Qu’est-ce que vous faites dans la vie ? Je suis responsable des finances et de l’administration ! En général, la première réaction est : « Woaw !» Mais en quoi est-ce que cela consiste exactement ?
Personne très importante et cadre de la direction dans une entreprise, une PME, et indispensable au sein d'une grande infrastructure, le responsable montre son professionnalisme dans ses fonctions managériales, grâce à son leadership, à beaucoup d'entregent, à ses qualités de négociateur et ce qui est primordial, en raison de sa maîtrise sans faille de la comptabilité.
Profil
Sa devise : l'optimisation des performances de toute entreprise, afin de lui garantir une bonne santé financière.
Sa personnalité : avoir de l'entregent et savoir négocier avec les banques, afin de discuter des meilleures investissements possibles pour le bon développement de l'entreprise.
Son travail : la supervision et la gestion financière, administrative et comptable, par une organisation et coordination des services efficaces, y compris en ce qui concerne la comptabilité générale et analytique.
Formation et cahier des charges
Le poste requiert un niveau de formation supérieur, tel qu’expert-comptable (diplômé ou expérience équivalente), comptable breveté (une expérience de plus de 10 ans en tant que chef comptable dans une entreprise, peut tout à fait être un équivalent), ou un niveau d'enseignement supérieur délivré par une école supérieure de commerce ou de gestion.
Il est assez rare qu'un jeune diplômé et débutant soit recruté directement. Comme indiqué ci-dessus, un cadre expérimenté, chef comptable ou financier, peut aussi aspirer à un tel poste.
Le responsable, avec les divers chefs des départements, pilote, planifie et coordonne :
- les tâches administratives (telles que le secrétariat, les ressources humaines et éventuellement le social)
- les tâches financières (telles que les liquidités de l'entreprise, les relations avec les banques et le fisc)
- les tâches comptables (telles que l’analyse des comptes, la préparation du bouclement final et le suivi du budget pendant toute l’année), de la société où il évolue.
Cette fonction se retrouve aussi bien dans une PME, une multinationale, une banque, une assurance, voir même dans le secteur publique.
En collaboration avec le responsable des ressources humaines, le responsable effectue le suivi et la gestion des modalités administratives et comptables concernant le personnel. Il s'emploie au recrutement des futurs collaborateurs, prépare les contrats pour les engagements selon les bases en vigueur, contrôle la saisie des salaires et effectue tous les liens entre la comptabilité des salaires, les charges sociales, les impôts à la source et les déclarations y afférentes.
Toujours conjointement avec le responsable des RH, il gère le suivi des absences (maladie, accident, vacances et diverses), il anticipe les futures mises à la retraite des collaborateurs et prépare les documents pour que tout soit en ordre lors de leur départ. Dans un autre registre, moins agréable, il s’occupe aussi des licenciements.
En négociation continue pour le compte de l’entreprise avec les partenaires externes :
- du côté des débiteurs d’une part : pour vérifier les échéanciers et pour lancer les procédures de recouvrements si nécessaire.
- du côté des créanciers d’autre part : pour décider des rabais à accorder à l'entreprise, pour assurer les contacts fréquents avec les assurances, l'organe de contrôle, le fisc et éventuellement les avocats.
Le responsable collecte toutes les données comptables, les analyse et assure la bonne tenue des comptes, donne les instructions nécessaires pour les éventuelles corrections, tout ceci en vue de préparer les écritures de bouclement pour la préparation du bilan final et des comptes de résultats. Le responsable s'occupe aussi de mettre en place les tableaux et les ratios de présentation pour la direction.
En complément à son travail de supervision, il dirige la bonne marche du service de comptabilité.
En cas d'absence du chef comptable, il doit être habilité à l'éventualité de saisir des écritures de la comptabilité générale et analytique, afin d’assurer la bonne tenue des échéanciers.
Finances
Le responsable gère le suivi du budget durant toute l'année en préparant et en contrôlant les données. Il analyse les écarts pour expliquer la situation lors du reporting à la direction. Sa supervision et sa gestion des liquidités et de la trésorerie de l'entreprise, ont un impact fondamental dans la qualité des contacts et les négociations avec les banques. Il doit préparer des tableaux d’investissement à court, moyen et long terme afin que la direction puisse évaluer la santé de l'entreprise et prendre des décisions pour le futur. Pour finir, il prépare et effectue les déclarations fiscales et taxes, telles que les impôts pour les personnes morales, les impôts immobiliers, la récupération de l'impôt anticipé, la taxe professionnelle communale et l'analyse des comptes pour la TVA.
L'utilité d'une telle personne réside dans le fait qu’il ou elle représente et est responsable du respect des obligations et de la réglementation, des aspects légaux et des procédures administratives de l’entreprise.
Ce poste permet aussi, la bonne coordination entre les chefs de départements, pour permettre une optimisation des performances et une bonne santé de l'entreprise.
Le responsable, concentre à lui tout seul, la présentation des informations de l'entreprise à la direction.
La direction recevant plusieurs informations à la fois, de plusieurs chefs de service différents, ne peut obtenir une vision consolidée de la situation générale de la société. L'absence d’une telle fonction au sein d'une entreprise peut avoir des conséquences graves sur sa bonne marche, telles que le manque de coordination, de planification et d'organisation entre les services concernés.
Crédit photo : Gerd Altmann de Freiburg via Pixabay under creative commons licence
En lisant le début de l'article, je suis obligé de dire "woaw!"
Avec toutes ces responsabilités clés au sein d'une entreprise, est-ce possible de définir dans une seule phrase (un 'elevator pitch', si vous voulez) le profil idéal d'un responsable des finances et de l’administration?
Merci Paul pour votre commentaire.
J’ai plaisir à vous donner le profil idéal :
Avec un brevet fédéral en finances et comptabilité, ou avoir une grande maîtrise en comptabilité, en finance et en gestion. Etre une personne rigoureuse et justifiant d'une expérience d'au moins 5 ans dans un poste de responsabilité. Il doit posséder les qualités nécessaires à la motivation d'une équipe, être un bon leader, diplomate, patient et avoir une vision stratégique avec un esprit d'entreprise.
Article agréable. On peut ressentir une sorte de passion de l'auteur tout au long de l'article. Je souhaiterais cependant poser une question : Comment motiveriez-vous un jeune à suivre une telle formation ? Merci d'avance pour votre réponse.
David Albrecht
Bonjour David,
merci pour votre commentaire et c’est avec grand plaisir que je vous répond :
La chose la plus importante, c'est " aimer les chiffres ". Ensuite, avoir quelqu'un qui a effectué le parcours, qui soit proche de vous, afin qu'il vous suive, vous aide et vous motive tout au long de votre formation. Ce qui a été mon cas et j'ai vraiment apprécié, surtout dans les moments où cela devenait très difficile.