémunérées, 2450) Emprunts. Ces deux comptes sont très spécifiques et très subdivisés.
Pour les autres chiffres (3 à 9), les choses sont plus simples. En effet, ces comptes touchent pour la plupart aux comptes de résultat et les divisions sont plus simples. Par exemple, 3) Chiffre d’affaires, 3200) Ventes de marchandises, 5) Charges de personnel, 5000) Salaires, etc.
Les comptes 9) sont des comptes de clôture qui vont permettre de solder, c’est-à-dire de faire une écriture du montant restant, soit au débit, soit au crédit, afin de mettre tous les comptes à zéro (La somme des débits doit donc être égale à la somme des crédits).
Un plan comptable varie selon les besoins de l’entreprise. Il est différent selon l’activité de la compagnie, mais garde une ossature générale similaire. Les différences se font donc dans les comptes de centaines et milliers.
Nous avons expliqué dans cet article le fonctionnement des écritures en partie double, à savoir que les montants aux débits et crédits doivent être exactement les mêmes. Puis, nous avons évoqué différentes données qui se trouvent dans une écriture comptable. Nous avons aussi détaillé quelles étaient les utilités d’avoir un plan comptable, pour faciliter les opérations et la gestion de l’entreprise. Finalement, nous avons détaillé le plan comptable lui-même et expliqué la logique de subdivision des dizaines, centaines et milliers.
Pour plus de détails sur les comptes : https://www.wecount.swiss/plan-comptable-suisse-pme-version-officielle-de-reference/
Lectures complémentaires :
Notions fondamentales de la comptabilité financière par Jonathan Oggier
Les principes de la comptabilité financière par Jonathan Oggier
Rôle et mission de la comptabilité par Natascia Alberio
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