À priori, n’importe qui peut s’improviser organisateur d’événement. C’est le genre de métier qui « s’apprend sur le tas », oui mais…
Déjà quel type d’événement ? Culturel, corporate, informatif, professionnel, grand public, extérieur ? Sans oublier la durée, la périodicité, la restauration, la billetterie, la communication, le budget, les ressources nécessaires… les possibilités sont infinies, alors comment définir un métier en constante évolution qui ne demande pas les mêmes qualités ou compétences selon l’événement dont il est question ?
Évoluer dans le monde de l’événementiel requiert certaines qualités, dont les quatre « C » qui sont indispensables
- La curiosité: il faut s’intéresser à ce qui se fait, ce qui a déjà été fait et ce qui se fera. Il faut connaître les tendances du milieu dans lequel on exerce, tout en gardant une vision générale.
- La créativité: organiser une manifestation c’est « créer ». On ne part de rien pour arriver à une manifestation qui attire du monde, plaît et fonctionne. Et évidemment, parce que l’on se démarque en étant original, en proposant de la nouveauté.
- Le contact: avoir du réseau est indispensable pour organiser des événements, cela permet de réaliser ses idées les plus ambitieuses, de trouver ce que l’on cherche, d’obtenir de bons prix ou encore d’amener du public aux manifestations.
- La communication: l’événement ne peut exister sans son public. C’est pourquoi avoir des compétences en communication est indispensable à la bonne réussite d’une manifestation.
La communication comme point central
En effet, l’essence même de l’événement est de rassembler un public, au même endroit, au même moment. Il est donc primordial pour un organisateur de promouvoir sa manifestation. Pour ce faire, il doit avoir des notions de communication ou avoir quelqu’un de compétent qui s’en charge. Pour une communication réussie et donc un événement réussi il faut chronologiquement :
- Établir, après avoir vérifié la faisabilité d’un événement grâce à une étude de marché, une stratégie de communication événementielle. C’est-à-dire définir les moyens de communication à déployer en fonction de la stratégie et de la cible : professionnelle, grand public, âge, sexe, catégorie socio-professionnelle, etc.
- Se créer une identité visuelle. Une étape qui nécessite une étroite collaboration avec un graphiste et un web master: logo, visuels, textes, site internet, pages sur les réseaux sociaux.
- Concevoir et produire les outils de communication : dossier de presse, communiqué de presse, dossier de sponsoring, conférence de presse, interview, affiches, flyers, spots radio ou TV, billetterie, publicités, banderoles, happenings, concours, réseaux sociaux, invitations, ... les outils sont infinis, il faut faire preuve de créativité et d’originalité !
- Se charger des textes et de la cohérence du message sur tous les supports et à travers tous les canaux. Le communicant doit également s’assurer du bon déroulement de la campagne de communication et surtout de la bonne visibilité et de la promotion de la manifestation.
Les étapes clés de la mise en place d’un événement et les compétences requises pour chacune d’elles
- L’élaboration : on commence par étudier le concept et la faisabilité, puis on établit un budget.
- La conception et la communication : réservation de lieu, choix des prestataires et des fournisseurs, aménagements et matériel. Mise en place de la stratégie de communication afin de promouvoir l’événement auprès du public cible.
- La réalisation : veiller au bon déroulement de la manifestation, gérer les imprévus et les équipes.
- Post-production : l’heure du bilan avec la mise en évidence des points positifs et négatifs, erreurs et améliorations possibles.
En résumé, voici donc quelques qualités utiles, si ce n’est nécessaires, pour progresser dans ce milieu : l’adaptabilité, la bonne gestion du stress, le sens des priorités, la disponibilité et le dévouement pour son travail, le sens du détail, la gestion d’équipe, mais également l’humilité. En effet, il est important de savoir se tenir dans l’ombre. On pourrait croire que l’organisateur cherche la lumière, alors que le contraire est de rigueur.
La routine n’existe pas en événementiel
La force de ce métier réside dans l’infinité des possibilités, le fait de pouvoir toujours s’améliorer et évoluer. Cependant, il y a un point commun entre tous les événements : ils sont éphémères. De nombreux organisateurs se sentent vides, déprimés ou même inutiles lorsqu’une manifestation sur laquelle ils ont pu travailler pendant des mois, prend fin. On s’investit et on donne tout notre temps, la tension monte et monte encore à l’approche de la réalisation. On vit son événement, mais le temps passe vite car on est occupé dans tous les sens… et puis, plus rien.
Alors, on cherche à recommencer, encore et encore, pour ne pas sentir ce vide.
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