Mode d'emploi d'une journée de travail dans le monde du négoce international des matières premières - Cargaison d'huile de tournesol - Embarquement par voie maritime.
Voici quelques compétences nécessaires pour être efficace dans ce métier.
La première compétence essentielle est une bonne gestion du stress. Dans le monde du négoce, cela bouge énormément et il faut être capable d’exécuter certaines tâches rapidement, parfois même dans l’extrême urgence. Il y a toujours énormément d’argent en jeu, il faut donc savoir gérer les priorités et avoir le sens des détails. Il est également indispensable d'être une personne organisée et structurée, afin d'être capable de gérer plusieurs navires, voire différentes commodités en même temps. Inutile de préciser qu’une bonne maîtrise de la langue anglaise est primordiale.
Il est difficile de définir une journée type dans ce métier, car chacune est différente. En règle générale, une journée commence par la lecture des e-mails reçus pendant la nuit, afin de traiter les choses urgentes.
Une personne qui travaille dans le département exécution d’une société de négoce est généralement responsable des tâches suivantes:
1. La vérification du contrat d’achat /vente
2. La vérification du contrat d’affrètement du navire, de la nomination du navire
3. La nomination des surveillants au chargement et au déchargement
4. Le suivi du chargement de la marchandise
5. L’appropriation (envoi des détails du chargement à l’acheteur)
6. La vérification des documents et la remise documentaire, le suivi des paiements
7. Le suivi du déchargement et selon la marchandise, la finalisation de la qualité et du poids
8. La création et le suivi du dossier "valeurs budgétées" jusqu'à sa clôture
Un exemple d’Incoterms les plus utilisés
FOB = Sans frais à bord
CIF = Coût assurance et fret
EXW = Sortie d'usine
DDP = Rendu droits acquittés au lieu de destination
1. Le contrat d’achat et de vente
Il est parfois impossible pour le trader (négociant) d’obtenir les mêmes conditions à l’achat qu’à la vente. Le rôle du département exécution est de vérifier scrupuleusement les conditions du contrat de la négociation jusqu’à la signature. Les points importants à vérifier sont les suivants :
- Dans le cadre d’un contrat de vente : Le fait de fournir tous les documents demandés.
- La fiabilité du client. Quand un trader négocie un contrat, il connaît sa contrepartie, mais dans le cas d’un nouveau client, il est primordial de vérifier sa solvabilité.
- La description de la marchandise, les paramètres de qualité, les analyses requises, l’origine, les termes de la vente, le prix, les conditions de livraison, les termes de paiement (lettre de crédit ou paiement cash, prépaiement, etc.), la destination (dans le cas où la destination se trouve dans la Communauté européenne, les analyses peuvent être très pointues : traces de pesticides, métaux, etc.), les documents requis, etc.
2. Le contrat d’affrètement du navire et la nomination
Dans le cas d'une vente CIF (Coût assurance et fret) ou CFR (coût et fret), le trader cherche un navire susceptible d’exécuter le chargement dans les dates contractuelles. Pour cela, il contacte son agent ou un armateur, afin de trouver un navire bien positionné à un taux de fret compétitif et ayant les caractéristiques requises par le contrat et la commodité.
A ce moment-là, il faut connaître la période de chargement, les détails de la marchandise, la quantité, le port de chargement et le port de déchargement. Une fois les détails du navire connus ainsi que l’année de construction de celui-ci, le département exécution vérifie auprès de la compagnie d’assurance si le navire est acceptable. Selon les cas (problèmes de sécurité ou de propreté), certaines compagnies d’assurance peuvent refuser certains navires ou demander une prime d’assurance plus élevée. Cette étape est donc très importante avant la conclusion du contrat d’affrètement.
Une fois le navire confirmé et fixé, le département exécution nomme le navire au vendeur et à l’acheteur ainsi qu'aux autorités portuaires.Il communique également les caractéristiques techniques du navire, la période de chargement, ainsi qu'une estimation de la date d’arrivée au port de chargement.
Par la suite, toutes les parties seront informées quotidiennement de la date d’arrivée au chargement.
3. La nomination du surveillant au chargement et déchargement
Dans la plus part des cas, il est nécessaire de nommer un surveillant au port de chargement. Avant l’arrivée du navire, le département exécution choisit une société de surveillance et lui envoie ses instructions : le nom du navire et la date approximative de son arrivée au port de chargement, la nature de la marchandise, la quantité à charger ainsi que les tâches à effectuer et les certificats à émettre. Le surveillant informe le département exécution de l’évolution du chargement par l’émission d’un rapport quotidien. Si cela est requis par le contrat, le surveillant est également appointé pour effectuer la surveillance du déchargement. Il contrôle le poids, prend des échantillons si nécessaire et émet des certificats.
4. Le chargement
Une fois le navire nommé au vendeur et à l’acheteur, le devoir du client est de revenir avec la liste des documents requis. Ceux-ci correspondent normalement aux documents listés dans le contrat. Au cas où des documents supplémentaires seraient requis, le département exécution vérifie avec précaution auprès son vendeur ou du transitaire s'il lui est possible d’obtenir ces documents et à quel coût. Avant l’émission finale des documents, les ébauches des documents seront transmises à l’acheteur pour vérification.
Une fois que le navire a tendu sa notice de readiness confirmant qu'il est prêt à charger et qu'il a accosté, le surveillant monte à bord, informe le capitaine de sa mission et procède à la vérification de la propreté des cuves du navire. Une fois cette procédure terminée le chargement peut commencer ainsi que la prise d’échantillons. Ceux-ci sont pris selon la procédure décrite dans les contrats qui régissent les chargements des Oléagineux : contrats FOSFA (Federation of Oils, Seeds and Fat Association) 53, 54, etc. La société de surveillance tiend l’acheteur informé quotidiennement de la progression du chargement : la quantité chargée ainsi que tout problème éventuel.
Dans le cas où la destination est la Communauté européenne, des analyses supplémentaires sont requises. Il est souvent impossible d’effectuer toutes les analyses au port de chargement, car les laboratoires n’ont pas tous les appareils et les accréditations nécessaires pour les effectuer. Dans ce cas, des échantillons sont envoyés dans un laboratoire accrédité.
Une fois que le navire a chargé la quantité contractuelle et que le capitaine a signé tous les documents requis (connaissement(s), cargo manifest, etc.), le navire peut quitter le port.
5. L’appropriation
Après le départ du navire, et selon certains contrats FOSFA, notamment le 54, les détails du chargement doivent être envoyés à l’acheteur dans les dix jours après le départ du navire, mais avant son arrivée au port de déchargement. L’étape suivante dans le cas d’un contrat CIF consiste à communiquer les détails du chargement à la compagnie d’assurance et à procéder à l’émission du certificat d’assurance, de la facture et enfin, à faire parvenir tous les documents au client par e-mail.
6. La remise documentaire – le paiement
Une fois les documents émis et signés par le capitaine, les autorités sanitaires et la chambre de commerce, le transitaire s’occupe normalement de l’envoi des documents originaux. Dans bien des cas, les documents sont envoyés directement à la banque du vendeur pour paiement. Cela permet de pouvoir procéder ensuite à la remise documentaire à la banque de l’acheteur final. Les documents nécessaires sont ceux listés dans le contrat, qui sont dans la plupart des cas : Le certificat d’assurance dans le cas d’une vente (CIF), la facture, le connaissement, et les certificats suivants : origine, sanitaire, qualité et analyses, quantité, propreté des cuves ainsi qu’éventuellement d’autres documents contractuels.
Il est impératif que les remises documentaires à l’import et à l’export se fassent rapidement, afin que l’acheteur final puisse procéder au paiement et disposer des documents originaux le plus rapidement possible. Certains voyages sont très courts (parfois deux ou trois jours) et le navire arrive avant les documents originaux. Dans ce cas et suivant la fiabilité de l’acheteur final, le navire est autorisé à décharger sur lettre d’indemnité, lettre émise entre l’acheteur, le chargeur et l’armateur. Dans le cas contraire le navire attendra que la marchandise soit payée avant d’être autorisé à décharger.
7. Le déchargement et la finalisation quantité et qualité
Dans le cas d’une cargaison d'huile de tournesol, l'acheteur paie 98% de la marchandise sur la base de la quantité chargée. Une facture provisoire est émise après le chargement et payée par le client. Une fois la quantité déchargée connue une facture finale est émise.
8. Clôture du dossier
Il faut tout d'abord finaliser les surestaries. Les staries ou jours de planche désignent le délai dont dispose l’affréteur, au port de chargement, et le réceptionnaire, au port de destination, pour manipuler la cargaison. Lorsque les staries allouées pour le chargement ou le déchargement on été épuisées et que les opérations se poursuivent, le navire se trouve en surestaries. L’affréteur doit donc payer au propriétaire du navire le dépassement de temps. Suivant les cas et en fonction des contrats, ce dépassement est répercuté sur le fournisseur au port de chargement ou sur le réceptionnaire au port de déchargement.
Puis, le département exécution procède à la saisie informatique du dossier et à la finalisation du P&L (pertes et profits). Le navire est finalisé une fois que toutes les factures sont reçues.
Outils informatiques utilisés
Dans la plupart des sociétés de négoce, les communications se font par e-mail et par téléphone.
Le plus souvent, les outils informatiques utilisés sont les suivants :
- Outlook
- Système intégré (Brady, Icon, SAP, etc.) : un dossier est créé pour chaque navire.
Tous les coûts ou provisions inhérents au chargement sont saisis dans le système informatique (achat, vente, coût du surveillant, coût des analyses, coût financier, etc.) afin d’obtenir une projection du coût du voyage.
Le connaissement
Il s'agit du document d’accompagnement du transport. Le connaissement maritime est donc impératif pour effectuer le transport. Le connaissement maritime ou Bill of Lading (B/L) est un modèle de document normalisé, délivré par le Capitaine du navire. Après la signature par ce dernier, ou par son agent, le Capitaine reconnaît avoir reçu les marchandises qui y sont mentionnées et s'engage à les transporter aux conditions convenues et à les délivrer à destination, conformément aux instructions reçues moyennant le paiement du fret. Le connaissement est émis en exécution d'un contrat de transport. Il donne droit à la délivrance et donc à la possession des marchandises, à destination. Ainsi, s'il constitue le support matériel du contrat de transport. Un jeu complet (full set) est normalement constitué de trois originaux et au minimum de trois copies.
Il existe quatre formes possibles d'utilisation du connaissement:
- " à personne dénommée " : Forme non négociable, seul le destinataire peut retirer la marchandise sur présentation de l'original sans possibilité d'endosser le B/L.
- " à ordre ": Le destinataire peut transmettre le B/L après l'avoir endossé. Dans le contexte d'une lettre de crédit, le plus souvent la marchandise est consignée à l'ordre de la banque émettrice qui peut disposer de la marchandise en cas de défaillance de l'acheteur " donneur d'ordre "
- " à ordre de l'expéditeur ": Le B/L est consigné à l'ordre de l'expéditeur.
- " à ordre et endossé en blanc ": Signifie que le B/L est " au porteur " donc transmissible de main en main.
En règle générale, un connaissement contient les informations suivantes: le nom et l'adresse de l’expéditeur, le nom et l'adresse du destinataire, les points de départ et de destination, les ports de chargement et de déchargement, la nature, le poids et le volume de marchandise transportée, le lieu du chargement, la date d’embarquement, le numéro de B/L.
Glossaire
L’affréteur : Il loue au fréteur et est en contact avec les chargeurs, qui sont ses clients.
L’armateur: Il équipe (arme) le navire (il en est en général aussi le propriétaire).
Le chargeur : C’est le propriétaire de tout ou une partie de la cargaison (exemple : l’exportateur)
Le fréteur : Il donne un navire en location à un affréteur, en contrepartie d'une somme convenue, le fret, pour un temps ou un trajet défini contractuellement.
Le transitaire : Il est chargé par l’expéditeur ou le destinataire (selon l’Incoterm) d’assurer tout ou une partie des opérations logistiques (transports, assurances, documents, douane, etc.).
Surveillant : La compagnie de surveillance est une entreprise qui, suivant les termes du contrat, est mandatée par le chargeur ou l’acheteur pour effectuer la surveillance du chargement. La plupart du temps son travail consiste à vérifier la propreté des cuves avant le chargement, à la prise d’échantillons, à la vérification du poids et de la qualité et à l’émission des certificats une fois le chargement terminé.
Sources: http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Transport-maritime/Titres-de-transport.htm, http://www.groupeisf.net/logistique_et_transports/transport/6/module%20transport%206.htm
photo credit: jacilluch via photopin cc
Pour l'auteur :
Félicitations ! Très beau portrait de métier ( féminin ). Quelle ténacité et endurance.
Cet article pourrait donner envie, si le temps le permettait, d'apprendre ce nouveau job ou mieux encore, partir au large découvrir un NOVELAIR...
Cordialement
Pierre