Une assistante administrative est le « pilier » de toute entreprise. Que ce soit une multinationale ou une PME, elle est indispensable à son bon fonctionnement. Pourquoi ? Car une assistante administrative est un peu comme « une mère avec son enfant », elle veille au bon déroulement d’une journée de travail en s’assurant que les tâches soient définies et faites.
L’assistante administrative gère l’organisation de l’entreprise
Pour présenter ce métier de manière plus complète, prenons par exemple le travail au sein d'une société comme un média en ligne. Comment aide-t-elle au bon fonctionnement de l’entreprise ? Généralement en début de semaine, elle assiste à une réunion pour définir les tâches et les objectifs de chacun. Une fois la réunion terminée, elle prépare et envoie le PV aux encadrants et à ceux qui n’ont pas pu être présents pour qu’ils soient informés.
Ensuite, elle doit s’occuper des présences et des absences. Pourquoi ? Car si certaines personnes sont absentes, il faut tout de même que les tâches soient faites et donc répartir les charges de travail entre chaque employé.
Elle doit également vérifier les heures de travail. Comment faire ? Dans notre société type, c’est avec un système de badgeuse que cela fonctionne. C’est ainsi qu'il est possible de savoir si chaque employé fait ses heures. S’il y a des données qui manquent, elle peut directement voir avec les personnes en question. Pour ce faire, une assistante administrative doit aussi être capable de créer des bases de données où sauvegarder ces informations et les modifier en tout temps.
Une assistante personnelle au service des collaborateurs
Elle est aussi l’assistante de chaque personne dans l’entreprise. C’est elle qui reçoit différentes notifications et elle doit pouvoir les transmettre dans les plus brefs délais aux personnes concernées. Par exemple, si un employé a soudainement une urgence et doit quitter son travail. Celui-ci n’a peut-être pas le temps d’en avertir son chef direct ou alors ce dernier n’est peut-être pas disponible à ce moment-là. Alors c’est à elle de s’assurer qu’il reçoive le message à temps afin de partager les charges de travail avec ses collègues. C’est aussi elle qui s’occupe de « filtrer » les appels ou voire même les e-mails. Quand les encadrants sont occupés et ne peuvent être dérangés que pour des appels « urgents », c’est à elle de faire le tri. Certaines tâches doivent également être faites pour une certaine heure ou à une date précise. Alors si son chef ne peut les faire ou les terminer, il arrive souvent que ce soit à elle de s’en charger.
Pour cela une bonne assistante administrative doit avoir certaines qualités et compétences. La première qualité essentielle est d’être digne de confiance pour assurer les missions données et parfois même se charger de certaines tâches aux noms d’autres personnes. Ensuite, une autre qualité primordiale qu’elle doit avoir consiste à être polyvalente. En plus de son propre travail, elle doit souvent assister d’autres personnes dans leurs tâches et doit pouvoir aussi passer d’une personne à l’autre ou d’un service à l’autre sans jamais perdre le fil de son propre travail. En plus d’être polyvalente, il faut donc aussi qu’elle soit organisée. L’organisation est vraiment la clé pour un travail précis et bien fait. C’est cela qui permet de s’atteler à plusieurs tâches sans perdre le fil ou perdre du temps.
Il faut aussi être résistant au stress. Travailler sous pression n’est pas toujours facile, surtout quand nous sommes assaillis de questions où que d’autres ont besoin de notre aide. Cela peut créer des tensions, ce qui implique qu’il faut apprendre à se détacher et à relativiser. Bien entendu, les compétences élémentaires d’une bonne assistante administrative sont d’avoir une rédaction irréprochable, de savoir répondre au téléphone et d’utiliser les programmes informatiques usuels.
En conclusion, différentes compétences peuvent s’apprendre tout au long d’une carrière à travers des formations, etc. Mais pour être une bonne assistante administrative et ainsi devenir « cet élément indispensable de la chaîne », il faut rappelons-le une combinaison de qualités : une bonne résistance au stress, une grande polyvalence et un bon sens de l'organisation, puisque cette fonction est « le lien » non seulement entre chaque personne, mais aussi chaque département et ce peu importe la société.
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Avant de lire cet article, je n'avais aucune idée de tout le travail effectué par les admins pour qu'une entreprise puisse bien fonctionner. En fait, quand tout se déroule bien, tout va bien... mais dès qu'il y a un problème, on se rend compte que nous avons vraiment besoin de nos administratifs!
Merci Sara!!!
Merci Sarah Karroum pour cet article édifiant ... Je me permettrai de le partager car il dépeint très bien une partie de mes compétences ainsi que mes expériences passées... Bravo