Les patrons de PME ont une vision globale et instinctive de la bonne marche de leur entreprise et ne considèrent parfois pas l’utilité d’une comptabilité tenue au jour le jour. Certes, ils connaissent leurs clients et les revenus qui peuvent en découler.
Plus les comptes débiteurs sont à jour, plus vite se feront les contrôles, les recherches et encore plus vite sera faite la détection d’éventuels impairs.
Des tableaux gigantesques répertoriant toutes les factures émises, leurs acomptes et versements, ainsi que les soldes dus sont élaborés par d’autres services alors que le programme comptable est capable de faire le même travail. Ces tableaux peuvent avoir certains avantages suivant l’organisation ou la taille de l’entreprise, cependant les risques d’écarts sont là quand bien même toute l’attention qui peut y être apportée. Une confusion dans les lignes, dans les dates, une inversion de chiffres, un oubli de centimes, la non transmission d’un avis bancaire, une annulation d’écritures, etc.
Lorsqu’un tableau est mis en place, soit manuellement, soit sur un tableur, il faut à tout moment rajouter une ligne, une colonne (le client a payé en plusieurs fois, par exemple) ou une indication spécifique et parfois imprimer de grands tableaux dont certaines informations ne sont pas nécessaires.
Le client X a-t-il soldé sa facture ? Si la comptabilité est tenue régulièrement, voire quotidiennement, la réponse est rapide. Le programme donne l’extrait du compte qui mentionne toutes les informations : dates et numéros de factures, les paiements, le solde. Quel plaisir de pouvoir avoir une réponse rapide et quasiment sûre !
Le relevé de la banque est un document incontournable, voire indispensable pour s’assurer de la juste saisie des entrées et des sorties d’argent. L’entreprise le reçoit au début de chaque mois pour le mois précédent. Si la comptabilité du compte bancaire coïncide au centime près avec le relevé bancaire, un grand pas est déjà fait. Si le compte bancaire dans les livres comptables n’est pas identique à celui de la banque, cela nécessite des recherches jusqu’à la perfection, car un centime peut dissimuler une importante erreur. Par le biais du relevé de la banque, toute inexactitude devient visible.
La banque émet et envoie quotidiennement les avis de débit ou de crédit. Pourquoi ne seraient-ils pas enregistrés dès réception ? Le compte bancaire serait à jour pour connaître les liquidités et pour consulter les rentrées et les sorties d’argent, puis contrôler si un paiement envoyé récemment a bien été effectué.
Les informations bancaires peuvent se trouver facilement « on line », mais il est tout de même agréable d’avoir le compte du client également « on line » et clair dans sa comptabilité.
Cette manière de travailler ne s’adresse pas à une fiduciaire traditionnelle qui gère beaucoup de mandats et qui ne reçoit pas les pièces comptables régulièrement, mais plutôt à une petite entreprise qui gère ses propres sociétés.
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Merci Janine Uldry pour cet article pertinent. En effet, si beaucoup de patrons de PME ont une vision globale et instinctive de la bonne marche de leur entreprise, mais ne regarde pas trop les chiffres eux-mêmes, c'est qu'ils font confiance à leur comptable interne ou externe. C'est donc une relation privilégiée et confidentielle entre 2 métiers complémentaires: manager et comptable. Il ne faut pas compter sur les banques : en général, elles interviennent quand les comptes de la PME sont négatifs ou décident soudainement de réduire votre limite de crédit, ce qui vous met le couteau sous la gorge.
Janine,
Comme on dit en anglais : every dollar matters. En d'autre termes, c'est les petites gouttes qui forment une rivière. Une PME comme celle mentionnée dans votre article, par exemple, ne peut pas se permettre de mal comptabiliser les mouvements de fonds. Sinon, c'est la mauvaise surprise de se retrouver dans le rouge, pour ensuite devoir faire recours à un crédit pour payer les frais de l'entreprise.
Carline Kelly