Je suis passionnée par la productivité en entreprise ainsi qu’à titre privé. Je suis maman de 3 adorables enfants et j’ai travaillé plus de 10 ans en tant qu’assistante administrative. J’ai ainsi vite appris qu’une gestion efficace du temps est importante pour arriver à délivrer les résultats attendus au travail.
Je partagerai avec vous certaines bonnes pratiques que j’ai acquises pour améliorer sa productivité et gagner en efficacité.
Il existe deux secteurs sur lesquels travailler pour améliorer sa productivité :
- Gérer son temps à partir de méthodes et astuces
- Optimiser son environnement de travail afin d’être plus productif.
Pour gérer son temps, les experts conseillent de se concentrer sur une tâche pour une période, suivie d’une pause de courte durée.
Nous commençons par vous présenter une méthode qui a fait ses preuves : la méthode Pomodoro.
La méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro, développée par Francesco Cirillio dans les années 80, met en pratique ce conseil. Cette technique se distingue par l’utilisation de quatre périodes ou sessions de 25 minutes qui sont séparées d’une pause de 5 minutes. Après les 4 sessions de concentrations à la tâche, l’individu prend une pause de 15 à 30 minutes avant de recommencer le cycle.
Voici 5 étapes à suivre pour assurer l’efficacité et la productivité au travail avec cette méthode :
- Préparer vos sessions de travail : définissez les tâches à accomplir pour la journée et découpez-les en session de 25 minutes.
- Dites non aux sources de distraction : avisez vos collègues, fermez la porte de votre bureau, mettez en pause toutes alertes de courriels et de téléphone. L’important est de s’isoler de toute source de distraction afin de mieux se concentrer.
- Réglez votre minuteur sur 25 minutes et travaillez sur votre tâche. Lorsque vous entendez la sonnerie pour indiquer la fin de la session, cochez comme complet la tâche sur votre liste et passez directement à la pause de 5 minutes avant de continuer avec la prochaine tâche.
- Prenez une pause de 5 minutes : marchez, prenez un café ou un verre d’eau, mais surtout, ne restez pas assis au bureau et ne consultez pas vos courriels ou vos sms durant cette pause, consacrez une session pour cette tâche.
- Répétez ce cycle et prenez une pause de 15 à 30 minutes après chaque 4ème Cette pause est importante pour vous détendre, afin de continuer et à être le plus efficace possible.
La méthode Pomodoro peut être adaptée selon les préférences des employés. Il est important qu’ils adoptent un rythme qui leur convient, que ce soit des sessions de plus de 25 minutes ou des pauses entre 5 et 15minutes et ce, afin de permettre la concentration et la productivité maximale.
Lectures complémentaires :
Ne pas sacrifier l’essentiel à l’urgent… Mon temps et celui des autres ! par Anouchka Neuvecelle
GBN Talk 4 : Kanban, gestion des workflows et amélioration continue p. 1 par Thierry Sorg
Credit photos : StockUnlimited
