C’est quoi un manager des opérations et des services de l’hospitalité en événementiel ?
Le rôle d’un manager des opérations et des services de l’hospitalité dans l'événementiel consiste à organiser et à superviser le bon fonctionnement des flux de personnes à différents niveaux. Il garantit que chaque personne arrive, dorme, mange et reparte au bon endroit et au bon moment. Chaque acheminement doit être pensé et organisé de façon optimale, car derrière le déplacement d’une personne, il y a une réunion, un travail, un discours ou tout simplement une présence.
Et l’hospitalité, c’est quoi ?
L’hospitalité dans l’événementiel est extrêmement large. En quelques mots, ce sont tous les services dont un participant va profiter durant un événement ; du verre d’eau en libre-service dans les allées d’un centre des congrès, d’un festival ou encore d’une exposition à sa chambre d’hôtel, son chauffeur ou à la distribution de son badge. Cela concerne tous les avantages payants ou non, les services offerts aux participants d’un événement.
Que faut-il attendre du travail au quotidien ?
L’environnement de travail varie entre le bureau et les endroits où se jouent les événements.
Derrière chaque événement, se cachent de longs mois de préparation et d’organisation. La phase de préparation est dédiée à l’organisation de toutes les situations qui pourraient arriver, c’est-à-dire qu'il faut prévoir un plan A, B ou C. Des imprévus sans solution arriveront toujours, selon ceux qui travaillent dans ce domaine. C’est ce pourquoi ils aiment tant ce métier où ils doivent régler des problèmes tous les jours. Une bonne organisation, c’est-à-dire une préparation sérieuse, réduira le temps de réflexion pour trouver des solutions. Il faut donc savoir travailler efficacement et dans l’urgence.
Et le stress, dans tout ça ?
Une fois sur place pour la phase opérationnelle de l’événement, la gestion du stress est une des qualités principales à avoir. Les imprévus, les demandes soudaines et urgentes sont des situations communes, qui arrivent tout le temps.
Vous recevrez une demande, puis une autre, mais celle qui suit sera encore plus importante, selon la personne qui vous la demande. Il va falloir prioriser les demandes, et en tant que manager des opérations, ce sera à vous de décider de la priorité de chacune.
Les tâches sont-elles répétitives ?
Pour faire simple, oui et non.
L’organisation d’un événement aura toujours la même approche, en ce qui concerne la structure de la préparation, c’est-à-dire une étude de faisabilité, une évaluation des besoins, l’évaluation de la complexité de l’organisation des services, un compte-rendu et la mise en exécution.
Prenons par exemple le transfert de participants d’un aéroport vers un hôtel. Il n’y a pas mille façons de le faire : par bus, par métro, par taxi ou alors en voiture privée.
Cependant, organiser un bus de transfert à Paris, ce n’est pas la même chose qu’organiser un bus de transfert à Nairobi. Il y a différents facteurs qui rendront cette tâche non répétitive. Concernant la phase de préparation, il faut s’adapter à une culture de travail différente et une autre manière de communiquer. En tant que manager des opérations, vous êtes le client de vos prestataires. C’est donc à vous de fixer les règles, la façon de travailler et le rythme des opérations. Lorsque les cultures sont différentes, alors il y a toujours une phase d’adaptation.
Concernant la phase opérationnelle, c’est identique. Mais, un train qui n’arrive pas à destination à temps à Lyon, ce n’est pas non plus la même chose qu’à Pékin. L’environnement est différent, mais la façon de trouver les solutions est identique. Il faut chercher et être débrouillard. Cela nous amène à enchaîner sur une prochaine qualité très importante.
Être débrouillard, est-ce être autonome ?
Dans l’événementiel, oui. Cet article tourne beaucoup autour des problèmes à gérer, car c’est ça, l’événementiel.
L’organisation d’un événement se fait par une équipe où chacun a un rôle défini. Mais comme chaque personne a son rôle, vous aussi avez le vôtre. Il faut savoir réfléchir et trouver des solutions de manière autonome. Cela ne veut pas dire qu’on ne peut pas demander de l’aide ou alors apporter son aide à son équipe, mais chacun a ses préoccupations. Et quoi de mieux que de prouver à son équipe que l’on peut régler les problèmes par soi-même ?
Indépendant, mais pas isolé
Une équipe de travail dans l'événementiel, c’est comme une chaîne de vélo. Chaque maillon est essentiel pour permettre au vélo de rouler. Mais chaque maillon doit être assez solide pour s’accrocher à un pignon.
Votre équipe doit donc avoir confiance en vous et en votre manière de travailler. Vous devez donc vous montrer réfléchi, pro actif, axé sur les solutions, flexible et avoir un excellent esprit d’équipe.
Lectures complémentaires :
10 soft skills you learn when attending a hospitality management school par Diana Boldrini
L’organisation d’événements : vers une infinité de possibilités par Canelle Feuerstein
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