Portrait métier : Assistante de gestion bancaire "comptes du personnel"

Une assistante de gestion des comptes du personnel reconnue est une collaboratrice de premier plan, autonome et responsable. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable de l’équipe et d’autres responsables de compte (RC). Elle détient un poste-clé, car elle doit assister, accompagner et garantir une relation de coopération, de confiance et de confidentialité avec ses supérieurs, les employés actifs, les expatriés, les retraités de la banque, ainsi qu’avec les services internes et externes de l'entité bancaire.

Elle est en mesure de gérer une multitude de tâches administratives, financières, commerciales et organisationnelles. Le degré de ses responsabilités et ses obligations peuvent s’avérer diverses et variées selon la taille, la spécificité et l’organisation de l’établissement.

Ses qualités personnelles pré-requises sont l’organisation, la rigueur, la discrétion, la fiabilité. Elle doit également posséder des compétences comme être responsable, consciencieuse, autonome, rigoureuse, avoir le sens de l’écoute et une aisance relationnelle, ainsi qu’apprécier la communication. L'assistante de gestion doit maîtriser la langue française et posséder un bon niveau d’anglais pour travailler à Genève. D’autres langues sont toujours de grands atouts pour un tel poste.

Une journée-type

Les journées sont actives et routinières avec certaines tâches administratives et obligations récurrentes. Toutefois, elles ne se ressemblent jamais, car l’imprévu est inhérent à la gestion bancaire.

Le téléphone et l’ordinateur sont les outils indispensables d’une assistante de gestion. Elle est automatiquement connectée à des sites financiers et boursiers, tels que « Bloomberg ou Telekurs » et au système informatique de la banque où elle a l’accès aux portefeuilles des employés rattachés à son groupe de gestion et par la même occasion à l’exploitation des autres programmes transversaux du logiciel.

Elle gère l’agenda des rendez-vous et la messagerie intranet « Outlook ou Lotusnote ». Au cours de la journée, divers services internes et externes, telles que «trésorerie – change – bourse – back-office» envoient des messages importants à tous les collaborateurs. Une assistante de gestion organisée se doit donc de savoir utiliser à bon escient l’outil de tri automatique du programme de messagerie, afin de gagner un temps précieux et de ne pas manquer l’essentiel.

La journée-type débute par la prise de connaissance des messages reçus, la réception et le tri du courrier, l’interrogation de l’échéancier qui contient les instructions préalablement agendés. Avant d’exécuter tous ces ordres, elle doit faire le contrôle de la bonne exécution des transactions de la veille et de la régularisation des comptes. Son travail consiste également à accomplir les tâches liées à sa fonction, telles qu’administrer le classement et envoyer des justificatifs et des documents à l’archivage.

Elle répond aux appels téléphoniques des employés, des collaborateurs des services internes et externes, renseigne sur le portefeuille titres, conseille sur les placements, assiste l’équipe de travail dans toutes circonstances, entreprend et maintient une relation de cordialité, de confiance et de confidentialité.

Lors des visites des retraités et expatriés, elle prépare et tient à leur disposition l’estimation de leur portefeuille avec les performances et les mouvements, le courrier « banque restante » ainsi que, sur demande, les listes des propositions de placement et produits conseillés par la banque. Puisqu'elle fait le suivi administratif et opérationnel des comptes et des dossiers des employés, elle vérifie auparavant les exigences de la mise en conformité des pièces, des justificatifs et des régularisations des documents dans le dossier du client, avec le Fichier Central, qui conserve toutes les données relatives aux clients.

Toutes les assistantes de gestion ont les compétences et les connaissances nécessaires pour ouvrir, muter et clôturer les comptes (physiques, morales et autres) dans le respect des normes directives CDB08 « Convention relative à l’obligation de diligence des banques », la LBA « Loi sur le blanchiment d’argent » et dans le respect de la déontologie et de l'éthique professionnelle de la FINMA «Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers ». Lors de l’ouverture d’une nouvelle relation, elle saisie les données du client dans le jeu de documents qu’elle fait compléter et signer par l’employé.

Une assistante de gestion « Comptes du Personnel » s'occupe également de :

La gestion commerciale

• Mettre en place des contrats de crédit et saisir la ligne de crédit pour les prêts personnels et les cautions
• Faire le suivi des demandes de garantie de loyer, commande de carte de crédit, débit, carte Travel Cash et clefs d’accès SecurID
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et statistiques, rapport sur le contrôle des activités sensibles

La gestion financière

• Suivi des balances, contrôle des transactions comptabilisés le jour précédent et régularisations des comptes et échéances (dépôt fiduciaire, prêts, change, ordre permanent)
• Saisir, exécuter et contrôler les ordres des clients (bourse, marché monétaire, change, transfert) via le logiciel informatique, émettre et encaisser des chèques
• Collaborer avec le Back-office trafic des paiements/investigation pour le suivi des incidents et résolutions des dossiers en suspens

Formation

Pour parvenir au poste d’assistante de gestion « comptes du personnel » ( au département des ressources humaines) le cursus est le même que celui d’une assistante de gestion de banque privée. Quelques formations à l’interne peuvent être envisagées et ainsi combler les quelques différences et spécificités entre ces deux postes. De même, il est possible pour une employée de banque de parvenir au poste d’une assistante reconnue. Elle doit explorer, élargir et parfaire ses connaissances et ses expériences dans divers services back-office et middle-office polyvalents, pendant quelques années.

Ensuite, il est nécessaire de compléter ses aptitudes professionnelles par des formations externes ou internes pour arriver à son objectif. Cette opportunité reste surtout réalisable, lorsque la jeunesse, la motivation, la curiosité professionnelle, l’appétit pour la connaissance, ainsi que l’aisance relationnelle et la passion pour la communication, entre autres, font partie des qualités personnelles de celle-ci. Le poste peut évoluer par une formation en gestion de fortune et management pour envisager la direction du service. L'assistante de gestion peut également offrir ses compétences, ses expériences et aptitudes à d’autres services transversaux dans le secteur bancaire.

Il faut souligner que ce poste est extrêmement enrichissant par la variété des tâches et des services que la banque offre aux employés. C’est un service qui permet à toute l’équipe de gestion du « comptes du personnel » d’avoir une très large vision sur les services que propose une banque. À travers le poste d’assistante, des liens de confiance, de collaboration, de respect, d’amitié et de richesse humaine se créent, parmi la diversité des nationalités rencontrées. C’est à travers la confiance, le respect, le partage et la collaboration avec un groupe où règne l’esprit d’équipe, avec un management rassembleur qu’une assistante peut s’épanouir.

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