Portrait métier de l'assistante de direction

La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe d’un ou plusieurs directeurs,  ou chefs de service. C’est la personne de confiance. Elle est chargée de les assister dans la gestion et l’organisation administrative. L’assistante sait où trouver l’information, comment la formuler, pour la traiter et la diffuser correctement.

Description des tâches

Les tâches quotidiennes de l’assistante de direction consistent à répondre aux demandes de son responsable. Elle est en charge d’organiser son agenda, ses rendez-vous, de traiter son courrier, de gérer ses appels téléphoniques. Elle participe aux réunions, prépare l’ordre du jour, et rédige le compte-rendu. Elle assure également la constitution de dossiers, la rédaction de courriers, la mise à jour de base de données et de sites web. Elle organise certains événements : invitations, réceptions, réservations au restaurant, voyages officiels.

Une journée type

En général, la journée débute par lecture de sa messagerie et de son agenda, afin d’organiser les tâches de la journée, puis prendre connaissance du courrier papier. La priorité est bien évidement  de répondre aux besoins spécifiques de son responsable qu’elle rencontre plusieurs fois par jour, pour faire le point sur l'avancement du travail (courrier, appel téléphonique, diffusion d’informations aux équipes, gestion des réunions, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer, la commande de matériel).

Les qualités essentielles

L'organisation, la coordination et la communication, sont les trois grands axes qui font le coeur de ce métier :

• Tout d’abord, l’organisation permet de déterminer les priorités lorsque plusieurs demandes urgentes se présentent, afin d’éviter de se disperser.
• La coordination, ou comment harmoniser les diverses activités dans un souci d'efficacité.
• La communication, amène à avoir un bon relationnel et  à aimer travailler en équipe.

Les compétences

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacités rédactionnelles.
• Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct.
• Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres).
• Esprit de synthèse.
• Discrétion, respect de la confidentialité.
• Parfaite maîtrise de la langue française
. Maîtrise de l’anglais. 

Quelques conseils aux assistantes de direction en devenir

L’assistante de direction met ses qualités organisationnelles et administratives au service d’une entreprise donnée. Ce poste exige une certaine polyvalence et une flexibilité plus prononcées que dans d’autres emplois. C’est un poste charnière entre les différentes hiérarchies. La polyvalence lui confère une position centrale. La maîtrise des outils informatiques, une bonne expression orale et écrite, la rédaction de courriers, la prise de notes, font partie intégrante de ses tâches. Une bonne analyse des demandes permet ainsi d’éviter une perte de temps. L’assistante de direction doit être diplomate, discrète, disponible, réactive, autonome, avoir une bonne présentation et une grande capacité d’adaptabilité. Enfin, elle doit savoir gérer le stress face aux imprévus.

Formations en Suisse:

Brevet fédéral d’assistante de direction.

La formation d'assistante de direction s'acquiert en emploi.

Durée : 2 à 3 ans (selon le centre de formation).

Conditions d'admission :

• CFC d'employé de commerce, de gestionnaire du commerce de détail, certificat de maturité ou titre jugé équivalent et 4 ans de pratique professionnelle dans le domaine commercial;
• Autre CFC en 3 ans et 5 ans de pratique professionnelle dans le domaine commercial;
• Autre titre et activité professionnelle d'au moins 8 ans, dont 5 ans dans le domaine commercial.

Titre obtenu :

Brevet fédéral d'assistante de direction.

Contenu (matières d'examen) :

• Communication en langue maternelle;
• Communication en langue étrangère;
• Organisation et gestion de projets;
• Gestion de l'information;
• Compréhension entrepreneuriale.

Sources : www.orientation.ch, www.lesmetiers.net

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