Pourquoi est-il important pour une assistante administrative de savoir mettre en œuvre des mesures de marketing et de relations publiques ?
Comme l’assistante administrative participe à l'organisation pratique d'un service ou d'une équipe, elle occupe un poste-clé et indispensable à toute société. De plus, sans une bonne communication, il est très difficile de se faire un nom sur la place publique. Pour cette raison, il est nécessaire que les assistantes administratives participant au lancement d’un produit ou d’un service puissent définir par ordre d’importance les différents processus à mettre en place. Etant donné que les relations publiques sont l'ensemble des méthodes et des techniques utilisées par les entreprises pour informer le public de leurs réalisations et de promouvoir leur image de marque, l’assistante administrative a un rôle d’œuvrer dans ce sens.
L’assistante administrative prend en charge les différents aspects suivants, afin d’assurer une bonne communication au niveau du marketing et des relations publiques :
Analyser le marché et la situation conjoncturelle de son entreprise dans des domaines centraux
Avant toutes choses, il faut savoir à qui l’entreprise s’adresse et dans quel environnement celle-ci opère. Il s'agit d'une étape indispensable tant pour l'entrepreneur qui prévoit de créer une nouvelle firme, que pour celui qui veut lancer un nouveau produit, ou encore pour celui qui souhaite simplement connaître sa position sur le marché. Le rôle de l’assistante administrative dans ce cas consiste à accompagner cette analyse du marché avec les informations qui lui ont été communiquées.
Effectuer des opérations du marché et des recherches pour obtenir des informations sur les produits et les services
Afin de se fixer des objectifs et un budget correspondant, il est nécessaire d’analyser sa concurrence et de se pencher sur les caractéristiques de sa clientèle actuelle et future. Cela permettra de développer un produit ou un service qui répond à un besoin réel. Dans ce cas, l’assistante consulte les différentes bases de données qui lui permettront d’étudier les éléments principaux à prendre en considération.
Etre capable d’utiliser de manière ciblée des instruments de marketing afin d’acquérir et de fidéliser des clients
Il existe une multitude de canaux à emprunter, comme par exemple la TV, internet, la radio, les journaux, des flyers, des affiches, etc. afin d’acquérir et de fidéliser la clientèle. En ayant une bonne visibilité, l’entreprise a plus de chances d’augmenter sa clientèle et son chiffre d’affaire. En ce qui concerne les clients existants, la publicité comme les flyers avec des offres promotionnelles reste le meilleur moyen de les fidéliser. L’assistante administrative est alors sollicitée pour la création des différents supports de communication à mettre en place en collaboration avec le département marketing.
Etablir des statistiques permettant d’évaluer les programmes d’acquisition et de fidélisation de la clientèle
L’assistante établit les statistiques qui permettent de bien identifier les acquis de l'entreprise et d’avoir une vision globale de la situation et de l’évolution de ces derniers sur des périodes données. Celles-ci donnent également une bonne idée sur les progrès effectués et les objectifs à atteindre.
Calculer les coûts de fabrication, le prix de revient et la marge de produits choisis en suivant des indications détaillées
Après l’analyse faite par le département de production, l’assistante administrative participera au calcul des coûts liés au produit. Cette analyse est la plus importante à faire avant tout nouveau lancement, car c’est la seule façon de vérifier la rentabilité des produits, et de déterminer notamment le prix de vente.
En conclusion, les assistantes administratives travaillant en collaboration avec le marketing et les relations publiques doivent avoir une expérience au préalable dans ces domaines, notamment des connaissances du marché, des produits et/ou des services proposés. Elle doit également posséder un bon sens de la communication qui lui permettra d'acquérir et de fidéliser la clientèle.
Sources :
C'est sûr que les assistantes administratives sont la clef de la coordination. Elles regardent les procédures en détail, car les managers sont souvent préoccupés par d'autres affaires.